Así se hizo #CIPROVALLADOLID17 | El programa social

Los actos sociales que se celebraron en el marco del XVI Congreso Internacional de Protocolo, Comunicación Corporativa, Imagen Personal y Organización de Eventos fueron:

  • 27.11.2017- Inauguración del Congreso en el Teatro Calderón
  • 27.11.2017- Concierto de las Velas en la Catedral de Valladolid
  • 28.11.2017- Homenaje a los Caídos por España en la Plaza Mayor del Ayuntamiento de Valladolid
  • 28.11.2017- Cena de Hermandad en la Cúpula del Milenio
  • 29.11.2017- Ceremonia de clausura a cargo de Mr. Peter Van Laere, jefe de protocolo de Naciones Unidas

Se cursó invitación vía mail a los representantes de las instituciones de la Comunidad Autónoma, regionales y locales, así como a la Delegada del Gobierno en Castilla y León.

Inauguración

La inauguración del congreso fue un acto muy sencillo pero que propició que se diera el pistoletazo de salida dando la palabra a aquellos que hicieron posible su organización, tanto por su trabajo, como por su apoyo y ayuda.

El acto comenzó a las 9 de la mañana y duró aproximadamente 25 minutos, dando después paso a la primera ponencia del congreso.

Para el desarrollo de la inauguración se dispuso un escenario con un atril situado en el lado derecho, donde se desarrollaban los discursos que eran introducidos por Gerardo Correas, presidente del Comité Organizador, que portaba una diadema y podía moverse libremente por el escenario.

El patio de butacas se dispuso dejando 35 asientos en la pastilla derecha, según miramos desde el acceso a éste, para la OICP, y en el lado izquierdo, se dejó la fila primera para autoridades, siendo el número 1 el Alcalde y el número 2 el Presidente de la Diputación; y dos filas más para miembros del equipo de gobierno del Ayuntamiento de Valladolid, así como diversos invitados, tanto de autoridades políticas, como de personalidades de otros ámbitos.

Un momento del acto inaugural del XVI Congreso Internacional de Protocolo. De izquierda a derecha: Presidente de la OICP, Alcalde de Valladolid, Presidenta de AICI Spain, Presidente de la Diputación de Valladolid y el Director del CIPROVALLADOLID17

El programa fue el siguiente:

  • 8:45 horas Llegada Presidente Diputación
  • 8:50 horas llegada Alcalde.
    • Es recibido por el Presidente de la OICP, Herminio González, el Presidente de la Escuela Internacional de Protocolo y Presidente del Comité Organizador, Gerardo Correas, y la presidenta de AICI, Carie Mercier.
    • Acceden al teatro y se ubican en sus asientos
  • 9:00 horas Comienzo del acto.
    • Una voz en OFF solicita la presencia en el escenario de Gerardo Correas, quien da la bienvenida a todos los asistentes.
    • Gerardo Correas invita al escenario al presidente de la OICP, Herminio González
  • 9:03 horas Discurso de Herminio González
  • 9:06 horas Gerardo Correas, pide a Carie Mercier, presidenta de AICI, su presencia en el escenario
  • 9:07 horas Intervención de Carie Mercier
  • 9:10 horas Gerardo invita al Presidente de la Diputación.
  • 9:11 horas Palabras del Presidente de la Diputación
  • 9:14 horas Gerardo Correas invita al Alcalde de Valladolid a inaugurar el XVI Congreso Internacional de Protocolo, Comunicación Corporativa, Imagen Personal y Organización de Actos.
  • 9:15 horas Palabras de bienvenida del Alcalde e inauguración del XVI Congreso Internacional de Protocolo, Comunicación Corporativa, Imagen Personal y Organización de Actos
  • 9:20 horas Fin de la inauguración

Concierto de las velas

El concierto de las velas tuvo lugar el lunes día 27 de noviembre a las 21:30 horas en la Catedral se Valladolid.

Se preparó el templo para albergar a 800 personas dispuestas en las tres naves, dejando la central para las principales autoridades en el lado derecho, según se mira hacia el altar, y el izquierdo, para la OICP.

Llegada del alcalde de Valladolid, Oscar Puente, a la Catedral

A la llegada del alcalde de Valladolid, Oscar Puente,  se dispuso de una línea de saludo por parte de la OICP, dando paso al interior del templo de una forma ceremoniosa.

El programa del concierto fue el siguiente:

  • Gerónimo GIMÉNEZ (1854-1923): Intermezzo (La Boda de Luis Alonso)

6 min.

  • Ennio MORRICONE (1928-): Gabriel’s Oboe (The Mission)

3 min.

  • Francisco TÁRREGA (1852-1909): Recuerdos de la Alhambra

2,5 min.

  • Johann Sebastian BACH (1685-1750), Toccata y Fuga en re menor BWV 565

9 min.

Al finalizar las tres primeras obras, Diego Zala, director de la Escuela Internacional de Protocolo de  Madrid, dio una pequeña ponencia sobre la organización de un concierto, dando paso a la última de las obras que se interpretaron en el concierto, la Tocata y Fuga de Bach.

Honores a los que dieron su vida por España

El acto de honores a los que dieron su vida por España se realizó el día 29 de noviembre, martes, a las 14:00 horas en la plaza Mayor de Valladolid.

Para poder realizar el acto, el alcalde de Valladolid remitió una carta destinada al JEME, solicitándole que el Ejército pudiera llevar a cabo el acto de homenaje en la citada plaza, a lo que le respondieron positivamente.

El texto de la carta fue el siguiente:

“Excmo. Sr. Varela Salas:

Los próximos días veintisiete, veintiocho y veintinueve de noviembre Valladolid acogerá, en el Teatro Calderón, el XVI Congreso Internacional de Protocolo, Comunicación Corporativa, Imagen Personal y Organización de Eventos, bajo el lema “La coordinación de las disciplinas comunicativas”, que reunirá en la ciudad a más de mil personas especialistas de todo el mundo. Este encuentro está promovido por la Organización Internacional de Ceremonial y Protocolo, integrada por profesionales de Europa y América, y cuenta con el respaldo del Ayuntamiento que presido.

El congreso promueve la unión de profesionales del sector de la comunicación, el protocolo y sus disciplinas afines: imagen personal, marketing, relaciones públicas y publicidad con el objetivo de conciliar los puntos de vistas de las mismas para poder ofrecer a instituciones tanto públicas como privadas una herramienta de comunicación integral, eficaz y adecuada a las nuevas necesidades.

El planteamiento del Congreso pretende que se sucedan una serie de actividades que permitan al congresista conocer de primera mano diferentes ceremoniales y actuaciones fuera del citado teatro, motivo por el cual, le hago la petición formal de poder realizar una rendición de honores a los caídos, en la plaza mayor de Valladolid, así como de poder disponer de algún tipo de exposición en la Academia de Caballería.

En el deseo de poder obtener una respuesta positiva, quedo a su entera disposición.”

El Homenaje fue presidido por el General Rivas quien invitó a subir al podio al Alcalde de Valladolid, el Presidente de la Diputación y el Subdelegado del Gobierno.

El acto consistió en un homenaje a los que dieron su vida por España seguido de un desfile de toda la fuerza presente en el acto. Previamente, un relator fue dando instrucciones sobre lo que iba a suceder, con el fin de que el público asistente pudiera saber lo que sucedía y el porqué.

La plaza registró un lleno que hizo que se cumplieran los principales objetivos de la organización, que era el que los actos del congreso se abrieran a la sociedad civil vallisoletana.

El plano de situación del Homenaje, fue el siguiente:

Vista aérea de la Plaza Mayor de Valladolid para la disposición de los invitados al Homenaje a los Caídos

Cena de Hermandad

Dentro de los actos sociales que tuvieron lugar en el marco del XVI Congreso Internacional de Protocolo, Comunicación Corporativa, Imagen Personal y Organización de Eventos, se encontraba la Cena de Hermandad, a la que acudieron todos los congresistas.

La cena tuvo lugar en la Cúpula del Milenio, situada en la Plaza del Milenio de Valladolid.

