El concepto básico del congreso. #CIPROVALLADOLID17

En esta serie de cómo se realizó la planificación y la ejecución del XVI Congreso Internacional de Protocolo en Valladolid, queremos empezar hablando del CONCEPTO DEL EVENTO que nos propusimos desarrollar.

En primer lugar, es de destacar que se habla mucho de la necesidad de adaptar los objetivos  y la realización de cualquier evento a los momentos actuales, pero vemos que los congresos siguen organizándose de igual forma desde hace años.

Creemos que esto debe cambiar y en la responsabilidad como organizadores de actos quisimos organizar un congreso distinto pero que fuese efectivo. Distinto no por ser originales sino porque creemos que los congresos hoy día deben cumplir una serie de requisitos que, organizados como hace unos años, ya no la cumplen.

Hemos querido hacer un encuentro cuyo concepto básico se fundamentase en la EXPERIENCIA que los asistentes iban a vivir, y nos pusimos en marcha desde el mes de noviembre de 2016 en que empezamos a trabajar, con el horizonte puesto en el 27,28 y 29 de noviembre de 2017.

1. INTERDISCIPLINAR

En este mundo interconectado en el que vivimos, cargados y abrumados por la  información, la persona que vaya sola no podrá hacer nada productivo y, en este sentido, nos decidimos a que nuestro congreso fuese INTERDISCIPLINAR. El protocolo en sí mismo, él solo, no puede hacer nada. Precisamente, el protocolo se convierte en disciplina efectiva para la institución que lo ejecuta en el momento en que se une a otras acciones comunicativas y va de la mano según las políticas estratégicas de comunicación de la misma.

De aquí nace el lema y la imagen del congreso: La coordinación de las disciplinas comunicativas  llevada a la imagen con un logotipo moderno y sencillo que transmitiera a primera vista lo que pretendíamos.

Como imagen debía primar esa interconexión de las disciplinas: Todas tienen que decir algo y todas están interconectadas. Comunicación, protocolo, marketing, publicidad, relación pública…

A partir de ahí, debíamos incorporar tanto el nombre del congreso para que se identificara, la ciudad así  como el lema propuesto:

 

 

Uniendo todo ello, conseguimos una imagen sencilla, limpia y muy expresiva que hemos estado utilizando en todo momento:

2. METODOLOGÍA DE PONENCIAS

Sin duda, lo más importante de cualquier congreso es el panel científico que se desarrolla. En este sentido, desde un principio nos decidimos a buscar no solo a los mejores ponentes, sino a los mejores expositores de ideas.

Creemos que la doctrina podemos encontrarla en múltiples foros en la red y no tiene sentido que alguien se moleste en hacer ni un solo kilómetro para oir algo que puede encontrar en un blog.

No queríamos doctrina, si IDEAS. Exponga dos o tres ideas fuerza en no más de 20 minutos y a partir de ahí que cada uno saque sus conclusiones. Nos gustaba la filosofía TED, ideas que merezca la pena compartir, así que ¿por qué no aplicarlo a nuestro congreso?

 

Cambiamos las PONENCIAS POR INTERVENCIONES.

Desarrollaremos este apartado en el post previsto de PANEL CIENTÍFICO, explicando cómo lo conformamos.

3. METODOLOGÍA EXPERIENCIAL                                          

Nos propusimos que en un congreso de hoy no debe haber solo intervenciones teóricas por buenas que estas sean, sino que, bajo el lema: “No me lo cuente, hágalo” consideramos que debíamos desarrollar una serie de experiencias que viviesen los asistentes y que formasen parte del programa científico al mismo tiempo que se desarrollaban acciones sociales que permitiesen la interrelación personal  entre todos. Lo que ahora hemos dado en llamar “Networking”.

Ya sabeís que en Escuela Internacional de Protocolo tenemos un lema: APRENDER HACIENDO, así que nos parecía lógico aplicarlo también en esta ocasión, añadiendo así una gran novedad en la necesaria adaptación actual de la organización de congresos.

4. ACTOS SOCIALES DENTRO DEL PANEL CIENTÍFICO PERO  INMERSOS EN LA CIUDAD

Hacer que los asistentes vivan la ciudad es la mejor manera de conseguir un objetivo pocas veces conseguido en los congresos: Que se viva y se conozca la ciudad. No solo se consiguen de una manera más sencilla los necesarios apoyos institucionales si esto se garantiza, sino que el  público objetivo que puede asistir encuentra otros motivos para su presencia.

Nos fuimos a la calle. Nada de almuerzos. Conocer la cultura gastronómica de Valladolid, escogiendo entre 14 bares especializados en tapas,  así como sus elementos culturales, empresariales, etc.

