Así se hizo #CIPROVALLADOLID17 | Planificación y ejecución del panel científico

PONENTES. PLANIFICACIÓN

La planificación del Panel Científico comienza con la formación del Comité Científico, a cuyos miembros se remite una carta de solicitud quedando finalmente queda conformado por:

PRESIDENTE
D. Gerardo Correas, EIP/OICP
VOCALES
Dña. Carie Mercier, AICI
Dña. Pilar Muiños, EIP
D. Francisco Suarez, EIP
D. Diego Zala, EIP
D. Juan Manuel Jiménez, EIP
D. Luis Caballero, OICP
Dña. Laura Mora, OICP
Dña. Dina Calix, EIP/OICP
D. Daniel Benítez, OICP
Dña. Elianne Ubillus, OICP
D. Fernando Ramos, OICP
D. Jorge Vidaurreta, OICP
Dña. Karina Villeya, OICP

 

El objetivo del comité era definir los ejes temáticos del congreso, que quedaron articulados en torno a los siguientes bloques:

  • Protocolo
  • Comunicación
  • Imagen personal
  • Organización de eventos
  • Marketing
  • Publicidad
  • Relaciones públicas

El Comité Científico quería conseguir un panel de altísima calidad, que ayudara a cumplir el claim del Congreso: la Coordinación de las Disciplinas Comunicativas. También se fijó el objetivo de realizar un congreso adaptado a los nuevos tiempos, bajo la creencia de que todo aquello que se pudiera leer en un libro o en un blog no tendría cabida en el panel, huyendo de las charlas doctrinales de larga duración.

Por ello, se decidió que la metodología ideal para este congreso eran las intervenciones según el “modelo TED TALKS”. Charlas de veinte minutos de duración, con un lenguaje cercano, una presentación dinámica apoyada en anécdotas y experiencias profesionales.

Desde un primer momento, el comité estableció dos colectivos de ponentes: aquellos que asistían a propuesta del propio comité y aquellos que respondieran al Call For Papers

La respuesta de los ponentes por invitación fue muy positiva. Grandes profesionales de las áreas del protocolo, la comunicación corporativa, la imagen personal y la organización de eventos, tanto nacionales como internacionales, se mostraron entusiasmados con la idea de participar en el Congreso.

Por otra parte, el Call for Papers se abrió el día 11 de mayo a través de la página web del Congreso. La respuesta fue igualmente espectacular, llegando las solicitudes a desbordar, por momentos, al equipo encargado de gestionarlas.

Una vez confirmada la participación del ponente, se le solicitaba una fotografía, una breve biografía profesional y un abstract de la ponencia (estos dos últimos ítems sólo eran necesarios en los ponentes por invitación, ya que eran requisito para presentar el CFP). El objetivo era crear perfiles personalizados en la galería de ponentes de la página web del evento así como un artículo personal para promocionar la intervención en las redes sociales del congreso así como en las propias del ponente.

Ejemplo de ficha personal de ponentes

En este momento de la fase de planificación, el mayor reto consistió en cuadrar el programa científico debido a las dificultades de agenda de los ponentes.

En el mes de septiembre se contactó con todos los ponentes confirmados para solicitarles que, a día 15 de octubre, hicieran llegar al comité las presentaciones  con las que se apoyarían durante su charla. El motivo de la solicitud, además de evitar posibles imprevistos de última hora, era poder enlazar técnicamente unas presentaciones con otras ya que el tiempo entre un ponente y el siguiente era mínimo y no permitía un cambio manual de las presentaciones. También se creó un fondo personalizado para cada ponente según la temática de su ponencia.

El comité tuvo que coordinarse con el equipo de producción para ir haciendo entrega de las presentaciones según se iban recibiendo.

Una vez cerrado el programa definitivo, se contactó con todos los ponentes para informarles de la fecha y hora de su intervención, citándolos una hora antes de la misma.

Las gestiones finales en esta fase de planificación estuvieron dirigidas a la atención y respuesta de consultas de los ponentes, así como la coordinación con el equipo de Alojamiento y Transportes para cubrir las necesidades de una serie de ponentes a los que correspondía este tratamiento.