Cena de hermandad en la Cúpula del Milenio

En el primer viaje a Valladolid del Comité Organizador, en enero de 2017, se contactó con Rafael Hernández, Gerente de la Cúpula. Rafael mostró el espacio y se habló de las posibilidades de cáterin, iluminación interior y exterior, posibilidades de montaje de escenario, sonido, etc.

Desde un primer momento, se decidió que la cena del congreso se realizaría ahí por el gran número de posibilidades que ofrecía el espacio y por las facilidades que en todo momento nos pusieron todas las partes implicadas.

Para la celebración del acto en cuestión se diseñó, junto con el restaurante de la Cúpula del Milenio, un menú tipo coctel para todos los asistentes. El menú fue el siguiente:

  • Sopas de ajo castellanas con pan de Valladolid
  • Crema de Lentejas de Tierra de Campos
  • Morcilla de Cigales
  • Choricito Frito al vino de Ribera de Duero
  • Salchichas confitadas con vino de Rueda
  • Croquetas artesanas
  • Hummus de garbanzo castellano, piñones de Pedrajas y aceite de oliva
  • Selección de quesos de Valladolid
  • Salchichón Ibérico de la provincia
  • Chorizo ibérico
  • Selección de empanadas artesanas
  • Arroz meloso con costillas frescas
  • Ensalada de lentejas escabechadas de tierra de campos
  • Ensalada de queso de Valladolid con crema de miel
  • Selección de pastas artesanas
  • Pan de Valladolid marca de garantía

Vinos:

  • D.O. Ribera de Duero
  • D.O. Rueda
  • D.O. Cigales
  • Vino de la Diputación Provincial de Valladolid

Agua Solán de Cabras

Cerveza Mahou

Refrescos

Las D.O. de Ribera de Duero, Rueda y Cigales nos ofrecieron sus vinos gratuitamente. En la cena instalaron cada una de ellas una isla donde ofrecían sus productos a todos los congresistas.

Además, contamos también con la colaboración de Mahou, que se encargó de proporcionar la cerveza con la instalación de dos barras con sus respectivos grifos.

Parte del equipo de Logística/Experiencias estuvo desde las 17:00 en la Cúpula del Milenio para el montaje del evento. Si bien, las mesas, barras, islas para comida, zona de ropero y escenario, ya estaba previamente organizado y montado, a falta de algunos detalles.

Entre las 18:30 y las 20:30 aproximadamente, tuvieron lugar las pruebas de sonido de los dos grupos que actuaron posteriormente en la cena. Los grupos fueron: el Grupo Amás Escena y Los Pichas.

Mientras tanto, la organización de la cocina seguía en marcha. El equipo del Comité Organizador, llenó todas las mesas e islas de velas y montó el photocall, además de supervisar, junto con Rafael, la instalación de grandes globos LED en varias mesas, así como los últimos detalles en las islas de las D.O. colaboradoras y en las de comida.

En el evento también tuvo una importante participación Alimentos de Valladolid, aportando gran cantidad de sus productos para el disfrute de los congresistas.

Se acordonó una zona VIP para los miembros de la OICP, con sofás, sillones y mesas bajas.

Desarrollo del evento

En la entrada, antes de llegar a la puerta, se colocó una moqueta azul marino con antorchas de unos 40 cm a los lados enmarcando el camino.

En el momento de la entrada (a las 21:00h), la Cúpula estaba en penumbra, iluminada en un tono rojo, dando una luz muy cálida que, en combinación con las velas daba un ambiente muy acogedor, contrastando con el frío vallisoletano de noviembre.

Una vez dentro, los congresistas eran recibidos por D. Gerardo Correas (Presidente del Comité Organizador del Congreso y de la Escuela Internacional de Protocolo) y D. Herminio González (Presidente de la OICP), que esperaban en la puerta.

Tras pasar por el ropero y el photocall, tenían a su disposición bebidas servidas por camareros con bandeja. Mientras tanto, ya estaban listas las islas de las D.O. y las barras de Mahou, por si los asistentes preferían pedir directamente en alguna de ellas directamente.

Hacia las 21:30h cuando todos ya estaban dentro, sonó el brindis de la Traviata (Libiamo ne’lieti calici”), dando así el pistoletazo de salida para que saliera la comida. Simultáneamente, se produjo un cambio de luces con focos móviles enfocando al techo de la cúpula, recorriéndola entera. Cuando terminó el juego de luces, la cúpula quedó iluminada de blanco y se empezó a servir la comida.

Además de camareros con bandejas, se usaron las diferentes islas que se habían montado para disponer ahí más comida; una gran isla central que contenía principalmente los productos de Alimentos de Valladolid y, como “islas de apoyo”, las dispuestas para las diferentes D.O.

Durante la primera hora de cóctel, entre los asistentes, estuvieron actuando los componentes del Grupo Amás, formado por personas con diferentes discapacidades. Su performance consistía en ir de grupo en grupo de congresistas interpretando un papel determinado, como por ejemplo haciendo que tenían un ataque de risa, o tratando a las diferentes personas como si fueran niños pequeños. Ante la perplejidad del “público” de ese momento les daban tarjetas con un mensaje de concienciación sobre las diferentes discapacidades que hay en la sociedad.

Además de estas “mini actuaciones”, hubo también un mago y un ilusionista, que realizaban magia de cerca entre los asistentes para amenizar la velada.

Hacia las 21:45h tuvo lugar en el escenario, el anuncio del vencedor del sorteo de una cena en un restaurante de Valladolid.

A las 22:30h tuvo lugar la primera actuación en el escenario, a cargo del Grupo Amás Escena. Consistió en un baile y una narración de una voz en off sobre las personas con discapacidad.

Tras el Grupo Amás, llegó el turno del grupo de música, que amenizaron el resto de la noche con su propia música y versiones de temas clásicos.

A partir de las 23:00h aproximadamente, se empezaron a servir combinados por un precio de 6€ en las dos barras dispuestas a ambos lados de la Cúpula.

Clausura

La clausura tuvo lugar el miércoles día 29 de noviembre y se caracterizó por contener una entrevista personal con el jefe de protocolo de la ONU, una lectura de conclusiones, un acto institucional en medio, con entrega de placas, para finalizar con la ponencia final.

La clausura como tal comenzó a las 11:55, con la entrevista personal, la lectura de conclusiones a las 12:55; la entrega de placas y parte más institucional, a las 13:10 horas, para concluir con la ponencia final, que comenzó a las 13:32 horas.

Un momento del discurso del alcalde de Valladolid en el acto de clausura

Las placas las entregó la OICP, personalizadas en su presidente, D. Herminio González, a:

  • Sociedad Mixta de Turismo: La recogió la concejala
  • La Diputación de Valladolid: La recogió su presidente
  • Al Ayuntamiento de Valladolid: La recogió su Alcalde

El texto de las placas fue el siguiente:

  • La Organización Internacional de Ceremonial y Protocolo, a la Sociedad Mixta de Turismo, por su apoyo en la organización del XVI Congreso Internacional de Protocolo, Comunicación Corporativa, Imagen Personal y Organización de Eventos, “Por la coordinación de las disciplinas comunicativas”
  • La Organización Internacional de Ceremonial y Protocolo, a la Provincia de Valladolid, por su apoyo en la organización del XVI Congreso Internacional de Protocolo, Comunicación Corporativa, Imagen Personal y Organización de Eventos, “Por la coordinación de las disciplinas comunicativas”
  • La Organización Internacional de Ceremonial y Protocolo, a la Ciudad de Valladolid, por su apoyo en la organización del XVI Congreso Internacional de Protocolo, Comunicación Corporativa, Imagen Personal y Organización de Eventos, “Por la coordinación de las disciplinas comunicativas”

Finalizada la lectura de conclusiones, por parte de Gerardo Correas, en la que invitó a subir a todo el equipo organizador del Congreso, y concluida la entrega de placas, con sus correspondientes discursos, comenzó la última ponencia del congreso, que sería el colofón final.

El patio de butacas se dispuso dejando 35 butacas en el lado derecho según se mira al escenario, para la OICP. En el lado izquierdo se dejó la primera fila para las principales autoridades: Alcalde, Presidente Diputación y Concejala. Detrás se dispuso una fila para otros invitados.

