Así se hizo #CIPROVALLADOLID17 | El programa social

Los actos sociales que se celebraron en el marco del XVI Congreso Internacional de Protocolo, Comunicación Corporativa, Imagen Personal y Organización de Eventos fueron:

  • 27.11.2017- Inauguración del Congreso en el Teatro Calderón
  • 27.11.2017- Concierto de las Velas en la Catedral de Valladolid
  • 28.11.2017- Homenaje a los Caídos por España en la Plaza Mayor del Ayuntamiento de Valladolid
  • 28.11.2017- Cena de Hermandad en la Cúpula del Milenio
  • 29.11.2017- Ceremonia de clausura a cargo de Mr. Peter Van Laere, jefe de protocolo de Naciones Unidas

Se cursó invitación vía mail a los representantes de las instituciones de la Comunidad Autónoma, regionales y locales, así como a la Delegada del Gobierno en Castilla y León.

Inauguración

La inauguración del congreso fue un acto muy sencillo pero que propició que se diera el pistoletazo de salida dando la palabra a aquellos que hicieron posible su organización, tanto por su trabajo, como por su apoyo y ayuda.

El acto comenzó a las 9 de la mañana y duró aproximadamente 25 minutos, dando después paso a la primera ponencia del congreso.

Para el desarrollo de la inauguración se dispuso un escenario con un atril situado en el lado derecho, donde se desarrollaban los discursos que eran introducidos por Gerardo Correas, presidente del Comité Organizador, que portaba una diadema y podía moverse libremente por el escenario.

El patio de butacas se dispuso dejando 35 asientos en la pastilla derecha, según miramos desde el acceso a éste, para la OICP, y en el lado izquierdo, se dejó la fila primera para autoridades, siendo el número 1 el Alcalde y el número 2 el Presidente de la Diputación; y dos filas más para miembros del equipo de gobierno del Ayuntamiento de Valladolid, así como diversos invitados, tanto de autoridades políticas, como de personalidades de otros ámbitos.

Un momento del acto inaugural del XVI Congreso Internacional de Protocolo. De izquierda a derecha: Presidente de la OICP, Alcalde de Valladolid, Presidenta de AICI Spain, Presidente de la Diputación de Valladolid y el Director del CIPROVALLADOLID17

El programa fue el siguiente:

  • 8:45 horas Llegada Presidente Diputación
  • 8:50 horas llegada Alcalde.
    • Es recibido por el Presidente de la OICP, Herminio González, el Presidente de la Escuela Internacional de Protocolo y Presidente del Comité Organizador, Gerardo Correas, y la presidenta de AICI, Carie Mercier.
    • Acceden al teatro y se ubican en sus asientos
  • 9:00 horas Comienzo del acto.
    • Una voz en OFF solicita la presencia en el escenario de Gerardo Correas, quien da la bienvenida a todos los asistentes.
    • Gerardo Correas invita al escenario al presidente de la OICP, Herminio González
  • 9:03 horas Discurso de Herminio González
  • 9:06 horas Gerardo Correas, pide a Carie Mercier, presidenta de AICI, su presencia en el escenario
  • 9:07 horas Intervención de Carie Mercier
  • 9:10 horas Gerardo invita al Presidente de la Diputación.
  • 9:11 horas Palabras del Presidente de la Diputación
  • 9:14 horas Gerardo Correas invita al Alcalde de Valladolid a inaugurar el XVI Congreso Internacional de Protocolo, Comunicación Corporativa, Imagen Personal y Organización de Actos.
  • 9:15 horas Palabras de bienvenida del Alcalde e inauguración del XVI Congreso Internacional de Protocolo, Comunicación Corporativa, Imagen Personal y Organización de Actos
  • 9:20 horas Fin de la inauguración

Concierto de las velas

El concierto de las velas tuvo lugar el lunes día 27 de noviembre a las 21:30 horas en la Catedral se Valladolid.

