Segundo #EIPodcast: Los eventos culturales

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Seguimos con nuestra serie de podcasts sobre protocolo y eventos. En esta ocasión entrevistamos a Concha Iglesias y Diana Lara, responsables de comunicación del Museo Reina Sofía, hablamos de comunicación corporativa y los eventos que alberga el museo. Para finalizar contamos con la colaboración de la estudiante de EIP MadridBeatriz Campo, creadora del blog “Lluvia de eventos”

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Y para que podáis seguir toda la serie los hemos recopilado en esta página

Así se hizo #CIPROVALLADOLID17 | La estrategia de comunicación digital

Hoy en día es imposible hablar de la comunicación de un evento sin pensar en dotarlo de una estrategia digital, así que  el XVI Congreso Internacional de Protocolo no podía a ser una excepción.

Desde el principio tuvimos claro que toda nuestra estrategia tenía que partir de un epicentro: la web de congreso que había creado Tomás Correas, director TIC de Escuela Internacional de Protocolo y del congreso. Porque es en  la web de un evento donde debe estar toda la información relevante y desde donde se deben originar por lo tanto todas las acciones de comunicación en las redes sociales.

Además en este caso, la web no solo servía para dar la información del evento, sino que era el punto hacia donde queríamos enviar a los interesados para el proceso de inscripción.

Es difícil resumir en un artículo todas las acciones que se hicieron pero vamos a resumirlo agrupándolas en tres bloques: antes, durante y después del evento.

ANTES DEL EVENTO

Uno de los puntos principales era definir en qué redes sociales queríamos estar presentes, y para ello analizamos los públicos objetivos y decidimos focalizarnos sobre todo en Twitter, Facebook e Instagram, con un apoyo ocasional de Youtube, desde el canal de GrupoEIP y el que crearían los alumnos de Comunicación de la UEMC

Tanto en Facebook como en Twitter se decide reutilizar alguno de l¡los perfiles que ya se habían creado para congresos anteriores (en twitter la del XIII  Congreso Internacional de Protocolo de Cádiz que también fue organizado por la EIP, y en FB la página que seguía activa del XV Congreso Internaiconal de Protocolo en Manaus ) pero en Instagram se crea un nuevo perfil específico.

Una vez decididos los perfiles había que pensar en la etiqueta a utilizar para este congreso en concreto, y tras varias conversaciones con la ciudad sede, como era importante visualizarla  y además por primera vez no era un congreso de protocolo sino con otras disciplinas afines de comunicación, imagen y organización de eventos, se opta finalmente por #CIPROVALLADOLID17 y se empieza a utilizar en todos los mensajes  que se lanzan en las redes sociales desde febrero de 2017 para que la etiqueta se fuera consolidando a la par que la evolución del congreso.

Acciones en la web

Además de la información estática que la web ofrece en sus diferentes pestañas, se dinamiza el contenido a través de la pestaña de Noticias que se convierte en un blog en el que se publican desde febrero de 2017 más de 120  artículos de las siguientes categorías:

  • Una serie escrita por Gerardo Correas sobre la organización de congresos, que se  recopilará al finalizar todo el proceso y se convertirá en ebook.
  • Las novedades sobre los avances del  propio congreso
  • Una serie de posts sobre los ponentes con su biografía y el contenido de su ponencia, y para los que se crea una plantilla de imagen para poder dotarlas de contenido visual.
  • La recopilación de las apariciones en medios de comunicación, ya sea prensa escrita, radio o televisión.
  • Las firmas de los convenios con entidades e instituciones
  • La creación y la explicación de la app del congreso
  • Una serie con las 5 razones para asistir: los ponentes, las ponencias, la ciudad, las experiencias y el networking.
  • La serie sobre indicaciones previas para facilitar la inscripción, la acreditación y la llegada a Valladolid.

Acciones en las redes sociales.

