El concepto básico del congreso. #CIPROVALLADOLID17

En esta serie de cómo se realizó la planificación y la ejecución del XVI Congreso Internacional de Protocolo en Valladolid, queremos empezar hablando del CONCEPTO DEL EVENTO que nos propusimos desarrollar.

En primer lugar, es de destacar que se habla mucho de la necesidad de adaptar los objetivos  y la realización de cualquier evento a los momentos actuales, pero vemos que los congresos siguen organizándose de igual forma desde hace años.

Creemos que esto debe cambiar y en la responsabilidad como organizadores de actos quisimos organizar un congreso distinto pero que fuese efectivo. Distinto no por ser originales sino porque creemos que los congresos hoy día deben cumplir una serie de requisitos que, organizados como hace unos años, ya no la cumplen.

Hemos querido hacer un encuentro cuyo concepto básico se fundamentase en la EXPERIENCIA que los asistentes iban a vivir, y nos pusimos en marcha desde el mes de noviembre de 2016 en que empezamos a trabajar, con el horizonte puesto en el 27,28 y 29 de noviembre de 2017.

1. INTERDISCIPLINAR

En este mundo interconectado en el que vivimos, cargados y abrumados por la  información, la persona que vaya sola no podrá hacer nada productivo y, en este sentido, nos decidimos a que nuestro congreso fuese INTERDISCIPLINAR. El protocolo en sí mismo, él solo, no puede hacer nada. Precisamente, el protocolo se convierte en disciplina efectiva para la institución que lo ejecuta en el momento en que se une a otras acciones comunicativas y va de la mano según las políticas estratégicas de comunicación de la misma.

De aquí nace el lema y la imagen del congreso: La coordinación de las disciplinas comunicativas  llevada a la imagen con un logotipo moderno y sencillo que transmitiera a primera vista lo que pretendíamos.

Como imagen debía primar esa interconexión de las disciplinas: Todas tienen que decir algo y todas están interconectadas. Comunicación, protocolo, marketing, publicidad, relación pública…

A partir de ahí, debíamos incorporar tanto el nombre del congreso para que se identificara, la ciudad así  como el lema propuesto:

 

 

Uniendo todo ello, conseguimos una imagen sencilla, limpia y muy expresiva que hemos estado utilizando en todo momento:

2. METODOLOGÍA DE PONENCIAS

Sin duda, lo más importante de cualquier congreso es el panel científico que se desarrolla. En este sentido, desde un principio nos decidimos a buscar no solo a los mejores ponentes, sino a los mejores expositores de ideas.

Creemos que la doctrina podemos encontrarla en múltiples foros en la red y no tiene sentido que alguien se moleste en hacer ni un solo kilómetro para oir algo que puede encontrar en un blog.

No queríamos doctrina, si IDEAS. Exponga dos o tres ideas fuerza en no más de 20 minutos y a partir de ahí que cada uno saque sus conclusiones. Nos gustaba la filosofía TED, ideas que merezca la pena compartir, así que ¿por qué no aplicarlo a nuestro congreso?

 

Cambiamos las PONENCIAS POR INTERVENCIONES.

Desarrollaremos este apartado en el post previsto de PANEL CIENTÍFICO, explicando cómo lo conformamos.

3. METODOLOGÍA EXPERIENCIAL                                          

Nos propusimos que en un congreso de hoy no debe haber solo intervenciones teóricas por buenas que estas sean, sino que, bajo el lema: “No me lo cuente, hágalo” consideramos que debíamos desarrollar una serie de experiencias que viviesen los asistentes y que formasen parte del programa científico al mismo tiempo que se desarrollaban acciones sociales que permitiesen la interrelación personal  entre todos. Lo que ahora hemos dado en llamar “Networking”.

Ya sabeís que en Escuela Internacional de Protocolo tenemos un lema: APRENDER HACIENDO, así que nos parecía lógico aplicarlo también en esta ocasión, añadiendo así una gran novedad en la necesaria adaptación actual de la organización de congresos.