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*Artículo elaborado por Jorge Mateo Sagasta, responsable de los actos sociales del XVI Congreso Internacional de Protocolo

 

Así se hizo #CIPROVALLADOLID17 | El tratamiento de la comunicación del congreso

 

Se desarrolló, bajo la dirección de Francisco Suárez, durante la planificación y ejecución del congreso un ambicioso plan de comunicación con el objeto no solo de dar a conocer el congreso sino de divulgar de la mejor forma posible el concepto de protocolo y la conexión del mismo con las disciplinas afines.

Para ello, se realizaron las siguientes acciones:

I. Notas de prensa y foto-noticias

Fotonoticias:

  • Convenio Club Internacional de Prensa.

Enviada el 17 de mayo de 2017

Una de las entrevistas a Gerardo Correas, director del congreso

Artículos de protocolo

  • 10 normas de protocolo en la playa

Enviada el 28 de julio de 2017

Notas de prensa:

Enviada el 22 de junio de 2017

  • Incorporación Jefe de Protocolo del Estado a Comité de Honor

Enviada el 23 y 26 de junio de 2017

Enviada el 25 de julio de 2017

Enviada el 10 de agosto de 2017

  • Las mujeres empiezan a destacar en protocolo, una profesión tradicionalmente liderada por hombres

Enviada el 25 de agosto de 2017

Enviada el 28 de septiembre de 2017

Enviada el 16 de octubre

Enviada el 23 de octubre

II. Entrevistas, encuentros con los medios y cuestionarios

  • Cadena Ser Valladolid

22 de febrero de 2017

  • Cadena Cope Valladolid

8 de mayo de 2017

  • La Razón Castilla y León

16 de mayo de 2017

  • Agencia EFE con Presidente de la OICP

23 de mayo de 2017

  • Onda Cero

10 de marzo de 2017

  • El Norte de Castilla

2 de junio de 2017

  • ABC Castilla y León

13 de julio de 2017

III. Otras actividades destacadas

  • Reunión con Director de El Norte de Castilla – 20 de febrero de 2017.
  • Reunión con Oficina de Turismo de Ayuntamiento de Valladolid – 10 de marzo de 2017.
  • Firma de Convenio con Club Internacional de Prensa de España – 12 de mayo de 2017.
  • Reunión con Jefe de Gabinete de la Delegación del Gobierno en Castilla y León – 16 de mayo de 2017.
  • Reunión con Vicepresidente de la Diputación de Valladolid – 16 de mayo de 2017.
  • Almuerzo de trabajo con Ayuntamiento de Valladolid – 16 de mayo de 2017.
  • Reunión con Director de Fundación Siglo – 16 de mayo de 2017.
  • Reunión con Director General de Turismo de la Consejería de Cultura y Turismo de la Junta de Castilla y León – 22 de mayo de 2017.
  • Visita a la Cúpula del Milenio con Presidente de la OICP – 23 de mayo de 2017.
  • Reunión con Director de Comunicación de la Junta de Castilla y León y con Presidente de la OICP – 23 de mayo de 2017.
  • Reunión con Divisa Informática – 23 de mayo de 2017.
  • Reunión con Exclusive Training – 23 de mayo de 2017.
  • Reunión con Presidente de la DO Cigales – 23 de mayo de 2017.
  • Visita a las Cortes de Castilla y León con Presidente OICP – 24 de mayo de 2017.
  • Entrevista con alcalde de Valladolid y con Presidente OICP – 24 de mayo de 2017.
  • Visita a Teatro Calderón con Presidente OICP – 24 de mayo de 2017.
  • Reunión con Vicepresidente de la Diputación de Valladolid y con Presidente OICP – 24 de mayo de 2017.
  • Reunión con Concejal de Cultura y Turismo del Ayuntamiento de Valladolid – 13 de mayo de 2017.
  • Reunión con Gerente Asociación Provincial de Hosteleros de Valladolid – 13 de mayo de 2017.
  • Elaboración de Dossier de Prensa.

IV. Apariciones en medios impresos y on line

Se consiguieron a través de los medios digitales más de 200 apariciones hablando de distintas noticias del congreso y de la importancia del protocolo en el mundo de la comunicación.

Uno de los artículos publicados sobre la repercusión mediática del congreso

V.Valoración económica

A continuación se detalla el valor económico de la información generada en los medios de comunicación durante el periodo comprendido de septiembre 2016 hasta septiembre 2017.

El valor publicitario que una noticia tiene en un medio de comunicación se valora en función del espacio que la noticia ocupa en la página, haciendo una equivalencia con el coste publicitario.

Sin embargo, según la fórmula acuñada por la Universidad de Columbia (USA), el valor informativo es mayor, ya que la opinión pública lo entiende, asimila y consume como información, no como publicidad. Teniendo en cuenta esta premisa y para obtener dicha valoración hay que multiplicar por 3 el valor publicitario.

Así, la cobertura generada con relación a la actividad del Congreso Internacional de Protocolo ascendería a un total de 7.000.000,00 €.

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*Artículo elaborado por Francisco Suárez, DIRCOM  del XVI Congreso Internacional de Protocolo y CEO de Agencia de Comunicación profesional

Así se hizo #CIPROVALLADOLID17 | La logística de las experiencias

En el XVI Congreso Internacional de Protocolo, Comunicación Corporativa, Imagen Personal y Organización de Eventos, se desarrollaron una serie de experiencias por las tardes en donde se pretendía que el congresista pudiera ver, incluso tocar, el lugar donde se desarrollaban las acciones de aquello que se les iba a contar, de ahí que se programaran experiencias de muy diversa índole.

El grueso de las experiencias se dividió en tres grandes grupos:

  • Bodegas y provincia
  • Rutas
  • Experiencias Valladolid

Bodegas

Se contactó con los responsables de los tres  Consejos Reguladores de las Denominaciones de Origen, en concreto con Cigales, Rueda y Ribera del Duero, quienes, una vez contado lo que se pretendía, contactaron con sus diferentes bodegas para ofrecernos visitas en cinco de cada una de las D.O.

En cada bodega, un grupo de unos 10-15 congresistas recibían una visita, junto con una pequeña ponencia sobre como organizan su comunicación, tanto interna como externa, y una cata.

Se realizaron tres rutas diferentes en autocar que facilitó la Diputación de Valladolid , para que en cada ruta se comiera en un restaurante de camino para, después, hacer un recorrido que permitiera pasar por cada una de las cinco bodegas seleccionadas y en cada una, se apearan un grupo de congresistas, que luego sería recogido para regresar a Valladolid.

D.O CIGALES

Las bodegas que nos proporcionó la DO fueron:

D.O RIBERA DEL DUERO

Las bodegas que nos proporcionó la D.O. fueron:

D.O RUEDA

Las bodegas que nos proporcionó la D.O. fueron:

PROVINCIA

Para conocer otras zonas de la provincia, además de la ciudad de Valladolid, se programaron dos visitas a dos municipios cargados de historia:

  • Peñafiel: se programó una visita al castillo de Peñafiel y al museo del vino, donde los congresistas pudieron disfrutar de una cata de vino. El grupo de personas que acudieron a esta experiencia fue de 50 personas.
  • Medina del Campo: en este municipio de la provincia de Valladolid se programó una visita al palacio Real Testamentario, así como al Mercado de Abastos. El grupo estuvo formado por 20 congresistas.

Rutas

Gracias al Ayuntamiento de Valladolid, y en concreto a la Sociedad Mixta de Turismo, se pudieron programar una serie de rutas que fueron previamente adaptadas para darles un contenido que estuviera relacionado con el congreso, más allá del propio contenido turístico que tuvieran las rutas.

En total se programaron las siguientes rutas, que fueron anunciadas en la página web con el texto que a continuación se indica:

La Luz, la Arquitectura y la Comunicación

Espectacular ruta nocturna que nos trasladará al pasado con un aspecto de futuro, ya que nos contarán aquellas particularidades de edificios históricos, y no tanto, iluminados de forma espectacular. Podremos conocer qué comunicaban los edificios antaño y qué comunican a día de hoy, todo ello teniendo en cuenta la luz como fuente subsidiaria de comunicación para la ciudad. El recorrido nocturno comenzará por el Casco Histórico (Plaza Zorrilla, Plaza Mayor, zona de la Catedral y Zona de San Pablo). Se explicarán las principales fachadas históricas y el sentido que tiene el color de la luz en los monumentos.