Se preparó el templo para albergar a 800 personas dispuestas en las tres naves, dejando la central para las principales autoridades en el lado derecho, según se mira hacia el altar, y el izquierdo, para la OICP.

Llegada del alcalde de Valladolid, Oscar Puente, a la Catedral

A la llegada del alcalde de Valladolid, Oscar Puente,  se dispuso de una línea de saludo por parte de la OICP, dando paso al interior del templo de una forma ceremoniosa.

El programa del concierto fue el siguiente:

  • Gerónimo GIMÉNEZ (1854-1923): Intermezzo (La Boda de Luis Alonso)

6 min.

  • Ennio MORRICONE (1928-): Gabriel’s Oboe (The Mission)

3 min.

  • Francisco TÁRREGA (1852-1909): Recuerdos de la Alhambra

2,5 min.

  • Johann Sebastian BACH (1685-1750), Toccata y Fuga en re menor BWV 565

9 min.

Al finalizar las tres primeras obras, Diego Zala, director de la Escuela Internacional de Protocolo de  Madrid, dio una pequeña ponencia sobre la organización de un concierto, dando paso a la última de las obras que se interpretaron en el concierto, la Tocata y Fuga de Bach.

Honores a los que dieron su vida por España

El acto de honores a los que dieron su vida por España se realizó el día 29 de noviembre, martes, a las 14:00 horas en la plaza Mayor de Valladolid.

Para poder realizar el acto, el alcalde de Valladolid remitió una carta destinada al JEME, solicitándole que el Ejército pudiera llevar a cabo el acto de homenaje en la citada plaza, a lo que le respondieron positivamente.

El texto de la carta fue el siguiente:

“Excmo. Sr. Varela Salas:

Los próximos días veintisiete, veintiocho y veintinueve de noviembre Valladolid acogerá, en el Teatro Calderón, el XVI Congreso Internacional de Protocolo, Comunicación Corporativa, Imagen Personal y Organización de Eventos, bajo el lema “La coordinación de las disciplinas comunicativas”, que reunirá en la ciudad a más de mil personas especialistas de todo el mundo. Este encuentro está promovido por la Organización Internacional de Ceremonial y Protocolo, integrada por profesionales de Europa y América, y cuenta con el respaldo del Ayuntamiento que presido.

El congreso promueve la unión de profesionales del sector de la comunicación, el protocolo y sus disciplinas afines: imagen personal, marketing, relaciones públicas y publicidad con el objetivo de conciliar los puntos de vistas de las mismas para poder ofrecer a instituciones tanto públicas como privadas una herramienta de comunicación integral, eficaz y adecuada a las nuevas necesidades.

El planteamiento del Congreso pretende que se sucedan una serie de actividades que permitan al congresista conocer de primera mano diferentes ceremoniales y actuaciones fuera del citado teatro, motivo por el cual, le hago la petición formal de poder realizar una rendición de honores a los caídos, en la plaza mayor de Valladolid, así como de poder disponer de algún tipo de exposición en la Academia de Caballería.

En el deseo de poder obtener una respuesta positiva, quedo a su entera disposición.”

El Homenaje fue presidido por el General Rivas quien invitó a subir al podio al Alcalde de Valladolid, el Presidente de la Diputación y el Subdelegado del Gobierno.

El acto consistió en un homenaje a los que dieron su vida por España seguido de un desfile de toda la fuerza presente en el acto. Previamente, un relator fue dando instrucciones sobre lo que iba a suceder, con el fin de que el público asistente pudiera saber lo que sucedía y el porqué.

La plaza registró un lleno que hizo que se cumplieran los principales objetivos de la organización, que era el que los actos del congreso se abrieran a la sociedad civil vallisoletana.

El plano de situación del Homenaje, fue el siguiente:

Vista aérea de la Plaza Mayor de Valladolid para la disposición de los invitados al Homenaje a los Caídos

Cena de Hermandad

Dentro de los actos sociales que tuvieron lugar en el marco del XVI Congreso Internacional de Protocolo, Comunicación Corporativa, Imagen Personal y Organización de Eventos, se encontraba la Cena de Hermandad, a la que acudieron todos los congresistas.

