Así se hizo #CIPROVALLADOLID17 |El procedimiento de inscripción

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Para conseguir la asistencia prevista debíamos intentar que la cuota fuera lo más baja posible, no llegando en un primer término a los 250 euros la cuota general que era la más cara.

La cuota de asociaciones en un primer plazo era de 190 euros

Y todo ello, con unas prestaciones que permitiese una relación calidad precio óptima.

La cuota de inscripción incluía:

  • Participación en todas las sesiones
  • Acceso a ponencias ( libro resumen o página web)
  • Diploma acreditativo de asistencia
  • Ceremonia inaugural
  • Recepciones sociales
  • Degustación de tapas los días 27 y 28 de noviembre
  • Eventos sociales y visitas alternativas
  • Cena de Hermandad y fiesta fin de congreso:
    • Photocall
    • Recibimiento asistentes
    • Cena de hermandad
    • Espectáculo de luz y sonido
    • Entretenimiento con actuación con Big Band
    • Espectáculo de magia
    • Brindis final y sorpresa a los asistentes.
  • Ceremonia de clausura
  • Accesos especiales
  • Set del congresista
  • Cascos de traducción
  • Recepciones oficiales
  • Ponencias extraaulas con experiencias y visitas

PROCEDIMIENTOS Y GESTIÓN DE INSCRIPCIONES

Este apartado es uno de los más importantes en cuanto a las tareas de la Secretaría Técnica se refiere. Es importante tener control, gestionar y actualizar día a día la base de datos de los inscritos, que es con la que en este caso se trabajaría principalmente y para la que el resto de bases de datos han sido creadas anteriormente: para desembocar en la base principal del congreso, los inscritos.

  • Procedimiento de inscripción y tarifas

Unas semanas más tarde de crear la página web oficial del congreso y comenzar a completarla de contenido, se formó el apartado de INSCRIPCIÓN.

Este apartado se estableció como vía principal para todas las inscripciones del congreso.

El procedimiento se realizaría entonces a través de la visita a la página web del congreso, dónde como se ha comentado, se configurón un apartado propio de Inscripciones.

En este apartado se incluiría una tabla informativa de tarifas divididas en tres bloques:

  1. Hasta 31 julio, inclusive.
  2. Hasta 30 de septiembre, inclusive.
  3. Hasta la fecha del congreso.

El primer bloque temporal, incluiría las tarifas más económicas de todo el congreso, en el segundo se incrementaría ligeramente el precio y en el tercer bloque se aplicaría la cuota general, sin ningún descuento asignado.

Con estos descuentos, se pretendía captar a un número mayor de inscritos atrayéndoles con cuotas muy económicas, teniendo en cuenta las prestaciones incluidas, además de poder evitar aglomeraciones en la plataforma de inscripciones en las últimas semanas.

Hay que destacar que en esta edición de Congreso Internacional de Protocolo además de establecerse estos descuentos en los diferentes plazos, también se gestionaron tarifas especiales a diferentes colectivos:

  1. Miembros de Asociaciones.
  2. Estudiantes
  3. Acompañantes.
  4. Miembros de la OICP.
  5. General

Tanto los miembros de alguna asociación como los estudiantes (ambos de cualquier índole o área), debían acreditar su condición en el mismo formulario de inscripción correspondiente. En este formulario se incluía un apartado dónde se exigía adjuntar un documento, o bien el certificado de membresía actual a dicha asociación o bien la matrícula de estudio vigente, en caso de ser estudiante.

Sólo de esta forma podría validarse su inscripción al congreso para que posteriormente se confirmase desde la Secretaría Técnica que los documentos e información facilitados eran correctos, y de no ser así, se pondría en contacto con la persona afectada para notificarle la incidencia en su registro.

En cuanto a la tarifa especial de Acompañantes, es la única de todas las anteriores que no incluiría todas las prestaciones, ya que se presupone que dicha persona no pretende participar en las actividades o parte científica (ponencias) del congreso, sino acompañar a una persona en su estancia en la sede del congreso y participar en el programa social de éste. Por lo que esta cuota, incluía todo, excepto el acceso a ponencias. Más adelante se detallarán las prestaciones generales del Congreso.

Para poder verificar la cuota de acompañante se solicitaba en su respectivo formulario añadir el email con el que ya se había tenido que inscribir previamente la persona a la que acompaña en el evento. Después se verificaba y gestionaba debidamente en la base de datos.

Para los miembros de la OICP (Organización Internacional de Ceremonial y Protocolo), entidad anfitriona del congreso, se estableció un boletín de inscripción especial, el cual no tenía coste, además su acceso estaba restringido y sólo podía accederse previa autorización del comité organizador y de la secretaría técnica. Sus prestaciones no variaban de las generales.