5. NO A LOS ENCORSETAMIENTOS PROTOCOLARIOS

Los de protocolo también sabemos divertirnos y, así preparamos una cena de hermandad en la que la sonrisa y la diversión sana, unidas a las experiencias gastronómicas de la región nos hicieron pasar una noche de amistad y de encuentros que esperamos se haya hecho inolvidable. Con fotocall incluido y, por supuesto, con alfombra roja. Todos éramos los protagonistas y las estrellas.

6. Y TODO ELLO EN EL MARCO MÁS AGRADABLE POSIBLE

Lo hemos dicho muchas veces en la Escuela Internacional de Protocolo: los eventos salen mejor si hay sonrisa y buen rollo. Y…dicho y hecho.

Todo, tenía que estar enmarcado en la mejor de las sonrisas y el buen ambiente entre todos.

De esta manera, todos los componentes del equipo de trabajo tenía dos funciones claras:

  1. La función específica que a cada uno le correspondía según la planificación.
  2. Todo en el mejor de los ambientes, con una sonrisa y una actitud de exquisito trato humano.

Bajo estos conceptos nos pusimos manos a la obra pretendiendo hacer un congreso actual, moderno, eficaz y sobre todo que consiguiese que todos tuviesen el retorno esperado.

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*Artículo elaborado por Gerardo Correas, presidente de la Escuela Internacional de Protocolo y director del XVI Congreso Internacional de Protocolo

Así se hizo el XVI Congreso Internacional de Protocolo #CIPROVALLADOLID17

Iniciamos con este post una serie de recopilación y explicación de cómo se desarrolló desde el inicio, la preparación, planificación y ejecución del XVI Congreso Internacional de Protocolo, comunicación corporativa, imagen personal y organización de eventos.

Esta serie explicará:

  • CONCEPTO DEL CONGRESO
  • PLANIFICACIÓN: LAS CUATRO PATAS
  • PROMOCIÓN DEL CONGRESO  Y SISTEMA DE INSCRIPCIONES
  • PANEL CIENTÍFICO
  • LOGÍSTICA DE LAS EXPERIENCIAS
  • COMUNICACIÓN
  • EQUIPO DE TRABAJO
  • LA PRODUCCIÓN
  • LA EJECUCIÓN
  • LAS CEREMONIAS
  • LA DIFUSIÓN. PRENSA Y REDES
  • LAS CIFRAS

 

Queremos con ello, dar una continuidad al que consideramos el encuentro más importante de las disciplinas comunicativas de los últimos años, que se celebró en Valladolid los días 27,28 y 29 de noviembre de 2017.

A pesar de las múltiples felicitaciones y muestras de agradecimiento que nos han llegado en los últimos días, no tenemos duda de que a algunos les habrá gustado y a  otros no, e incluso muchos tendrán críticas constructivas  que agradeceremos mucho nos hagan llegar con el fin de analizar con detalle todo lo acontecido.

En la siguiente entrega analizaremos EL CONCEPTO DE CONGRESO QUE HEMOS DESARROLLADO.

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*Artículo elaborado por Gerardo Correas, presidente de la Escuela Internacional de Protocolo y director del XVI Congreso Internacional de Protocolo

 

¿Por qué una app para #CIPROVALLADOLID17? — @CongProtocolo

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El XVI Congreso Internacional de Protocolo, Comunicación Corporativa, Imagen Personal y Organización de Eventos será el primero de los congresos de protocolo que tendrá una aplicación propia para móviles. Pero ¿por qué una app?

a través de ¿Por qué una app para #CIPROVALLADOLID17? — Noticias/Prensa

La @CEOE_ES y @GrupoEIP promoverán actividades formativas y comunicativas en el ámbito del protocolo

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Gerardo Correas, presidente de la Escuela Internacional de Protocolo (a la derecha de la imagen) y  Javier Calderón, director del departamento de Empresas y Organizaciones de CEOE

La Confederación Española de Organizaciones Empresariales (CEOE) y la Escuela Internacional de Protocolo han firmado un acuerdo de colaboración entre ambas entidades.

El acuerdo de colaboración entre la Escuela Internacional de Protocolo y CEOE establece que las dos entidades promoverán actividades formativas y comunicativas conjuntas en el ámbito del protocolo, la comunicación y la organización de eventos. Para Gerardo Correas, presidente del Grupo EIP , se trata de un importante acuerdo para el mundo del protocolo y las empresas españolas ya que “cerca del 50% de los resultados empresariales tienen que ver con una buena gestión del protocolo en la compañía, la estrategia de comunicación, los eventos corporativos o la imagen”.