4. ACTOS SOCIALES DENTRO DEL PANEL CIENTÍFICO PERO  INMERSOS EN LA CIUDAD

Hacer que los asistentes vivan la ciudad es la mejor manera de conseguir un objetivo pocas veces conseguido en los congresos: Que se viva y se conozca la ciudad. No solo se consiguen de una manera más sencilla los necesarios apoyos institucionales si esto se garantiza, sino que el  público objetivo que puede asistir encuentra otros motivos para su presencia.

Nos fuimos a la calle. Nada de almuerzos. Conocer la cultura gastronómica de Valladolid, escogiendo entre 14 bares especializados en tapas,  así como sus elementos culturales, empresariales, etc.

5. NO A LOS ENCORSETAMIENTOS PROTOCOLARIOS

Los de protocolo también sabemos divertirnos y, así preparamos una cena de hermandad en la que la sonrisa y la diversión sana, unidas a las experiencias gastronómicas de la región nos hicieron pasar una noche de amistad y de encuentros que esperamos se haya hecho inolvidable. Con fotocall incluido y, por supuesto, con alfombra roja. Todos éramos los protagonistas y las estrellas.

6. Y TODO ELLO EN EL MARCO MÁS AGRADABLE POSIBLE

Lo hemos dicho muchas veces en la Escuela Internacional de Protocolo: los eventos salen mejor si hay sonrisa y buen rollo. Y…dicho y hecho.

Todo, tenía que estar enmarcado en la mejor de las sonrisas y el buen ambiente entre todos.

De esta manera, todos los componentes del equipo de trabajo tenía dos funciones claras:

  1. La función específica que a cada uno le correspondía según la planificación.
  2. Todo en el mejor de los ambientes, con una sonrisa y una actitud de exquisito trato humano.

Bajo estos conceptos nos pusimos manos a la obra pretendiendo hacer un congreso actual, moderno, eficaz y sobre todo que consiguiese que todos tuviesen el retorno esperado.

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*Artículo elaborado por Gerardo Correas, presidente de la Escuela Internacional de Protocolo y director del XVI Congreso Internacional de Protocolo

Consecuencias protocolarias del artículo 155- @GerardoEIP

Pues sí. Sí que ha habido consecuencias protocolarias y graves, desde mi punto de vista, con la aplicación del artículo 155 y queremos exponerlas aquí, no sin antes dejar clara la posición de la Escuela Internacional de Protocolo que no es otra que se trate a los profesionales del protocolo como eso, COMO PROFESIONALES, ya […]

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Comienza una nueva edición del máster de #EIPGalicia – @aulaprotocolo

El viernes 27 de octubre se iniciaba una nueva edición del Máster en PROTOCOLO, DISEÑO, CREACIÓN Y DIRECCIÓN DE EVENTOS CORPORATIVOS E INSTITUCIONALES, de la Escuela Internacional de Protocolo de Galicia.Tras una sesión de presentación y bienvenida a cargo de la directora de la EIP de Galicia, Pilar Muiños, que les explicó a los alumnos el…

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El protocolo de la Casa de S.M. el Rey – Por @GerardoEIP

El viernes pasado día 13 de octubre, tuve el gran honor y la gran suerte de compartir cena con una serie de amigos entre los que destacaba una de esas personas que no pasan inadvertidas y te dejan huella. Si, además del Presidente de la Asociación Española de Protocolo, Juan Ángel Gato, y la incansable […]

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Desarrollo Científico del XVI Congreso Internacional de Protocolo #CIPROVALLADOLID17 — @GerardoEIP

Hemos mandado un boletín a los mas de 30.000 registros que constan en nuestra base de datos, informando de los avances en el DESARROLLO CIENTÍFICO DEL CONGRESO. Aquí os lo replico, no sin antes dar las GRACIAS a todos los ponentes que nos están ayudando a marcar un antes y un después de la celebración […]