La cena tuvo lugar en la Cúpula del Milenio, situada en la Plaza del Milenio de Valladolid.

Cena de hermandad en la Cúpula del Milenio

En el primer viaje a Valladolid del Comité Organizador, en enero de 2017, se contactó con Rafael Hernández, Gerente de la Cúpula. Rafael mostró el espacio y se habló de las posibilidades de cáterin, iluminación interior y exterior, posibilidades de montaje de escenario, sonido, etc.

Desde un primer momento, se decidió que la cena del congreso se realizaría ahí por el gran número de posibilidades que ofrecía el espacio y por las facilidades que en todo momento nos pusieron todas las partes implicadas.

Para la celebración del acto en cuestión se diseñó, junto con el restaurante de la Cúpula del Milenio, un menú tipo coctel para todos los asistentes. El menú fue el siguiente:

  • Sopas de ajo castellanas con pan de Valladolid
  • Crema de Lentejas de Tierra de Campos
  • Morcilla de Cigales
  • Choricito Frito al vino de Ribera de Duero
  • Salchichas confitadas con vino de Rueda
  • Croquetas artesanas
  • Hummus de garbanzo castellano, piñones de Pedrajas y aceite de oliva
  • Selección de quesos de Valladolid
  • Salchichón Ibérico de la provincia
  • Chorizo ibérico
  • Selección de empanadas artesanas
  • Arroz meloso con costillas frescas
  • Ensalada de lentejas escabechadas de tierra de campos
  • Ensalada de queso de Valladolid con crema de miel
  • Selección de pastas artesanas
  • Pan de Valladolid marca de garantía

Vinos:

  • D.O. Ribera de Duero
  • D.O. Rueda
  • D.O. Cigales
  • Vino de la Diputación Provincial de Valladolid

Agua Solán de Cabras

Cerveza Mahou

Refrescos

Las D.O. de Ribera de Duero, Rueda y Cigales nos ofrecieron sus vinos gratuitamente. En la cena instalaron cada una de ellas una isla donde ofrecían sus productos a todos los congresistas.

Además, contamos también con la colaboración de Mahou, que se encargó de proporcionar la cerveza con la instalación de dos barras con sus respectivos grifos.

Parte del equipo de Logística/Experiencias estuvo desde las 17:00 en la Cúpula del Milenio para el montaje del evento. Si bien, las mesas, barras, islas para comida, zona de ropero y escenario, ya estaba previamente organizado y montado, a falta de algunos detalles.

Entre las 18:30 y las 20:30 aproximadamente, tuvieron lugar las pruebas de sonido de los dos grupos que actuaron posteriormente en la cena. Los grupos fueron: el Grupo Amás Escena y Los Pichas.

Mientras tanto, la organización de la cocina seguía en marcha. El equipo del Comité Organizador, llenó todas las mesas e islas de velas y montó el photocall, además de supervisar, junto con Rafael, la instalación de grandes globos LED en varias mesas, así como los últimos detalles en las islas de las D.O. colaboradoras y en las de comida.

En el evento también tuvo una importante participación Alimentos de Valladolid, aportando gran cantidad de sus productos para el disfrute de los congresistas.

Se acordonó una zona VIP para los miembros de la OICP, con sofás, sillones y mesas bajas.

Desarrollo del evento

En la entrada, antes de llegar a la puerta, se colocó una moqueta azul marino con antorchas de unos 40 cm a los lados enmarcando el camino.

En el momento de la entrada (a las 21:00h), la Cúpula estaba en penumbra, iluminada en un tono rojo, dando una luz muy cálida que, en combinación con las velas daba un ambiente muy acogedor, contrastando con el frío vallisoletano de noviembre.