Los Fantasmas de Valladolid

Podrás conocer en directo la historia de los personajes históricos de la ciudad de Valladolid, las leyendas que les hicieron famosos y sus principales formas de actuar tanto en la vestimenta como en la relación social, en entornos monumentales como la Plaza de Colón, el Parque de Campo Grande, La Plaza de Santa Ana y el archivo de San Agustín, al mismo tiempo que puedes vivir de primera mano las complejidades organizativas de una visita turística.

Historia de un pícaro: cotilleos en la corte

Vivirás Los cotilleos de la Corte en el Valladolid del siglo XVII, de la mano de un personaje, el pícaro, con las correspondientes explicaciones del por qué se eligen los recorridos de las distintas plazas y calles de la ciudad en este tipo de visita turística.

Un paseo por el romanticismo y su protocolo

La celebración del bicentenario del nacimiento de José Zorrilla, nos introducirá de lleno en el mundo del romanticismo visitando los principales pasajes de lo vivido por Zorrilla en Valladolid, al mismo tiempo que analizamos cuestiones de etiqueta, imagen, relación social y comunicación en la literatura del escritor.

Las reinas en Valladolid y su protocolo

En esta ruta conoceremos aspectos de cuatro reinas que han desarrollado su actividad en la ciudad de Valladolid: María de Molina, Catalina de Lancaster, Margarita y Ana Mauricia de Austria. Podremos conocer los lugares donde se produjeron algunos de sus episodios más conocidos, se podrá acceder al interior del Monasterio de Santa María la Real de Huelgas y al Palacio de los Condes de Benavente, donde está el sepulcro de María de Molina, que fue su fundadora. El hilo conductor son las reinas que a lo largo de la historia tiene que ver con Valladolid, dando datos de cómo era la vida en la Corte, su etiqueta, sus fiestas… Se visita además de lo ya indicado, el Palacio Real y el Museo Nacional de Escultura.

La ruta del hereje: el ceremonial de la inquisición

La importancia del escritor Miguel Delibes se puede apreciar en esta ruta por algunos de los palacios donde se desarrolla una de las obras cumbre de éste autor vallisoletano, El Hereje. En ella, descubriremos cómo era el ceremonial, la etiqueta y los escenarios que utilizaban para con los reos penitenciados, los herejes, antes de darles la pena capital por iniciativa de la Inquisición. El recorrido nos muestra las zonas de la ciudad que aparecen en la novela ambientada en el Valladolid del siglo XVI. Comienza en la Plaza de San Pablo, pasa por  Plaza de las Brígidas, Palacio Fabio Nelli, Iglesia de San Benito, Plaza Mayor para terminar en el parque Campo Grande, antiguo quemadero.

Ruta de los patios históricos: la comunicación del pueblo

La visita comenzará con una breve explicación sobre cómo un Ayuntamiento organiza las rutas turísticas que dan a conocer su valor histórico, arquitectónico y patrimonial. Después comenzará el recorrido guiado por los patios históricos más emblemáticos de  la ciudad, donde en su día se desarrollaba parte del día a día de la sociedad. Valladolid en el siglo XVI tenía documentado más de 300 palacios, en la ruta descubrimos aquellos patios de monasterios o palacios que aún quedan vigentes y donde nos contarán cómo eran los ceremoniales que se desarrollaban, la etiqueta que se seguía en aquella época y cómo eran las relaciones sociales. La visita comienza en la Plaza de Zorrilla, pasamos por el claustro de las Francesas, Patio del Caballo de Troya, Patio Herreriano, Patio de Fabio Nelli, Patio del Palacio Real, Patio del Colegio de San Gregorio y Patio de Palacio de Villena.

En todas las rutas, los guías debían indicar a los congresistas unas breves nociones sobre como un gran ayuntamiento como el de Valladolid, organiza las visitas y rutas turísticas. Para ello se pasó a la oficina de turismo un pequeño guion a modo de ejemplo para que lo transmitieran a los guías.

Las rutas podías ser nocturnas o diurnas, así como teatralizadas o no. Se realizaron dos pases, tanto los días 27 como 28, salvo aquellas en las que resultara imposible hacer dos sesiones, como por ejemplo las nocturnas. El horario fue, en primera sesión, a las 16:30 horas, y, en segunda, a las 18:30 horas.

Experiencias Valladolid

Fecha: Lunes 27 y 28 de noviembre

Hora: 14:30 y 18:30 horas

Lugar de salida: ver tabla

En la ciudad de Valladolid, además de lo ya expuesto, se programaron una serie de experiencias gracias a la colaboración de diferentes instituciones. Fueron anunciadas en la web de la siguiente manera:

Visita al estadio José Zorrilla: protocolo y comunicación deportiva

Conozca cómo es el interior de un gran estadio de fútbol construido con motivo del campeonato del mundo de fútbol de la FIFA celebrado en España en el año 1982. En él, nos contarán cómo funciona el palco presidencial y el departamento de prensa en un día de partido: las invitaciones, sus criterios de protocolización, los espacios de catering, los vestuarios y la atención a los periodistas así como el marketing en el día a día de la institución.

Cortes de Castilla y León: protocolo oficial

Descubra el edificio de representación de los ciudadanos de Castilla y León y conozca cómo organizan sus principales ceremoniales de toma de posesión del Presidente de las Cortes, de la apertura de la legislatura y, en general, de cómo es el día a día en los distintos departamento de comunicación y protocolo.

Visita técnica al Teatro Calderón: producción y organización de eventos

¿Cómo funciona un teatro por detrás del escenario en plena función? Descubra cómo se gestiona la producción, cómo es el montaje y el desmontaje de las grandes producciones, cómo se coordina el diferente personal… y sobre todo, conozca cómo es un espacio escénico en su interior. Para ello, contaremos con profesionales que atienden a diario las diferentes funciones para que el espectáculo recree la realidad que la obra requiere.

Universidad de Valladolid: ceremonial y protocolo universitario

¿Cómo es el ceremonial universitario?, ¿cuál es su historia?, ¿de dónde proviene su etiqueta?, ¿qué significan los diferentes colores?, ¿cómo se organiza un doctor Honoris Causa?, ¿cómo es un aula magna?, ¿y un paraninfo?… Descubra cómo son los espacios y diferentes ceremoniales del protocolo universitario y disfrute de una atractiva visita por los lugares más importantes de una universidad como la de Valladolid, creada en el S. XIII.

El Norte de Castilla, el periódico más antiguo de España

¿Sabía que El Norte de Castilla es el periódico más antiguo de España? Descubra cuáles son las principales complejidades de un diario con tanta solera: su día a día, su planificación, sus reuniones de gestión, su maquinaria, su distribución, etc… Un responsable de periódico nos enseñará sus instalaciones y nos irá contando los pormenores de la frenética actividad de un medio de comunicación escrito en pleno s. XXI.

Iglesia de San Pablo: protocolo y ceremonial religioso

La iglesia de San Pablo, situada en el corazón de la ciudad de Valladolid, es uno de los edificios más representativos de la ciudad de Valladolid. En esta iglesia fueron bautizados los reyes Felipe II y Felipe IV y fue visitada por Napoleón. Lugar incomparable para que un experto en protocolo religioso nos cuente diferentes aspectos de la liturgia católica, así como diferentes cuestiones relacionada con el ceremonial que utiliza la Iglesia Católica.

La importancia del color en la comunicación

El color es una herramienta de comunicación no verbal poderosa que transmite mensajes y provoca sentimientos. Este taller interactivo permitirá a los asistentes ver las diferentes características de las personas y los colores. Cómo elegir las combinaciones según el físico y el mensaje que se desea transmitir.

A través del Yin & Yang, aprenderemos cómo usar el color para crear equilibrio y para influir en diferentes situaciones en nuestra vida personal y profesional.