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Novedades en #CIPROVALLADOLID17: La Aplicación GRATUITA para teléfono móvil de @CongProtocolo — @GerardoEIP

Seguimos trabajando en la planificación del congreso y tenemos novedades que queremos compartir con todos y que os iremos contando en este blog. APP DEL CONGRESO- GRATUITA Ya tenemos lista la APP del Congreso que todos, congresistas o no, podrán disfrutar. Ya se puede bajar, de manera gratuita, a cualquier Smartphone desde las tiendas, […]

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Un año más la Escuela Internacional de Protocolo de Granada oferta más de 300 plazas de prácticas para sus estudiantes — Blog @EIPGranada

Nuestro empeño principal en nuestros 20 años de trayectoria como centro de vanguardia es que nuestros alumnos, al mismo tiempo que se formen, adquieran experiencia en escenarios reales y forjen un sólido currículum profesional Durante el curso académico 2016/2017, los estudiantes de la Escuela Internacional de Protocolo de Granada han podido optar a más de […]

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La Escuela Internacional de Protocolo en la cumbre del G20 (Por @HectorProtocolo)

El pasado 7 y 8 de julio se celebró en Hamburgo, Alemania, la Cumbre del G-20, que reunió a los líderes de las 20 economías industrializadas y emergentes más importantes del mundo, donde tuve el honor de asistir acreditado al Centro Internacional de Medios de este importante evento internacional y poder apreciar `in situ´ su alto nivel organizativo.

Héctor Pérez, profesor de la Escuela Internacional de Protocolo

Al grupo G-20, pertenecen Arabia Saudí, Argentina, Australia, Brasil, Canadá, China, Corea del Sur, Estados Unidos, India, Indonesia, Japón, México, Reino Unido, Rusia, Sudáfrica, Turquía y la Unión Europea. Alemania, Francia e Italia, que son miembros de la Unión Europa, participan de manera independiente.

Este año, además, asistieron como países invitados, España, Noruega, Países Bajos Singapur, Guinea (como representante de la Unión Africana), Senegal (por parte de la Nueva Alianza para el Desarrollo de África) y Vietnam (por el Foro de cooperación Económica Asia-Pacífico).

Además, tuvieron presencia organismos Internacionales como la Organización de las Naciones Unidas, el Fondo Monetario Internacional, el Banco Mundial, el Consejo de Estabilidad Financiera, la Organización de Cooperación y Desarrollo Económico, la Organización Mundial del Trabajo y la Organización Mundial de la Salud (OMS).

El tema de la reunión fue elegido por Alemania,  el país anfitrión, y fue “Forjar un mundo interconectado”.

Hamburgo: Una ciudad convertida en fortaleza.

Nada más aterrizar en la ciudad portuaria apodada como “la puerta del mundo” de Alemania, la sensación fue la de encontrarse en una fortaleza.  Cerca de 20.000 policías, helicópteros rugiendo, zonas cortadas, y controles de documentación constantes. Hamburgo se blindaba para recibir a los Jefes de Estado y de Gobierno del G-20.

El recinto ferial de Hamburgo, sede de la cumbre, se convirtió en el centro de anillo de seguridad diseñado por las autoridades alemanas.

Uno de los dispositivos de seguridad del G20. Foto: Héctor Pérez

 

 Condiciones idóneas para el trabajo de los periodistas en el Centro Internacional de Medios

Si bien el enfoque de la Cumbre del G-20 en Hamburgo fue de los Jefes de Estado y de Gobierno, correspondió a  los cerca de 4.800 periodistas de 65 países asegurarse de que las noticias de la cumbre llegasen a todos los rincones del mundo. Se pudo observar la dedicación con mucho esfuerzo para la creación del Centro Internacional de Medios, que sirvió como sede de los medios de comunicación.