Como hemos dicho, todo ese contenido cambiante de la web era lo que se difundía a través de las redes sociales del congreso, así como en las de la Escuela Internacional de Protocolo, entidad organizadora del congreso. El objetivo inicial en un primer momento era comunicar y difundir la existencia del congreso, y generar expectación. Y en un segundo momento, a tres meses del congreso se intensifican  las acciones para potenciar la inscripción, incluyendo al final de los posts unos banner de llamada a la acción que remitían directamente al boletín de inscripción, y facilitar así que la personas interesadas llegaran a ese punto de la web.

Desde el mes de enero se planifica un calendario de publicaciones que se va incrementando a medida que se acerca el congreso. El objetivo de 750 asistentes era muy ambicioso, así que la única manera de conseguirlo era hacer que las publicaciones sobre el congreso llegaran al mayor número de personas posibles.

En twitter se crean unas listas con los ponentes y otra con entidades colaboradoras, y en noviembre se crea otra más de asistentes para poder hacer un seguimiento correcto sobre el congreso y detectar las posibles incidencias que surgieran.

Como las redes sociales tienen un componente visual elevado se crean imágenes específicas para cada post, en la que la etiqueta #CIPROVALLADOLID17 está siempre presente.

Por eso cada uno de esos 124 artículos escrito lleva un soporte visual que se optimiza para cada red social, así que se diseña una plantilla para Twitter, Facebook e Instagram. En total se crean más de 400 imágenes específicas para CIPROVALLADOLID17: fichas de ponentes, imágenes de cabecera de los posts, infografías, planos, contenidos de las mesas, instrucciones, etc

Para calendarizar esas acciones se utilizan en principio dos herramientas: Buffer y Hootsuite, pero dos meses antes del congreso se centraliza todo el trabajo en Hootsuite, para hacer tres grupos de trabajo.

Durante los dos días antes del evento también se hicieron unos Momentos en Twitter que recopilaban tanto los preparativos del montaje como los tuits de los congresistas a medida que iban llegando a Valladolid:

DURANTE EL EVENTO

Durante los tres días de congreso se generan cuatro  tipos de contenidos: la información del programa, el contenido real de ese programa que le da cada ponente (es decir, lo que pasaba en cada sala del Teatro Calderón) o  la información de las experiencias;  lo que pasaba fuera de las salas  (entrevistas a los ponentes por los medios de comunicación, el ambiente en el hall, noticias que surgían en la prensa, etc.), y lo que los asistentes contaban durante el congreso.

Para el primer tipo de contenido, la información del programa, se deja programado en Hootsuite todo el contenido de los tres días, cada una de las actividades del programa detallando la hora de  inicio, el ponente, el título de la ponencia, y la imagen correspondiente que ya habíamos utilizado en los posts.

Se decide que el contenido eminentemente visual de Instagram se hará con las imágenes reales de lo va sucediendo así que no se puede programar con antelación. De todos modos, otra de las decisiones tomadas es focalizar la estrategia de la comunicación inmediata en Twitter, y dejar los contenidos que se generan durante el congreso para acciones posteriores en Facebook ( creación de álbumes) e Instagram ( publicaciones durante y después del congreso)

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Para el contenido real de lo que estaba sucediendo tanto en las salas como fuera de ellas, el equipo de social media se reparte en los diferentes espacios (Sala Calderón, Sala Delibes, Hall, Backstage, etc.)  para ir haciendo fotos y contar en vivo lo que sucedía. Además contaba con la ayuda de TODOS los componentes del equipo organizador que repartidos en las diferentes rutas y experiencias enviaban sus fotos por los grupos de whatsapp que se habían configurado (PONENTES, RUTAS, EXPERIENCIAS, COMUNICACIÓN) , y en los que el grupo de redes estaba incluido para recibir información actualizada de cada uno de ellos.

Y se hace un seguimiento de la etiqueta #CIPROVALLADOLID17 y otras búsquedas similares (para posibles despistados o erratas de escritura)  para retuitear y citar lo que los asistentes iban contando sobre el congreso.

Al final de cada día también se publicaba en twitter un resumen de estadísticas sobre el alcance e impacto del congreso en las redes.