Ruta de tiendas por Valladolid

Conoce las propuestas locales con un/a personal shopper. Qué factores tener en cuenta a la hora de comprar. Aprende a crear una lista de la compra útil y un presupuesto realista para adquirir un fondo de armario. Aprende cómo manejarte por los comercios para encontrar en poco tiempo las piezas que buscas y crea los looks que necesitas.

Imagen y autoestima desde el Coaching de Imagen Apreciativo

En este taller vamos a descubrir cuál es la mejor versión de nosotros mismos y desde ahí vamos a visualizar lo que queremos proyectar. Si nuestras imágenes son positivas nuestras emociones son positivas y nuestras acciones van a ser positivas. Se trata de vivir en las emociones positivas, los sentimientos y la imagen que enaltecen nuestra vida, y en plantear con asertividad las acciones que nos aportan, nos impulsan y nos llevan a avanzar. Es, poder transitar por las emociones negativas sin ahogarnos en ellas.

Taller de estilismo

¿Cómo descubrir los diferentes estilos personales y cómo se adecuan a diferentes ambientes o tipos de profesiones? Este taller ayudará a los asistentes a crear una receta de estilo sencilla, creando conjuntos o outfits tanto profesionales como más casual. Se analizará el concepto de cápsula de ropa para crear el máximo número de conjuntos con pocas prendas y se darán a conocer las claves en el uso y elección de los accesorios para para que comuniquen un mismo mensaje y ayuden a crear un look o marca.

Presentación del programa informático: “Gestión de Eventos” y de la APP “Protocolo&Eventos”

El programa “Gestión de eventos”: Se presentará el desarrollo de un programa informático inédito que permite la gestión integral de la planificación, ejecución y post congreso no solo con la consiguiente simplificación burocrática de gestión de documentos, sino el control de la planificación y ejecución de las tareas de todo el grupo de trabajo que conforma un evento, desde su inicio hasta su finalización.

La app ”Protocolo&Eventos” es una aplicación profesional para dispositivos móviles que constituye una auténtica guía que se va actualizando on line de todo lo relacionado con el protocolo y ceremonial: Técnicas organizativas-Protocolo oficial- Ordenación de banderas, precedencias, ubicación de invitados,Protocolo de empresa, Protocolo internacional y diplomático.

El resultado de esas experiencias podéis verlo en el álbum de la página de Facebook de CIPROVALLADOLID17

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Este post has sido elaborado por Juan Manuel Jiménez y Jorge Mateo Sagasta, responsables de la logística de las experiencias.

Así se hizo #CIPROVALLADOLID17 | Planificación y ejecución del panel científico

PONENTES. PLANIFICACIÓN

La planificación del Panel Científico comienza con la formación del Comité Científico, a cuyos miembros se remite una carta de solicitud quedando finalmente queda conformado por:

PRESIDENTE
D. Gerardo Correas, EIP/OICP
VOCALES
Dña. Carie Mercier, AICI
Dña. Pilar Muiños, EIP
D. Francisco Suarez, EIP
D. Diego Zala, EIP
D. Juan Manuel Jiménez, EIP
D. Luis Caballero, OICP
Dña. Laura Mora, OICP
Dña. Dina Calix, EIP/OICP
D. Daniel Benítez, OICP
Dña. Elianne Ubillus, OICP
D. Fernando Ramos, OICP
D. Jorge Vidaurreta, OICP
Dña. Karina Villeya, OICP

 

El objetivo del comité era definir los ejes temáticos del congreso, que quedaron articulados en torno a los siguientes bloques:

  • Protocolo
  • Comunicación
  • Imagen personal
  • Organización de eventos
  • Marketing
  • Publicidad
  • Relaciones públicas

El Comité Científico quería conseguir un panel de altísima calidad, que ayudara a cumplir el claim del Congreso: la Coordinación de las Disciplinas Comunicativas. También se fijó el objetivo de realizar un congreso adaptado a los nuevos tiempos, bajo la creencia de que todo aquello que se pudiera leer en un libro o en un blog no tendría cabida en el panel, huyendo de las charlas doctrinales de larga duración.

Por ello, se decidió que la metodología ideal para este congreso eran las intervenciones según el “modelo TED TALKS”. Charlas de veinte minutos de duración, con un lenguaje cercano, una presentación dinámica apoyada en anécdotas y experiencias profesionales.

Desde un primer momento, el comité estableció dos colectivos de ponentes: aquellos que asistían a propuesta del propio comité y aquellos que respondieran al Call For Papers

La respuesta de los ponentes por invitación fue muy positiva. Grandes profesionales de las áreas del protocolo, la comunicación corporativa, la imagen personal y la organización de eventos, tanto nacionales como internacionales, se mostraron entusiasmados con la idea de participar en el Congreso.

Por otra parte, el Call for Papers se abrió el día 11 de mayo a través de la página web del Congreso. La respuesta fue igualmente espectacular, llegando las solicitudes a desbordar, por momentos, al equipo encargado de gestionarlas.

Una vez confirmada la participación del ponente, se le solicitaba una fotografía, una breve biografía profesional y un abstract de la ponencia (estos dos últimos ítems sólo eran necesarios en los ponentes por invitación, ya que eran requisito para presentar el CFP). El objetivo era crear perfiles personalizados en la galería de ponentes de la página web del evento así como un artículo personal para promocionar la intervención en las redes sociales del congreso así como en las propias del ponente.

Ejemplo de ficha personal de ponentes

En este momento de la fase de planificación, el mayor reto consistió en cuadrar el programa científico debido a las dificultades de agenda de los ponentes.

En el mes de septiembre se contactó con todos los ponentes confirmados para solicitarles que, a día 15 de octubre, hicieran llegar al comité las presentaciones  con las que se apoyarían durante su charla. El motivo de la solicitud, además de evitar posibles imprevistos de última hora, era poder enlazar técnicamente unas presentaciones con otras ya que el tiempo entre un ponente y el siguiente era mínimo y no permitía un cambio manual de las presentaciones. También se creó un fondo personalizado para cada ponente según la temática de su ponencia.

El comité tuvo que coordinarse con el equipo de producción para ir haciendo entrega de las presentaciones según se iban recibiendo.

Una vez cerrado el programa definitivo, se contactó con todos los ponentes para informarles de la fecha y hora de su intervención, citándolos una hora antes de la misma.

Las gestiones finales en esta fase de planificación estuvieron dirigidas a la atención y respuesta de consultas de los ponentes, así como la coordinación con el equipo de Alojamiento y Transportes para cubrir las necesidades de una serie de ponentes a los que correspondía este tratamiento.

El último paso consistió en definir y dar la formación correspondiente al equipo que atendería a los ponentes ya durante el evento. Bajo la dirección de Marina Fernández se establecieron dos equipos: María Correas, Paco Merino y Javier Galián (Sala Calderón) y Esther Otero, Marc Crespo y Nadia Basales (Sala Delibes)

PONENTES. GESTIÓN DURANTE CONGRESO

Las labores de gestión de los ponentes por invitación durante el congreso daban comienzo en el momento en el que el ponente llegaba a Valladolid. En las ocasiones en las que fue posible (por ejemplo, los ponentes miembros de la Junta Directiva de la OICP), se les dejaba la acreditación y el kit del congresista en su habitación de hotel.

En otros casos, se les hacía entrega en la Sala de Ponentes habilitada en la zona backstage de la Sala Calderón.

Los ponentes que había accedido mediante el Call for papers cumplieron con el trámite de su acreditación bien en el Welcome Desk del Hotel Olid (domingo) o bien en el Welcome Desk del Teatro Calderón (lunes en adelante)

Todos los ponentes estaban citados una hora antes de su intervención en su sala correspondiente. Tras la bienvenida por un miembro del equipo,  se procedía a colocarles el micro y a darles las últimas indicaciones técnicas (funcionamiento del pasador de diapositivas, tiempo máximo de la ponencia, etc.). Fundamental para la buena marcha del congreso y el desarrollo del programa era recordar e insistir que la duración de la intervención era, según lo pactado, de unos 20 minutos.