La cuota General era la cuota más elevada de todas, y le correspondería a todos aquellos participantes que no cumplieran con las condiciones del resto de boletines para poder acogerse a sus cuotas especiales.

  • Formulario de inscripción

Todos los formularios de inscripción tenían una base similar de contenido.

La primera parte se solicitaban datos personales del interesado/a, tales como: nombre, apellidos, documento de identificación, teléfono, email. Estos dos últimos los más importantes en cuanto a las gestiones de la Secretaría Técnica ante cualquier comunicación o incidencia con el inscrito.

Un segundo apartado dónde de forma no obligatoria se solicitaban datos de facturación, si el inscrito deseaba factura, ya que ésta se enviaba automáticamente a la dirección de email facilitada con los datos cumplimentados en este apartado, una vez confirmado su formulario. Cambiar los datos y/o realizar facturas conjuntas y otro tipo de documentación también era posible previa comunicación con la Secretaría Técnica y el Departamento de Contabilidad del Congreso.

Una tercera parte se dedicaba a la elección de las actividades o experiencias dentro de programa social (enmarcado en esta edición, dentro del científico). Se incluían cuatro desplegables: dos para el día Lunes 27 y otros dos para el día Martes 28.

En ellos se debía elegir las actividades en cada horario y cada día:

Lunes 27 y Martes 28

  • Primera actividad a las 16:30h*
  • Segunda actividad a las 18:30h

*Algunas experiencias como Visita a una Bodega o Medina del Campo, tenían un horario y forma diferente al resto (su horario era a las 14:30h) y sólo podían realizar esa actividad en el día, ya que duraba más tiempo que las demás y también se incluían los almuerzos por el camino.

Para poder elegir a qué actividad asistir, los interesados podían visitar previamente en la web,el apartado EXPERIENCIAS, donde se explicaba de forma detallada cada una de ellas.

Una vez se completaba el aforo de cada actividad y en cada horario, se eliminaba automáticamente de la plataforma de inscripción, por lo que no podía seleccionarse. Motivo de más para que los interesados en participar se inscribiesen cuanto antes, y poder disponer de un amplio abanico de opciones de actividades.

Podían realizarse modificaciones de estas actividades  pero previa solicitud a la Secretaría Técnica y valorando desde ella el aforo y disponibilidad de la experiencia.

Dentro de este apartado del Boletín de inscripción, se incluía también una casilla a completar Sala principal 4con una palabra que para el inscrito definiera PROTOCOLO O IMAGEN PERSONAL, temas principales del congreso. Esta palabra se incluiría en su acreditación personalizada y también serviría para conformar el escenario principal de Teatro Calderón (sede del congreso), ya que se realizaría un collage con todas las palabras facilitadas.

Como último apartado del boletín se estableció la Forma de Pago.

El pago a través del boletín estaba disponible principalmente a través de Tarjeta Bancaria o Transferencia Bancaria.

Mediante Tarjeta Bancaria el pago se realizaba en el momento, por lo que la inscripción quedaba confirmada en el momento si no había ninguna incidencia de otro tipo.

El pago a través de Transferencia Bancaria podía realizarse hasta casi unas semanas previas a la fecha del congreso. Además, la cuota se mantenía independientemente de que el pago se efectuase ya en otro plazo de inscripción y los precios variasen, lo que se tenía en cuenta era su registro y relleno de formulario en fecha (plazo). No obstante, se solicitaba efectuar en la brevedad posible el pago/transferencia con el fin de facilitar la organización del congreso.

Para el pago con transferencia, el congresista recibía en su email un documento con los datos precisos y necesarios para poder realizarla.

Otra forma de pago disponible era en el mismo congreso, aunque no de forma oficial, si no con el fin de facilitar su participación a aquellas personas que por cualquier motivo no les fuera posible realizar el pago a través de las anteriores vías.

Para esta forma de pago se solicitaba poder efectuarlo en efectivo y en la moneda de cambio del país del evento (€), ya que de esta se podrían evitar posibles incidencias de nuevo con tarjetas bancarias u otro tipo de moneda.

El pago en el congreso no se estableció como forma oficial, sino bajo previa solicitud, con el fin de facilitar las acreditaciones del congreso, ya que estas personas serían consideradas en cuanto a la gestión del congreso, como incidencias al no haber formalizado el pago. Por lo que uno de los objetivos principales de la Secretaría Técnica en el congreso era evitar tener dichas incidencias, y si se daban, poder resolverlas en el menor tiempo posible, tanto por el bienestar del congresista como de la propia organización.

Una vez confirmado el registro, se enviaba automáticamente un documento al email del inscrito, con toda la información y datos aportados en el formulario.

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*Artículo elaborado por Gerardo Correas, presidente de la Escuela Internacional de Protocolo y director del XVI Congreso Internacional de Protocolo en colaboración con Carla Atance

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