DESPUÉS DEL EVENTO

Un congreso de tres días con un número tan elevado de ponentes y actividades genera mucha información, así que era imposible contarlo todo durante el congreso sin convertirse en spam, por lo que se toma la decisión de que gran parte de los contenidos se compartirán en las redes una vez finalizado el congreso, lo que contribuye a darle continuidad en el tiempo.

En esta etapa es esencial el contenido creado por los alumnos de Comunicación de la Universidad Europea Miguel de Cervantes, que crearon una web en wordpress que se integró dentro de la web original del congreso y donde subieron los materiales creados por ellos mismos. Para sus posts utilizaron tanto videos que subieron a un canal específico creado para el congreso en Youtube, y clips de audio así como fotos.

Todo ese material se programó para publicarlo en Twitter y Facebook  en las semanas posteriores al congreso  bajo el epígrafe Recordando #CIPROVALLADOLID17

Pero sabíamos que el congreso iba a seguir generando información más allá del 29 de noviembre, por lo que se hace un seguimiento continuado de la etiqueta #CIPROVALLADOLID17 y otras búsquedas similares relacionadas, para seguir publicando lo que muchos ponentes y asistentes cuentan sobre el congreso una vez que ya han llegado a sus ciudades y países de origen.

Se decide también publicar desde El blog de la EIP esta serie de artículos sobre Así se hizo #CIPROVALLADOLID17, para mostrar el trabajo organizativo de un evento complejo como el Congreso Internacional de Protocolo.

LAS ESTADÍSTICAS

Toda esta estrategia de social media tenía como objetivo principal llevar el Congreso Internacional de Protocolo al mayor número de gente posible, así que era importante también ver el alcance e impacto de estas acciones.

El primer resultado lo tenemos en los resultados de la web ya que en estos 11 meses, ha tenido más de 200.000 visitas. Incluso hay artículos o pestañas que han sido visitadas más de 10.000 veces.

Para el rastreo de redes se empleó la herramiento Cool-tabs, y no podemos estar más contentos del resultado. Os dejamos como ejemplo un análisis realizado el 4 de diciembre.

Pero además de este informe de estadísticas, hay que añadir  que #CIPROVALLADOLID17  fue Trending Topic en España ya el domingo 26 antes de que empezara el congreso, el lunes 27, el martes 28 y el miércoles 29, pero además el miércoles 29, también fue TT Peter Van Laere, el jefe de Protocolo de la ONU, que participaba en la clausura del congreso. 5 Trending topics para un congreso de 3 días.

EL EQUIPO

Una estrategia de estas características requiere un equipo implicado que trabaje codo con codo, así que en febrero se establece el germen de ese equipo formado por las dos personas que coordinan la acción de social media de la Escuela Internacional de Protocolo: Pilar Muiños, que coordina la estrategia de las redes de Grupo EIP , y Leyre Echeverría que gestiona específicamente las de EIP Madrid y Valencia, junto con el responsable de la web, Tomás Correas, ya que como hemos dicho, toda la estrategia de redes sociales giraba en torno a esa web.

A este grupo se añadiría el responsable de las redes de EIP Barcelona, Pablo Cenizo, que por un percance médico finalmente no pudo estar en el congreso.

Pero a medida que se acercaba el congreso y el trabajo se intensificaba, necesitábamos mejores herramientas, así que contamos con la ayuda del experto en Hootsuite, Victor Gañán de Servilia, que nos configuraría los equipos de trabajo dentro de la plataforma y nos ayudaría en el seguimiento y las estadísticas.

Y desde el viernes el viernes 24 al jueves 30 de noviembre se incorporaba también al equipo, Ana Garrido, alumna del máster de la EIP de Galicia, sin la que hacer la programación previa del contenido de los tres días del congreso, y contar lo que pasaba en las ponencias, hubiera sido imposible para el reducido grupo inicial.

Lo esencial de este resumen es demostrar la importancia de sacar los eventos fuera de su recinto espacial antes durante y después, y la mejor herramienta que tenemos son las redes sociales, pero siempre con una estrategia bien definida que nos ayude a nuestros objetivos.