Andrea Bazo – Servicio de #Protocolo y Relaciones Institucionales del Parlamento de Cantabria: “Las Instituciones se acercan a la ciudadanía”
Intervención en la Sala Delibes

La Sala de Ponentes de la Sala Calderón ofrecía también la posibilidad de servicio de cafés y el seguimiento de lo que estaba ocurriendo sobre el escenario a través de una pequeña pantalla de televisión.

Se trabajó con la técnica de “Prevenido y preparado” para garantizar la dinámica de las intervenciones.

Daniel Ureña – Presidente de ACOP – Asociación de Comunicación Política: “Protocolo y Comunicación construyendo la Imagen del Poder” Interveción en la Sala Calderón

Una vez finalizada la intervención, el equipo despedía al ponente, agradeciendo su presencia y colaboración.

PONENTES. POST CONGRESO

Durante la primera semana de diciembre se ha contactado con todos los ponentes vía mail para agradecer su presencia en el congreso. Así mismo se aprovecha la ocasión para solicitar el permiso del ponente para difundir la grabación de su ponencia a través de un canal Youtube, y de su presentación en modo Slideshare.

ENCUENTRO DE LOS ALUMNOS EIP CON MR. VAN LAERE, JEFE DE PROTOCOLO DE NACIONES UNIDAS

Encuentro de Peter Van Laere con los #EIPalumni

Como actividad curricular se propuso a los alumnos de la Escuela Internacional de Protocolo en todos sus programas y sedes, que diseñaran una serie de preguntas que realizarían personalmente a Mr. Van Laere, jefe de protocolo de las Naciones Unidas.

El enunciado de dicha actividad se propuso en las asignaturas de Instituciones, Protocolo Oficial y Mundo Contemporáneo.

Los directores de cada sede EIP seleccionaron las tres preguntas más relevantes de las propuestas, que finalmente serían las que se le realizaron a Mr. Van Laere durante el encuentro.

El coordinador general de esta actividad fue Diego Zala, director académico del grupo EIP.

El encuentro se celebró en el Salón de los Espejos del Teatro Calderón. Van Laere fue recibido por 60 alumnos EIP, seis de los cuales formularon las preguntas pre seleccionadas. La charla se desarrolló en inglés, apoyándose Mr Van Laere en su asistente para traducción.

Un momento del encuentro de Peter Van Laere con los EIPalumni

 

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*Artículo elaborado por Marina Fernandez, directora de RR.II de  Escuela Internacional de Protocolo y miembro de la junta directiva de la OICP

 

Así se hizo #CIPROVALLADOLID17 | La promoción del congreso

 

 

La promoción del congreso era una pieza básica por medio de la cual se intentaría conseguir el objetivo ambicioso de sobrepasar los 750 asistentes.

Se basó en cinco cuestiones principales:

  1. Estudio exhaustivo de los públicos objetivos posibles asistentes al congreso
  2. Página web atractiva y muy completa
  3. Plan de comunicación ambicioso tanto en redes sociales como en medios de comunicación, con comunicaciones continuas informando en todo momento a todos por medio de newsletters, de los avances que se iban teniendo, creando una expectativa atractiva.
  4. Materiales de apoyo y comunicación
  5. Un sistema de inscripción escalonado ( que detallaré en el post siguiente)

Estudio exhaustivo de los públicos objetivos posibles asistentes al congreso y trabajo con las bases de datos

Para comenzar a utilizar todas las herramientas anteriormente descritas era necesario poder tener una base de datos dedicada a tu público objetivo, lo más completa posible en cuanto a información de las personas y/o entidades. De esta forma, todos los mensajes irían en la dirección correcta.

Una dedicada atención y gestión de las bases de datos es clave para cumplir con los objetivos marcados en el evento, ya que la atención a los congresistas y participantes podrá marcar la diferencia entre el éxito o incluso el fracaso del congreso.

Para el XVI Congreso Internacional de Protocolo se gestionaron varias bases de datos:

  • Público objetivo o target del congreso

La primera base de datos que se llevó a cabo se dedicó a la recopilación de aquellos colectivos a los que el congreso se dirigía principalmente: asociaciones, instituciones públicas, universidades y empresas. Todos estos colectivos dedicados a los campos de marketing, protocolo, comunicación, relaciones públicas, publicidad e imagen personal, que son las áreas que dirigen la temática y ejes científicos del congreso y todos ellos a nivel nacional e internacional.

Además, se tuvieron en cuenta en esta base de datos los contactos de la red social LinkedIn del Comité Organizador, ya que los perfiles generales encajaban con el target, por lo que se exportó y añadió a la base general de público objetivo.

También, teniendo en cuenta las sinergias y colaboración con la organización del congreso de la Association of Image Consultants International (AICI) podían difundir el congreso a través de sus socios.

Los campos necesarios en las listas de dichos contactos eran principalmente: nombre, apellidos, institución/asociación/entidad/universidad, puesto o cargo, teléfono y email de contacto así como el área específica a la que se dedicaba (protocolo, comunicación, imagen personal…), entre otros muchos campos, ya que cuanta más información obtengamos mejor podríamos dirigirnos y nuestra atención y mensajes irían mejor encaminados.

Sin embargo, al realizar una base de datos es importante controlar previamente aquella información o datos que nos serán útiles a la hora de aplicar filtros o la necesidad de una búsqueda concreta entre miles de contactos.

Por lo que, se tuvo que dedicar su tiempo para el análisis y establecimiento de los campos específicos para la base.

El total de contactos de esta base de datos rondaba los 6.000.

  • Peticiones de información

Paralelamente a esto se trabajaba también con otra base, en la que se incluían aquellos mensajes de petición de información y posibles interesados susceptibles de participar en el evento, que llegaban ya sea por las redes sociales, teléfono, email o cualquier vía disponible.

  • Inscritos

Esta base podría decirse que es el resultado de las anteriores, y también la más importante en cuanto a su tratamiento y gestión se refiere. Esto se debe a que en ella se volcaban directamente de la plataforma web (desde dónde entraban todas las inscripciones al congreso) a la base en la que se trabajaba desde la Secretaría Técnica, es decir, en ella se gestionaba toda la información relativa a cada inscrito, tanto facilitada por éste en su registro, como la que se conseguía a través de emails y otras consultas. Todo quedaba registrado, con el único fin de poder ofrecer una mejor atención al interesado y prever/resolver posibles incidencias en el momento del congreso.

Página web atractiva y muy completa

La página web la estuvimos pensando durante mucho tiempo. No solo debía ser una página informativa sino que fuese muy dinámica al mismo tiempo que lo más atractiva posible, de fácil de navegación y que tuviese un sistema de inscripciones que permitiera un control exhaustivo de todo lo que pretendíamos hacer. El resultado fue www.congresoprotocolovalladolid.com

Se componía de las siguientes pestañas:

  • INICIO: Donde se explicaba quienes eran las entidades convocantes y las principales asociaciones y entidades que apoyaban el congreso: OICP – EIP- AICI- DIRCOM
  • CONGRESO: En las pestañas de este grupo, se pretendía explicar detalladamente las partes principales del dossier que habíamos elaborado:
    • EL CONCEPTO DEL CONGRESO ( para nosotros básico y objetivo principal por lo novedoso)
    • LA IMPORTANCIA DE LA SEDE: Resaltando todos los beneficios de Valladolid como ciudad de congresos, incluyendo los apoyos institucionales de la ciudad, provincia y región
    • LA METODOLOGÍA, fundamental a efectos de hacer ver lo que queríamos conseguir
    • LOS PONENTES Y LAS PONENCIAS, donde iríamos incorporando los distintos temas a tratar así como la foto y curriculum de cada uno de los ponentes.
    • LA ORGANIZACIÓN, con la composición de los comités de honor, organizador y científico.
    • LAS EXPERIENCIAS Y ACTIVIDADES, que iríamos incorporando según fuésemos cerrando en el proceso
  • PROGRAMA. En este apartado, queríamos detallar claramente el programa tal y como lo estábamos configurando. Con los ejes temáticos a tratar, para terminar en los últimos días con el programa horario detallado. Se componía de las siguientes pestañas:
    • PROGRAMA CIENTIFICO, con los ejes temáticos sobre los que iba a girar el congreso
    • PROGRAMA SOCIAL, detalle de las actividades sociales enmarcadas en el programa científico.
    • CALL FOR PAPERS, con todas las instrucciones para acceder a presentar una ponencia.
  • NOTICIAS- PRENSA: Su  objetivo era el ir informando puntualmente de todas las noticias que fuésemos realizando, así como la creación de un blog desde el que iríamos informando de todas las novedades.
  • INSCRIPCIÓN: Esta pestaña, era fundamental a efectos organizativos. Debía de haber un boletín de inscripción para las distintas cuotas:
    • Cuota general
    • Cuota de miembros de asociaciones
    • Cuota de estudiantes
    • Cuota de acompañantes.