Una vez dentro, los congresistas eran recibidos por D. Gerardo Correas (Presidente del Comité Organizador del Congreso y de la Escuela Internacional de Protocolo) y D. Herminio González (Presidente de la OICP), que esperaban en la puerta.

Tras pasar por el ropero y el photocall, tenían a su disposición bebidas servidas por camareros con bandeja. Mientras tanto, ya estaban listas las islas de las D.O. y las barras de Mahou, por si los asistentes preferían pedir directamente en alguna de ellas directamente.

Hacia las 21:30h cuando todos ya estaban dentro, sonó el brindis de la Traviata (Libiamo ne’lieti calici”), dando así el pistoletazo de salida para que saliera la comida. Simultáneamente, se produjo un cambio de luces con focos móviles enfocando al techo de la cúpula, recorriéndola entera. Cuando terminó el juego de luces, la cúpula quedó iluminada de blanco y se empezó a servir la comida.

Además de camareros con bandejas, se usaron las diferentes islas que se habían montado para disponer ahí más comida; una gran isla central que contenía principalmente los productos de Alimentos de Valladolid y, como “islas de apoyo”, las dispuestas para las diferentes D.O.

Durante la primera hora de cóctel, entre los asistentes, estuvieron actuando los componentes del Grupo Amás, formado por personas con diferentes discapacidades. Su performance consistía en ir de grupo en grupo de congresistas interpretando un papel determinado, como por ejemplo haciendo que tenían un ataque de risa, o tratando a las diferentes personas como si fueran niños pequeños. Ante la perplejidad del “público” de ese momento les daban tarjetas con un mensaje de concienciación sobre las diferentes discapacidades que hay en la sociedad.

Además de estas “mini actuaciones”, hubo también un mago y un ilusionista, que realizaban magia de cerca entre los asistentes para amenizar la velada.

Hacia las 21:45h tuvo lugar en el escenario, el anuncio del vencedor del sorteo de una cena en un restaurante de Valladolid.

A las 22:30h tuvo lugar la primera actuación en el escenario, a cargo del Grupo Amás Escena. Consistió en un baile y una narración de una voz en off sobre las personas con discapacidad.

Tras el Grupo Amás, llegó el turno del grupo de música, que amenizaron el resto de la noche con su propia música y versiones de temas clásicos.

A partir de las 23:00h aproximadamente, se empezaron a servir combinados por un precio de 6€ en las dos barras dispuestas a ambos lados de la Cúpula.

Clausura

La clausura tuvo lugar el miércoles día 29 de noviembre y se caracterizó por contener una entrevista personal con el jefe de protocolo de la ONU, una lectura de conclusiones, un acto institucional en medio, con entrega de placas, para finalizar con la ponencia final.

La clausura como tal comenzó a las 11:55, con la entrevista personal, la lectura de conclusiones a las 12:55; la entrega de placas y parte más institucional, a las 13:10 horas, para concluir con la ponencia final, que comenzó a las 13:32 horas.

Un momento del discurso del alcalde de Valladolid en el acto de clausura

Las placas las entregó la OICP, personalizadas en su presidente, D. Herminio González, a:

  • Sociedad Mixta de Turismo: La recogió la concejala
  • La Diputación de Valladolid: La recogió su presidente
  • Al Ayuntamiento de Valladolid: La recogió su Alcalde

El texto de las placas fue el siguiente:

  • La Organización Internacional de Ceremonial y Protocolo, a la Sociedad Mixta de Turismo, por su apoyo en la organización del XVI Congreso Internacional de Protocolo, Comunicación Corporativa, Imagen Personal y Organización de Eventos, “Por la coordinación de las disciplinas comunicativas”
  • La Organización Internacional de Ceremonial y Protocolo, a la Provincia de Valladolid, por su apoyo en la organización del XVI Congreso Internacional de Protocolo, Comunicación Corporativa, Imagen Personal y Organización de Eventos, “Por la coordinación de las disciplinas comunicativas”
  • La Organización Internacional de Ceremonial y Protocolo, a la Ciudad de Valladolid, por su apoyo en la organización del XVI Congreso Internacional de Protocolo, Comunicación Corporativa, Imagen Personal y Organización de Eventos, “Por la coordinación de las disciplinas comunicativas”