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*Artículo elaborado por Pilar Muiños, coordinadora de la estrategia digital del XVI Congreso Internacional de Protocolo y Directora de Desarrollo online de GrupoEIP en colaboración con Leyre Echeverría, responsable de redes sociales de EIP Madrid.

 

Así se hizo #CIPROVALLADOLID17 | El programa social

Los actos sociales que se celebraron en el marco del XVI Congreso Internacional de Protocolo, Comunicación Corporativa, Imagen Personal y Organización de Eventos fueron:

  • 27.11.2017- Inauguración del Congreso en el Teatro Calderón
  • 27.11.2017- Concierto de las Velas en la Catedral de Valladolid
  • 28.11.2017- Homenaje a los Caídos por España en la Plaza Mayor del Ayuntamiento de Valladolid
  • 28.11.2017- Cena de Hermandad en la Cúpula del Milenio
  • 29.11.2017- Ceremonia de clausura a cargo de Mr. Peter Van Laere, jefe de protocolo de Naciones Unidas

Se cursó invitación vía mail a los representantes de las instituciones de la Comunidad Autónoma, regionales y locales, así como a la Delegada del Gobierno en Castilla y León.

Inauguración

La inauguración del congreso fue un acto muy sencillo pero que propició que se diera el pistoletazo de salida dando la palabra a aquellos que hicieron posible su organización, tanto por su trabajo, como por su apoyo y ayuda.

El acto comenzó a las 9 de la mañana y duró aproximadamente 25 minutos, dando después paso a la primera ponencia del congreso.

Para el desarrollo de la inauguración se dispuso un escenario con un atril situado en el lado derecho, donde se desarrollaban los discursos que eran introducidos por Gerardo Correas, presidente del Comité Organizador, que portaba una diadema y podía moverse libremente por el escenario.

El patio de butacas se dispuso dejando 35 asientos en la pastilla derecha, según miramos desde el acceso a éste, para la OICP, y en el lado izquierdo, se dejó la fila primera para autoridades, siendo el número 1 el Alcalde y el número 2 el Presidente de la Diputación; y dos filas más para miembros del equipo de gobierno del Ayuntamiento de Valladolid, así como diversos invitados, tanto de autoridades políticas, como de personalidades de otros ámbitos.

Un momento del acto inaugural del XVI Congreso Internacional de Protocolo. De izquierda a derecha: Presidente de la OICP, Alcalde de Valladolid, Presidenta de AICI Spain, Presidente de la Diputación de Valladolid y el Director del CIPROVALLADOLID17

El programa fue el siguiente:

  • 8:45 horas Llegada Presidente Diputación
  • 8:50 horas llegada Alcalde.
    • Es recibido por el Presidente de la OICP, Herminio González, el Presidente de la Escuela Internacional de Protocolo y Presidente del Comité Organizador, Gerardo Correas, y la presidenta de AICI, Carie Mercier.
    • Acceden al teatro y se ubican en sus asientos
  • 9:00 horas Comienzo del acto.
    • Una voz en OFF solicita la presencia en el escenario de Gerardo Correas, quien da la bienvenida a todos los asistentes.
    • Gerardo Correas invita al escenario al presidente de la OICP, Herminio González
  • 9:03 horas Discurso de Herminio González
  • 9:06 horas Gerardo Correas, pide a Carie Mercier, presidenta de AICI, su presencia en el escenario
  • 9:07 horas Intervención de Carie Mercier
  • 9:10 horas Gerardo invita al Presidente de la Diputación.
  • 9:11 horas Palabras del Presidente de la Diputación
  • 9:14 horas Gerardo Correas invita al Alcalde de Valladolid a inaugurar el XVI Congreso Internacional de Protocolo, Comunicación Corporativa, Imagen Personal y Organización de Actos.
  • 9:15 horas Palabras de bienvenida del Alcalde e inauguración del XVI Congreso Internacional de Protocolo, Comunicación Corporativa, Imagen Personal y Organización de Actos
  • 9:20 horas Fin de la inauguración

Concierto de las velas

El concierto de las velas tuvo lugar el lunes día 27 de noviembre a las 21:30 horas en la Catedral se Valladolid.