El boletín de inscripción tenía que ser muy sencillo de cumplimentar, pero muy completo:

DATOS PERSONALES Y PROFESIONALES

DATOS DE ORGANIZACIÓN: Necesitábamos, para poder organizar las experiencias y actividades,  una serie de datos que, conectados con la BBDD nos permitirían no solo imprimir directamente la factura que se remitía instantáneamente una vez producido  el pago, sino que pedíamos qué experiencia elegía en cada horario durante los tres días de congreso.

Además solicitábamos una palabra que definiese el  concepto de protocolo y que figuraría en la  acreditación de cada uno.

El plan de comunicación

Se diseñó un plan de comunicación ambicioso tanto en redes sociales como en medios de comunicación, con comunicaciones continuas informando en todo momento por medio de newsletters de los avances que se iban teniendo, ayudando así a crear una expectativa atractiva

Cada cuestión que surgía, ya fuese de nuevos ponentes, concreción de experiencias o algun tipo de apoyo era informado inmediatamente a toda la base de datos por medio de correos informativos. Incluso durante los meses previos desarrollamos una serie de posts en el blog del congreso con los ítems principales sobre la organización de congresos de manera general.

COMUNICACIÓN: SECRETARÍA TÉCNICA

A parte del plan de comunicación propio del congreso, desde la Secretaría Técnica también se llevaban a cabo acciones de comunicación dirigidas a estas bases de datos, a efectos de mantener informados de las novedades y/o modificaciones en la organización del evento, para poder ofrecer la mejor atención y disposición al congresista y que su experiencia desde el principio hasta el final del congreso, fuera grata y positiva.

  • Emails de contacto

Se creó una dirección de correo electrónico principal dedicada a consultas generales (congreso@protocolo.com ) y otra cuenta para la persona responsable de la Secretaría Técnica (carla.atance@grupoeip.com) para gestiones más personalizadas y de otra índole.

A través de estas cuentas se llevarían a cabo todas las comunicaciones directas con los contactos de las diferentes bases de datos.

  • Newsletters

Es la principal técnica de comunicación empleada por la Secretaría Técnica. Aquellos boletines de información que se enviaban a la base de datos general (de público objetivo) tenían un carácter más persuasivo y atractivo para poder de esta forma enganchar y captar a participantes. En ellos se destacaba fundamentalmente la novedosa metodología de esta edición, en la que el programa social estaba inmerso dentro del científico, así como el formato de las ponencias (TED Talks) y la calidad de los ponentes ya confirmados, todo ello como ‘percha’ informativa del congreso, para conseguir captar la atención e interés de los contactos.

A esta base de datos se le hacía el correspondiente seguimiento y se gestionaba para seguir enviándoles futuras newsletters adaptándolas a sus intereses, ya sea porque se comunicaban ellos mismos tras recibir una de las notificaciones, o también teniendo en cuenta las áreas de trabajo de cada contacto o colectivo de la base. También adaptándolas a los idiomas oportunos: inglés y portugués, principalmente.

En cuanto a las newsletters enviadas a los ya inscritos al Congreso, tenían otro tipo de connotación, mucho más suave y meramente informativa, para facilitar al congresista la gestión de su estancia en la ciudad sede y en el congreso en general.

Se lanzaban mensajes para fidelizar al inscrito, otorgándole facilidades para su alojamiento, transporte, estancia… y también todas las novedades que se iban confirmando a lo largo del tiempo para el evento, sobre todo en cuanto a ponentes y experiencias (dentro del programa social-científico).

  • Mensajes informativos

Existen otro tipo de mensajes los cuales eran enviados sólo a los ya inscritos, ya que su contenido era de carácter informativo y de alguna forma les influía en su participación al evento. Por ejemplo, mensajes derivados de modificaciones de actividades urgentes y necesarias, informando sobre plazos de cancelación/devolución de cuota, etc.

Materiales de apoyo y comunicción

Para comenzar a tomar contacto con el público objetivo del congreso, es importante poder apoyarse de materiales dónde se incluya información de lo que va a consistir a grandes rasgos y lo más confirmado y detallado posible, el evento que queremos comunicar.

  • Dossier

Uno de los primeros pasos tomados en la organización del XVI Congreso Internacional de Protocolo para poder comenzar a comunicarlo (posteriormente al diseño y establecimiento de la imagen corporativa e identidad de la nueva edición de congreso), fue la elaboración de un dossier general dónde se incluía entre otra información: la sede principal del congreso, sus objetivos generales, novedades, la propuesta de programa social y la línea temática de sus contenidos científicos, posibles cuotas y gestión de alojamiento y transportes, etc.

También se realizó una versión en inglés de este dossier general, con el fin de poder adaptarse y llegar al público al que se dirige el congreso: un público internacional.

Por otro lado, se adaptó también esta versión de dossier general a las instituciones implicadas de alguna forma en la organización del evento, obviando y/o añadiendo algunas partes del dossier general, con el fin de dirigir adecuadamente la información a este público y conseguir los objetivos marcados.

  • Presentación

Para conseguir transmitir de forma general, y también sintética, los objetivos y los rasgos principales del congreso y con ello captar a nuestro público y que éste participe, se realizó una presentación de apoyo con la información necesaria, e incluso tentativa, de lo que iba a ser el XVI Congreso Internacional de Protocolo. De esta forma, los profesionales del equipo de organización, podían desarrollar esta presentación a cualquier institución, país, escuela, universidad… al que se dirigiesen durante todos los meses de organización previa al congreso.

La información básica que se incluía en esta presentación era: objetivos, entidades implicadas (anfitrión, organizador), sede principal, programa social y científico, y principalmente las novedades del congreso y su organización en esta edición, como gancho de interés en el mismo.

  • Folleto

En cuanto al folleto, fue una herramienta que se elaboró a la par de la presentación también como apoyo a la difusión y captación del público objetivo. Se elaboró en formato díptico e incluyendo la misma información que la presentación con una mayor síntesis de la misma, permitiendo repartir de forma más sencilla información del congreso debido al formato en papel del mismo, dónde también se incluía la página web oficial del congreso así como el email y los teléfonos de contacto para facilitar la comunicación con la Secretaría Técnica.

  • Carta de invitación

Las cartas de invitación se elaboraron teniendo en cuenta que muchas instituciones, principalmente en Latinoamérica, solicitan un documento para que sus trabajadores puedan participar en eventos de esta índole, e incluso es solicitado por algunas embajadas.

El contenido de dicho documento hace referencia principalmente a la necesidad de la participación del interesado/a en el congreso, firmado por el Presidente del Comité Organizador y resaltando la línea temática, fecha y sede del evento.

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*Artículo elaborado por Gerardo Correas, presidente de la Escuela Internacional de Protocolo y director del XVI Congreso Internacional de Protocolo

Así se hizo #CIPROVALLADOLID17 | La planificación: Las cuatro patas

En esta tercera entrega detallaremos cómo procedimos a la PLANIFICACIÓN DEL CONGRESO.