El Centro Internacional de Medios, comprendía cuatro pabellones del recinto ferial de Hamburgo. Puestos de trabajo y un restaurante, ambos con pantallas gigantes, estaban disponibles para la prensa, asegurando que tuviesen todo a mano para informar sobre los eventos de la cumbre.

Uno de los periodistas acreditados informando en directo. Foto: Héctor Pérez

 

Unos mil puestos de trabajo para la prensa

El Centro Internacional de Medios contaba con unos 1.000 puestos de trabajo, donde los periodistas pudieron redactar sus artículos. Cada puesto de trabajo para la prensa, tenía una conexión LAN inalámbrica. También había cabinas de edición de televisión y radio. Impresoras, fotocopiadoras y un pequeño número de estaciones de trabajo con ordenadores y líneas ISDN también estaban disponibles.

Las retrasmisiones en directo de las conferencias de prensa y otras apariciones de los Jefes de Estado y de Gobierno que asistieron a la Cumbre, fueron proporcionadas por la televisión pública alemana, la NDR.

Centro Internacional de Medis. Foto: Héctor Pérez

Cerca de 100 kilómetros de cable

Más de 200 salas fueron equipadas y amuebladas en el Centro Internacional de Medios para su uso, principalmente como oficinas, salas de reuniones y salones, así como para la edición de televisión. Cerca de 70 kilómetros de cables de energía y comunicación fueron colocados en el Centro Internacional de Medios, además de 25 kilómetros de cable de fibra óptica.

Un total de 2,5 hectáreas fueron colocadas para amortiguar el sonido de los pies de los periodistas en los pasillos. Igualmente, 7.000 sillas y 378 papeleras se encontraban distribuidas por todo el Centro Internacional de Medios.

Vista general. Foto: Héctor Pérez

 

Alrededor de 15 toneladas de alimentos

Las necesidades culinarias de todos estos periodistas de todo el mundo no fueron olvidadas. Cuarenta y cinco cocineros prepararon desde platos típicos de la región norte de Alemania hasta cocina internacional. Por supuesto, respetando las normas dietéticas religiosas, culturales y médicas, tales como kosher, halal, vegetariano, vegano sin lactosa y alimentos sin gluten.

La oferta de comida comprendía 5.000 sándwiches, 2.000 pretzels, 600 kg de pan, 360 kg de jamón, 300 kg de queso (típico del norte de Alemania) 2.500 kg de fruta, 3.000 kg de carne, 400 kg de salchichas, 1.500 kg de pescado, 1.000 kg de verduras, 12.000 barras de chocolate, 12.000 postres, entre otras cosas. 15 toneladas de alimentos en total.

El servicio de comidas en el G20. Foto: Héctor Pérez

 

Conocer Hamburgo sin salir del Centro Internacional de Medios

Dada la apretada agenda de la Cumbre, los periodistas acreditados probablemente tuvieron poco tiempo para ver los lugares de interés de Hamburgo. Es por eso que en las paredes del Centro internacional de Medios fueron colocadas fotografías de gran formato de lugares emblemáticos de Hamburgo, incluyendo el histórico distrito de almacenes, los puentes y su famoso puerto.

Definitivamente, Hamburgo ha dejado el listón muy alto a nivel organizativo y un gran reto para Buenos Aires, ciudad sede de la próxima Cumbre del G-20 en 2018.

Vista general. Foto: Héctor Pérez

*Artículo elaborado por:

Héctor Pérez Corado, Profesor de la Escuela Internacional de Protocolo,  Experto en Cumbres Internacionales @HectorProtocolo

 

 

Localización de la sede y los espacios de un congreso (I) — @CongProtocolo

Localización sede congreso protocolo

Cuando hablamos de la SEDE de un congreso, nos referimos a la ciudad en la que se va a celebrar.La elección de la ciudad es importante ya que es un atractivo para los públicos potenciales por un lado, y por otro, hay que tener en cuenta las infraestructuras que posea en lo que se…

a través de Localización de la sede y los espacios de un congreso (I) — Noticias