Se preparó el templo para albergar a 800 personas dispuestas en las tres naves, dejando la central para las principales autoridades en el lado derecho, según se mira hacia el altar, y el izquierdo, para la OICP.

Llegada del alcalde de Valladolid, Oscar Puente, a la Catedral

A la llegada del alcalde de Valladolid, Oscar Puente,  se dispuso de una línea de saludo por parte de la OICP, dando paso al interior del templo de una forma ceremoniosa.

El programa del concierto fue el siguiente:

  • Gerónimo GIMÉNEZ (1854-1923): Intermezzo (La Boda de Luis Alonso)

6 min.

  • Ennio MORRICONE (1928-): Gabriel’s Oboe (The Mission)

3 min.

  • Francisco TÁRREGA (1852-1909): Recuerdos de la Alhambra

2,5 min.

  • Johann Sebastian BACH (1685-1750), Toccata y Fuga en re menor BWV 565

9 min.

Al finalizar las tres primeras obras, Diego Zala, director de la Escuela Internacional de Protocolo de  Madrid, dio una pequeña ponencia sobre la organización de un concierto, dando paso a la última de las obras que se interpretaron en el concierto, la Tocata y Fuga de Bach.

Honores a los que dieron su vida por España

El acto de honores a los que dieron su vida por España se realizó el día 29 de noviembre, martes, a las 14:00 horas en la plaza Mayor de Valladolid.

Para poder realizar el acto, el alcalde de Valladolid remitió una carta destinada al JEME, solicitándole que el Ejército pudiera llevar a cabo el acto de homenaje en la citada plaza, a lo que le respondieron positivamente.

El texto de la carta fue el siguiente:

“Excmo. Sr. Varela Salas:

Los próximos días veintisiete, veintiocho y veintinueve de noviembre Valladolid acogerá, en el Teatro Calderón, el XVI Congreso Internacional de Protocolo, Comunicación Corporativa, Imagen Personal y Organización de Eventos, bajo el lema “La coordinación de las disciplinas comunicativas”, que reunirá en la ciudad a más de mil personas especialistas de todo el mundo. Este encuentro está promovido por la Organización Internacional de Ceremonial y Protocolo, integrada por profesionales de Europa y América, y cuenta con el respaldo del Ayuntamiento que presido.

El congreso promueve la unión de profesionales del sector de la comunicación, el protocolo y sus disciplinas afines: imagen personal, marketing, relaciones públicas y publicidad con el objetivo de conciliar los puntos de vistas de las mismas para poder ofrecer a instituciones tanto públicas como privadas una herramienta de comunicación integral, eficaz y adecuada a las nuevas necesidades.

El planteamiento del Congreso pretende que se sucedan una serie de actividades que permitan al congresista conocer de primera mano diferentes ceremoniales y actuaciones fuera del citado teatro, motivo por el cual, le hago la petición formal de poder realizar una rendición de honores a los caídos, en la plaza mayor de Valladolid, así como de poder disponer de algún tipo de exposición en la Academia de Caballería.

En el deseo de poder obtener una respuesta positiva, quedo a su entera disposición.”

El Homenaje fue presidido por el General Rivas quien invitó a subir al podio al Alcalde de Valladolid, el Presidente de la Diputación y el Subdelegado del Gobierno.

El acto consistió en un homenaje a los que dieron su vida por España seguido de un desfile de toda la fuerza presente en el acto. Previamente, un relator fue dando instrucciones sobre lo que iba a suceder, con el fin de que el público asistente pudiera saber lo que sucedía y el porqué.

La plaza registró un lleno que hizo que se cumplieran los principales objetivos de la organización, que era el que los actos del congreso se abrieran a la sociedad civil vallisoletana.

El plano de situación del Homenaje, fue el siguiente:

Vista aérea de la Plaza Mayor de Valladolid para la disposición de los invitados al Homenaje a los Caídos

Cena de Hermandad

Dentro de los actos sociales que tuvieron lugar en el marco del XVI Congreso Internacional de Protocolo, Comunicación Corporativa, Imagen Personal y Organización de Eventos, se encontraba la Cena de Hermandad, a la que acudieron todos los congresistas.