Además mediante este acuerdo la CEOE también participará en el XVI Congreso Internacional de Protocolo donde el director del Gabinete de Presidencia de CEOE, Narciso Casado, intervendrá en la inauguración.

El XVI Congreso Internacional de Protocolo, que se celebrará del 27 al 29 de noviembre en Valladolid, ha incorporado así  a su grupo de colaboradores a CEOE, confederación que agrupa a más de dos millones de empresas y autónomos a través de 240 asociaciones sectoriales y territoriales. De esta manera, CEOE difundirá este importante evento entre sus asociados repartidos por toda España.

El XVI Congreso Internacional de Protocolo, Comunicación Corporativa, Imagen Personal y Organización de Eventos está organizado por la Escuela Internacional de Protocolo (EIP) y contará con la participación de Narciso Casado Martín, director de Gabinete de Presidencia de CEOE, que impartirá la conferencia de inauguración, y de Peter Van Leare, jefe de protocolo de Naciones Unidas, que se encargará de la clausura. La organización del Congreso ha confirmado a 82 ponentes, entre ellos, además de los ya mencionados, el presidente de la Asociación de Comunicación Política (ACOP), Daniel Ureña; el director de la Volvo Ocean Race; el coordinador de Protocolo de la ONCE, Javier Aguado, o el jefe de Protocolo de las Naciones Unidas, Peter Van Laere.

Ambas instituciones consideran el protocolo, la comunicación corporativa, imagen personal y la organización de eventos como una herramienta más para mejorar las cuentas de resultados de las empresas. Por este motivo, el XVI Congreso Internacional de Protocolo se erige como un evento importante para el networking internacional de las empresas españolas que reunirá en la capital castellanoleonesa a más de 800 asistentes procedentes de 50 países.

Escuela Internacional de Protocolo

La Escuela Internacional de Protocolo está formada por una red de centros con sedes Madrid, Barcelona, Valencia, Granada, Asturias y A Coruña, por lo que se refiere a España, y en otros países como Argentina, Honduras y Paraguay.  En la actualidad, se considera el primer centro mundial especializado en la formación en Protocolo, Relaciones Institucionales y Gestión de Eventos. Por su aulas han pasado más de 20.000 alumnos, de los cuales, el 60% ocupa hoy puestos de dirección en departamentos de protocolo, lo que refleja la creciente actividad de sector de organización de eventos.

La secretaría técnica de un congreso- Por @GerardoEIP en @CongProtocolo

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La SECRETARÍA TÉCNICA es el organismo fundamental del congreso, el brazo ejecutivo de los mandatos del comité organizador. Es necesario establecer una SECRETARÍA TÉCNICA desde la que poder centralizar todo el proceso organizativo del evento y, por tanto ser el referente para las confirmaciones y todas las gestiones necesarias para el buen cumplimiento de las…

a través de La secretaría técnica de un congreso- Por @GerardoEIP — Noticias

Localización de la sede y los espacios de un congreso- Por @GerardoEIP en @CongProtocolo

Localización sede congreso protocolo(1)

En el capítulo anterior analizamos la mejor manera de poder seleccionar tanto la sede del congreso como los espacios a utilizar que, precisamente, van a determinar entre otras cosas, la elección de dicha sede. Como hemos visto, para elegir el ESPACIO central del congreso hay que analizar una serie de requisitos que nos ofrece cada…

a través de Localización de la sede y los espacios de un congreso (II) — Noticias

Desarrollo Científico del XVI Congreso Internacional de Protocolo #CIPROVALLADOLID17 — @GerardoEIP

Hemos mandado un boletín a los mas de 30.000 registros que constan en nuestra base de datos, informando de los avances en el DESARROLLO CIENTÍFICO DEL CONGRESO. Aquí os lo replico, no sin antes dar las GRACIAS a todos los ponentes que nos están ayudando a marcar un antes y un después de la celebración […]

a través de Desarrollo Científico del Congreso — GERARDO CORREAS

Novedades en #CIPROVALLADOLID17: La Aplicación GRATUITA para teléfono móvil de @CongProtocolo — @GerardoEIP

Seguimos trabajando en la planificación del congreso y tenemos novedades que queremos compartir con todos y que os iremos contando en este blog. APP DEL CONGRESO- GRATUITA Ya tenemos lista la APP del Congreso que todos, congresistas o no, podrán disfrutar. Ya se puede bajar, de manera gratuita, a cualquier Smartphone desde las tiendas, […]

a través de Novedades en el Congreso ( XVI CIPROVALLADOLID): La Aplicación GRATUITA para teléfono móvil. — GERARDO CORREAS