Finalizada la lectura de conclusiones, por parte de Gerardo Correas, en la que invitó a subir a todo el equipo organizador del Congreso, y concluida la entrega de placas, con sus correspondientes discursos, comenzó la última ponencia del congreso, que sería el colofón final.

El patio de butacas se dispuso dejando 35 butacas en el lado derecho según se mira al escenario, para la OICP. En el lado izquierdo se dejó la primera fila para las principales autoridades: Alcalde, Presidente Diputación y Concejala. Detrás se dispuso una fila para otros invitados.

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*Artículo elaborado por Jorge Mateo Sagasta, responsable de los actos sociales del XVI Congreso Internacional de Protocolo

 

Así se hizo #CIPROVALLADOLID17 | El tratamiento de la comunicación del congreso

 

Se desarrolló, bajo la dirección de Francisco Suárez, durante la planificación y ejecución del congreso un ambicioso plan de comunicación con el objeto no solo de dar a conocer el congreso sino de divulgar de la mejor forma posible el concepto de protocolo y la conexión del mismo con las disciplinas afines.

Para ello, se realizaron las siguientes acciones:

I. Notas de prensa y foto-noticias

Fotonoticias:

  • Convenio Club Internacional de Prensa.

Enviada el 17 de mayo de 2017

Una de las entrevistas a Gerardo Correas, director del congreso

Artículos de protocolo

  • 10 normas de protocolo en la playa

Enviada el 28 de julio de 2017

Notas de prensa:

Enviada el 22 de junio de 2017

  • Incorporación Jefe de Protocolo del Estado a Comité de Honor

Enviada el 23 y 26 de junio de 2017

Enviada el 25 de julio de 2017

Enviada el 10 de agosto de 2017

  • Las mujeres empiezan a destacar en protocolo, una profesión tradicionalmente liderada por hombres

Enviada el 25 de agosto de 2017

Enviada el 28 de septiembre de 2017

Enviada el 16 de octubre

Enviada el 23 de octubre

II. Entrevistas, encuentros con los medios y cuestionarios

  • Cadena Ser Valladolid

22 de febrero de 2017

  • Cadena Cope Valladolid

8 de mayo de 2017

  • La Razón Castilla y León

16 de mayo de 2017

  • Agencia EFE con Presidente de la OICP

23 de mayo de 2017

  • Onda Cero

10 de marzo de 2017

  • El Norte de Castilla

2 de junio de 2017

  • ABC Castilla y León

13 de julio de 2017

III. Otras actividades destacadas

  • Reunión con Director de El Norte de Castilla – 20 de febrero de 2017.
  • Reunión con Oficina de Turismo de Ayuntamiento de Valladolid – 10 de marzo de 2017.
  • Firma de Convenio con Club Internacional de Prensa de España – 12 de mayo de 2017.
  • Reunión con Jefe de Gabinete de la Delegación del Gobierno en Castilla y León – 16 de mayo de 2017.
  • Reunión con Vicepresidente de la Diputación de Valladolid – 16 de mayo de 2017.
  • Almuerzo de trabajo con Ayuntamiento de Valladolid – 16 de mayo de 2017.
  • Reunión con Director de Fundación Siglo – 16 de mayo de 2017.
  • Reunión con Director General de Turismo de la Consejería de Cultura y Turismo de la Junta de Castilla y León – 22 de mayo de 2017.
  • Visita a la Cúpula del Milenio con Presidente de la OICP – 23 de mayo de 2017.
  • Reunión con Director de Comunicación de la Junta de Castilla y León y con Presidente de la OICP – 23 de mayo de 2017.
  • Reunión con Divisa Informática – 23 de mayo de 2017.
  • Reunión con Exclusive Training – 23 de mayo de 2017.
  • Reunión con Presidente de la DO Cigales – 23 de mayo de 2017.
  • Visita a las Cortes de Castilla y León con Presidente OICP – 24 de mayo de 2017.
  • Entrevista con alcalde de Valladolid y con Presidente OICP – 24 de mayo de 2017.
  • Visita a Teatro Calderón con Presidente OICP – 24 de mayo de 2017.
  • Reunión con Vicepresidente de la Diputación de Valladolid y con Presidente OICP – 24 de mayo de 2017.
  • Reunión con Concejal de Cultura y Turismo del Ayuntamiento de Valladolid – 13 de mayo de 2017.
  • Reunión con Gerente Asociación Provincial de Hosteleros de Valladolid – 13 de mayo de 2017.
  • Elaboración de Dossier de Prensa.