La cena tuvo lugar en la Cúpula del Milenio, situada en la Plaza del Milenio de Valladolid.

Cena de hermandad en la Cúpula del Milenio

En el primer viaje a Valladolid del Comité Organizador, en enero de 2017, se contactó con Rafael Hernández, Gerente de la Cúpula. Rafael mostró el espacio y se habló de las posibilidades de cáterin, iluminación interior y exterior, posibilidades de montaje de escenario, sonido, etc.

Desde un primer momento, se decidió que la cena del congreso se realizaría ahí por el gran número de posibilidades que ofrecía el espacio y por las facilidades que en todo momento nos pusieron todas las partes implicadas.

Para la celebración del acto en cuestión se diseñó, junto con el restaurante de la Cúpula del Milenio, un menú tipo coctel para todos los asistentes. El menú fue el siguiente:

  • Sopas de ajo castellanas con pan de Valladolid
  • Crema de Lentejas de Tierra de Campos
  • Morcilla de Cigales
  • Choricito Frito al vino de Ribera de Duero
  • Salchichas confitadas con vino de Rueda
  • Croquetas artesanas
  • Hummus de garbanzo castellano, piñones de Pedrajas y aceite de oliva
  • Selección de quesos de Valladolid
  • Salchichón Ibérico de la provincia
  • Chorizo ibérico
  • Selección de empanadas artesanas
  • Arroz meloso con costillas frescas
  • Ensalada de lentejas escabechadas de tierra de campos
  • Ensalada de queso de Valladolid con crema de miel
  • Selección de pastas artesanas
  • Pan de Valladolid marca de garantía

Vinos:

  • D.O. Ribera de Duero
  • D.O. Rueda
  • D.O. Cigales
  • Vino de la Diputación Provincial de Valladolid

Agua Solán de Cabras

Cerveza Mahou

Refrescos

Las D.O. de Ribera de Duero, Rueda y Cigales nos ofrecieron sus vinos gratuitamente. En la cena instalaron cada una de ellas una isla donde ofrecían sus productos a todos los congresistas.

Además, contamos también con la colaboración de Mahou, que se encargó de proporcionar la cerveza con la instalación de dos barras con sus respectivos grifos.

Parte del equipo de Logística/Experiencias estuvo desde las 17:00 en la Cúpula del Milenio para el montaje del evento. Si bien, las mesas, barras, islas para comida, zona de ropero y escenario, ya estaba previamente organizado y montado, a falta de algunos detalles.

Entre las 18:30 y las 20:30 aproximadamente, tuvieron lugar las pruebas de sonido de los dos grupos que actuaron posteriormente en la cena. Los grupos fueron: el Grupo Amás Escena y Los Pichas.

Mientras tanto, la organización de la cocina seguía en marcha. El equipo del Comité Organizador, llenó todas las mesas e islas de velas y montó el photocall, además de supervisar, junto con Rafael, la instalación de grandes globos LED en varias mesas, así como los últimos detalles en las islas de las D.O. colaboradoras y en las de comida.

En el evento también tuvo una importante participación Alimentos de Valladolid, aportando gran cantidad de sus productos para el disfrute de los congresistas.

Se acordonó una zona VIP para los miembros de la OICP, con sofás, sillones y mesas bajas.

Desarrollo del evento

En la entrada, antes de llegar a la puerta, se colocó una moqueta azul marino con antorchas de unos 40 cm a los lados enmarcando el camino.

En el momento de la entrada (a las 21:00h), la Cúpula estaba en penumbra, iluminada en un tono rojo, dando una luz muy cálida que, en combinación con las velas daba un ambiente muy acogedor, contrastando con el frío vallisoletano de noviembre.

Una vez dentro, los congresistas eran recibidos por D. Gerardo Correas (Presidente del Comité Organizador del Congreso y de la Escuela Internacional de Protocolo) y D. Herminio González (Presidente de la OICP), que esperaban en la puerta.