El último paso consistió en definir y dar la formación correspondiente al equipo que atendería a los ponentes ya durante el evento. Bajo la dirección de Marina Fernández se establecieron dos equipos: María Correas, Paco Merino y Javier Galián (Sala Calderón) y Esther Otero, Marc Crespo y Nadia Basales (Sala Delibes)

PONENTES. GESTIÓN DURANTE CONGRESO

Las labores de gestión de los ponentes por invitación durante el congreso daban comienzo en el momento en el que el ponente llegaba a Valladolid. En las ocasiones en las que fue posible (por ejemplo, los ponentes miembros de la Junta Directiva de la OICP), se les dejaba la acreditación y el kit del congresista en su habitación de hotel.

En otros casos, se les hacía entrega en la Sala de Ponentes habilitada en la zona backstage de la Sala Calderón.

Los ponentes que había accedido mediante el Call for papers cumplieron con el trámite de su acreditación bien en el Welcome Desk del Hotel Olid (domingo) o bien en el Welcome Desk del Teatro Calderón (lunes en adelante)

Todos los ponentes estaban citados una hora antes de su intervención en su sala correspondiente. Tras la bienvenida por un miembro del equipo,  se procedía a colocarles el micro y a darles las últimas indicaciones técnicas (funcionamiento del pasador de diapositivas, tiempo máximo de la ponencia, etc.). Fundamental para la buena marcha del congreso y el desarrollo del programa era recordar e insistir que la duración de la intervención era, según lo pactado, de unos 20 minutos.

Andrea Bazo – Servicio de #Protocolo y Relaciones Institucionales del Parlamento de Cantabria: “Las Instituciones se acercan a la ciudadanía”
Intervención en la Sala Delibes

La Sala de Ponentes de la Sala Calderón ofrecía también la posibilidad de servicio de cafés y el seguimiento de lo que estaba ocurriendo sobre el escenario a través de una pequeña pantalla de televisión.

Se trabajó con la técnica de “Prevenido y preparado” para garantizar la dinámica de las intervenciones.

Daniel Ureña – Presidente de ACOP – Asociación de Comunicación Política: “Protocolo y Comunicación construyendo la Imagen del Poder” Interveción en la Sala Calderón

Una vez finalizada la intervención, el equipo despedía al ponente, agradeciendo su presencia y colaboración.

PONENTES. POST CONGRESO

Durante la primera semana de diciembre se ha contactado con todos los ponentes vía mail para agradecer su presencia en el congreso. Así mismo se aprovecha la ocasión para solicitar el permiso del ponente para difundir la grabación de su ponencia a través de un canal Youtube, y de su presentación en modo Slideshare.

ENCUENTRO DE LOS ALUMNOS EIP CON MR. VAN LAERE, JEFE DE PROTOCOLO DE NACIONES UNIDAS

Encuentro de Peter Van Laere con los #EIPalumni

Como actividad curricular se propuso a los alumnos de la Escuela Internacional de Protocolo en todos sus programas y sedes, que diseñaran una serie de preguntas que realizarían personalmente a Mr. Van Laere, jefe de protocolo de las Naciones Unidas.

El enunciado de dicha actividad se propuso en las asignaturas de Instituciones, Protocolo Oficial y Mundo Contemporáneo.

Los directores de cada sede EIP seleccionaron las tres preguntas más relevantes de las propuestas, que finalmente serían las que se le realizaron a Mr. Van Laere durante el encuentro.

El coordinador general de esta actividad fue Diego Zala, director académico del grupo EIP.

El encuentro se celebró en el Salón de los Espejos del Teatro Calderón. Van Laere fue recibido por 60 alumnos EIP, seis de los cuales formularon las preguntas pre seleccionadas. La charla se desarrolló en inglés, apoyándose Mr Van Laere en su asistente para traducción.

Un momento del encuentro de Peter Van Laere con los EIPalumni

 

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*Artículo elaborado por Marina Fernandez, directora de RR.II de  Escuela Internacional de Protocolo y miembro de la junta directiva de la OICP