IV. Apariciones en medios impresos y on line

Se consiguieron a través de los medios digitales más de 200 apariciones hablando de distintas noticias del congreso y de la importancia del protocolo en el mundo de la comunicación.

Uno de los artículos publicados sobre la repercusión mediática del congreso

V.Valoración económica

A continuación se detalla el valor económico de la información generada en los medios de comunicación durante el periodo comprendido de septiembre 2016 hasta septiembre 2017.

El valor publicitario que una noticia tiene en un medio de comunicación se valora en función del espacio que la noticia ocupa en la página, haciendo una equivalencia con el coste publicitario.

Sin embargo, según la fórmula acuñada por la Universidad de Columbia (USA), el valor informativo es mayor, ya que la opinión pública lo entiende, asimila y consume como información, no como publicidad. Teniendo en cuenta esta premisa y para obtener dicha valoración hay que multiplicar por 3 el valor publicitario.

Así, la cobertura generada con relación a la actividad del Congreso Internacional de Protocolo ascendería a un total de 7.000.000,00 €.

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*Artículo elaborado por Francisco Suárez, DIRCOM  del XVI Congreso Internacional de Protocolo y CEO de Agencia de Comunicación profesional

Así se hizo el XVI Congreso Internacional de Protocolo #CIPROVALLADOLID17

Iniciamos con este post una serie de recopilación y explicación de cómo se desarrolló desde el inicio, la preparación, planificación y ejecución del XVI Congreso Internacional de Protocolo, comunicación corporativa, imagen personal y organización de eventos.

Esta serie explicará:

  • CONCEPTO DEL CONGRESO
  • PLANIFICACIÓN: LAS CUATRO PATAS
  • PROMOCIÓN DEL CONGRESO  Y SISTEMA DE INSCRIPCIONES
  • PANEL CIENTÍFICO
  • LOGÍSTICA DE LAS EXPERIENCIAS
  • COMUNICACIÓN
  • EQUIPO DE TRABAJO
  • LA PRODUCCIÓN
  • LA EJECUCIÓN
  • LAS CEREMONIAS
  • LA DIFUSIÓN. PRENSA Y REDES
  • LAS CIFRAS

 

Queremos con ello, dar una continuidad al que consideramos el encuentro más importante de las disciplinas comunicativas de los últimos años, que se celebró en Valladolid los días 27,28 y 29 de noviembre de 2017.

A pesar de las múltiples felicitaciones y muestras de agradecimiento que nos han llegado en los últimos días, no tenemos duda de que a algunos les habrá gustado y a  otros no, e incluso muchos tendrán críticas constructivas  que agradeceremos mucho nos hagan llegar con el fin de analizar con detalle todo lo acontecido.

En la siguiente entrega analizaremos EL CONCEPTO DE CONGRESO QUE HEMOS DESARROLLADO.

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*Artículo elaborado por Gerardo Correas, presidente de la Escuela Internacional de Protocolo y director del XVI Congreso Internacional de Protocolo