Con un año de antelación y teniendo claro los objetivos del evento, empezamos a trabajar  en cuanto a las necesidades de planificación, basados en un decálogo de requisitos básicos:

  1. Panel científico variado de temática y de alta calidad profesional
  2. Conseguir un número de asistentes nunca antes conseguido en este tipo de encuentros, con la intención de estar entre los 800 y los mil asistentes
  3. Metodología novedosa y adaptada a los nuevos tiempos
  4. Conseguir la máxima difusión posible no solo del encuentro sino de las temáticas a desarrollar
  5. Abrir el campo de las temáticas,y por tanto de los asistentes, a otras disciplinas comunicativas afines al campo del protocolo
  6. Unir por primera vez a todas las asociaciones de protocolo existentes en España.
  7. Conseguir una cuota de inscripción asequible.
  8. Lograr apoyo institucional por parte de la mayor cantidad posible de instituciones públicas y privadas para conseguir el reconocimiento del protocolo como disciplina de comunicación.
  9. Dar cabida por medio de un “call for papers”  a todo aquel que tuviera algo que decir
  10. Realizar un congreso basado en la EXPERIENCIA.

Con estas ideas claras nos pusimos manos a la obra.

LO PRIMERO: Elaboramos un dossier desarrollando las pautas básicas con las que queríamos trabajar y que iba a ser el documento que nos iba a guiar durante todo el trayecto

¿Cómo acometer esto? No teníamos ni ciudad, ni espacio, tan solo lo que queríamos hacer.

AQUÍ NACIERON LAS CUATRO PATAS DE UNA MESA LLAMADA PLANIFICACIÓN DEL CONGRESO

PRIMERA PATA DE LA MESA DE LA PLANIFICACIÓN: CREACIÓN DE LA PÁGINA WEB Y TRATAMIENTO DE LAS BASES DE DATOS

  • CREACIÓN DE LA PÁGINA WEB

Una web, sencilla e intuitiva pero completa, totalmente conectada a la base  de datos ofreciendo toda la información necesaria del encuentro que se iba completando según íbamos avanzando.

  • GENERACIÓN DE LA BASE DE DATOS:
    • Analizamos y definimos los colectivos de profesionales  que consideramos podrían tener interés en el encuentro
    • A partir de estos colectivos:
      • Nos pusimos a buscar a todos los profesionales del mundo del protocolo de la comunicación, del marketing, de la publicidad, de la imagen personal y de la relación pública, haciendo mucha incidencia en Europa y América.
      • Búsqueda y contacto con el mayor número posible de asociaciones de protocolo, comunicación, imagen personal.
      • Buscamos todas las instituciones públicas y privadas que podrían tener interés en el encuentro

Así en los primeros tres meses nos hicimos con una base de datos compuesta por cerca de 40.000 registros directos y otros 10.000 indirectos por medio de las distintas asociaciones que contactarían con sus socios.

A partir de ahí, empezamos a enviar información que paralelamente íbamos desarrollando y ampliando en el dossier inicial y básico.

Estos contactos, enseguida empezaron a tener frutos y se inició el trabajo de contacto directo con todos los que pedían información.

SEGUNDA PATA DE LA MESA: EL PANEL CIENTÍFICO

Por un lado se estableció un call for papers que enviamos a toda la base de datos y que publicamos en la web, para someter al comité científico las propuestas de ponencias que iban llegando a lo largo de los meses.

Por otro lado, nos pusimos a buscar “ponentes invitados” con el perfil de profesionales muy reputados en los distintos sectores, buscando la multidisciplinariedad propuesta, pero que además, tuviese la suficiente experiencia de oratoria para que sus intervenciones fueran lo más didácticas posibles.

TERCERA PATA: LAS EXPERIENCIAS Y LOS ACTOS SOCIALES.

En esa intención de hacer un congreso sobre todo experiencial había que cuadrar y preparar toda la logística necesaria para determinar las experiencias que, enmarcadas en el panel científico, íbamos a proponer a los asistentes.

Así las dividimos en cuatro grandes grupos:

  • Experiencias en bodegas
  • Experiencias en Valladolid y provincia con visitas a instalaciones de interés protocolario
  • Experiencias históricas de comunicación y protocolo
  • Talleres específicos

Todo se basaba en que cada asistente pudiera elegir la experiencia que considerase más interesante lo cual comportaba una complejidad organizativa muy elevada. En la entrega donde explicaremos en que consistieron las experiencias, incorporaremos el sistema de funcionamiento de las mismas.

En cuanto a los actos sociales, las dos personas encargadas de su desarrollo debían completarlos de tal manera que estuvieran enmarcados en el programa científico. Así, el concierto de las velas, pretendía además de oir una música espectacular, demostrar cómo se organiza un concierto en un espacio singular. Y la tradicional cena de gala, se convirtió en una cena de hermandad, verdadera fiesta, en un espacio también muy singular y en la que se podría analizar la necesaria preparación y ejecución de una acto de estas características.

CUARTA PATA: LA COMUNICACIÓN Y DIVULGACIÓN DEL CONGRESO.

El plan estratégico de comunicación, se basó en dos grandes cuestiones:

  1.                 Las redes sociales: Se planificó la difusión a través de los perfiles de Twitter, Facebook e Instagram  de distintos ítems a comunicar, como los posts específicos para la web sobre cada uno de los ponentes y otras temáticas del congreso, obteniendo unos resultados espectaculares.
  2.                 La comunicación y divulgación  en sí misma: Por medio de un reconocido Director de Comunicación del congreso, se planificó la presencia en medios, apareciendo en radios, televisiones y prensa escrita de muchos países y teniendo una difusión espectacular durante los nueve meses previos a la celebración del congreso.

Se planificó así mismo, tanto en redes como en presencia en medios,un amplísimo dispositivo para los tres días de ejecución del congreso.

Todo este trabajo se ha realizado durante once meses de manera continuada por un equipo formado por ocho personas que han quitado tiempo al sueño para poder realizarlo, pues además de todo esto, tenían que desarrollar su día a día en la Escuela Internacional de Protocolo.

Si el XVI Congreso Internacional de Protocolo  ha tenido éxito, se debe fundamentalmente al trabajo de estas 8 personas durante los once meses que duró el proceso:

  • BASES DE DATOS:  CARLA ATANCE
  • PÁGINA WEB:  TOMÁS CORREAS
  • PANEL CIENTÍFICO : MARINA FERNÁNDEZ
  • EXPERIENCIAS Y ACTOS SOCIALES: JUAN MANUEL JIMÉNEZ  y JORGE MATEO SAGASTA
  • COMUNICACIÓN: FRANCISCO SUÁREZ
  • REDES SOCIALES: PILAR MUIÑOS  y LEYRE ECHEVARRÍA

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*Artículo elaborado por Gerardo Correas, presidente de la Escuela Internacional de Protocolo y director del XVI Congreso Internacional de Protocolo

 

 

 

 

Así se hizo el XVI Congreso Internacional de Protocolo #CIPROVALLADOLID17

Iniciamos con este post una serie de recopilación y explicación de cómo se desarrolló desde el inicio, la preparación, planificación y ejecución del XVI Congreso Internacional de Protocolo, comunicación corporativa, imagen personal y organización de eventos.

Esta serie explicará:

  • CONCEPTO DEL CONGRESO
  • PLANIFICACIÓN: LAS CUATRO PATAS
  • PROMOCIÓN DEL CONGRESO  Y SISTEMA DE INSCRIPCIONES
  • PANEL CIENTÍFICO
  • LOGÍSTICA DE LAS EXPERIENCIAS
  • COMUNICACIÓN
  • EQUIPO DE TRABAJO
  • LA PRODUCCIÓN
  • LA EJECUCIÓN
  • LAS CEREMONIAS
  • LA DIFUSIÓN. PRENSA Y REDES
  • LAS CIFRAS

 

Queremos con ello, dar una continuidad al que consideramos el encuentro más importante de las disciplinas comunicativas de los últimos años, que se celebró en Valladolid los días 27,28 y 29 de noviembre de 2017.

A pesar de las múltiples felicitaciones y muestras de agradecimiento que nos han llegado en los últimos días, no tenemos duda de que a algunos les habrá gustado y a  otros no, e incluso muchos tendrán críticas constructivas  que agradeceremos mucho nos hagan llegar con el fin de analizar con detalle todo lo acontecido.

En la siguiente entrega analizaremos EL CONCEPTO DE CONGRESO QUE HEMOS DESARROLLADO.

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*Artículo elaborado por Gerardo Correas, presidente de la Escuela Internacional de Protocolo y director del XVI Congreso Internacional de Protocolo