Tras pasar por el ropero y el photocall, tenían a su disposición bebidas servidas por camareros con bandeja. Mientras tanto, ya estaban listas las islas de las D.O. y las barras de Mahou, por si los asistentes preferían pedir directamente en alguna de ellas directamente.

Hacia las 21:30h cuando todos ya estaban dentro, sonó el brindis de la Traviata (Libiamo ne’lieti calici”), dando así el pistoletazo de salida para que saliera la comida. Simultáneamente, se produjo un cambio de luces con focos móviles enfocando al techo de la cúpula, recorriéndola entera. Cuando terminó el juego de luces, la cúpula quedó iluminada de blanco y se empezó a servir la comida.

Además de camareros con bandejas, se usaron las diferentes islas que se habían montado para disponer ahí más comida; una gran isla central que contenía principalmente los productos de Alimentos de Valladolid y, como “islas de apoyo”, las dispuestas para las diferentes D.O.

Durante la primera hora de cóctel, entre los asistentes, estuvieron actuando los componentes del Grupo Amás, formado por personas con diferentes discapacidades. Su performance consistía en ir de grupo en grupo de congresistas interpretando un papel determinado, como por ejemplo haciendo que tenían un ataque de risa, o tratando a las diferentes personas como si fueran niños pequeños. Ante la perplejidad del “público” de ese momento les daban tarjetas con un mensaje de concienciación sobre las diferentes discapacidades que hay en la sociedad.

Además de estas “mini actuaciones”, hubo también un mago y un ilusionista, que realizaban magia de cerca entre los asistentes para amenizar la velada.

Hacia las 21:45h tuvo lugar en el escenario, el anuncio del vencedor del sorteo de una cena en un restaurante de Valladolid.

A las 22:30h tuvo lugar la primera actuación en el escenario, a cargo del Grupo Amás Escena. Consistió en un baile y una narración de una voz en off sobre las personas con discapacidad.

Tras el Grupo Amás, llegó el turno del grupo de música, que amenizaron el resto de la noche con su propia música y versiones de temas clásicos.

A partir de las 23:00h aproximadamente, se empezaron a servir combinados por un precio de 6€ en las dos barras dispuestas a ambos lados de la Cúpula.

Clausura

La clausura tuvo lugar el miércoles día 29 de noviembre y se caracterizó por contener una entrevista personal con el jefe de protocolo de la ONU, una lectura de conclusiones, un acto institucional en medio, con entrega de placas, para finalizar con la ponencia final.

La clausura como tal comenzó a las 11:55, con la entrevista personal, la lectura de conclusiones a las 12:55; la entrega de placas y parte más institucional, a las 13:10 horas, para concluir con la ponencia final, que comenzó a las 13:32 horas.

Un momento del discurso del alcalde de Valladolid en el acto de clausura

Las placas las entregó la OICP, personalizadas en su presidente, D. Herminio González, a:

  • Sociedad Mixta de Turismo: La recogió la concejala
  • La Diputación de Valladolid: La recogió su presidente
  • Al Ayuntamiento de Valladolid: La recogió su Alcalde

El texto de las placas fue el siguiente:

  • La Organización Internacional de Ceremonial y Protocolo, a la Sociedad Mixta de Turismo, por su apoyo en la organización del XVI Congreso Internacional de Protocolo, Comunicación Corporativa, Imagen Personal y Organización de Eventos, “Por la coordinación de las disciplinas comunicativas”
  • La Organización Internacional de Ceremonial y Protocolo, a la Provincia de Valladolid, por su apoyo en la organización del XVI Congreso Internacional de Protocolo, Comunicación Corporativa, Imagen Personal y Organización de Eventos, “Por la coordinación de las disciplinas comunicativas”
  • La Organización Internacional de Ceremonial y Protocolo, a la Ciudad de Valladolid, por su apoyo en la organización del XVI Congreso Internacional de Protocolo, Comunicación Corporativa, Imagen Personal y Organización de Eventos, “Por la coordinación de las disciplinas comunicativas”

Finalizada la lectura de conclusiones, por parte de Gerardo Correas, en la que invitó a subir a todo el equipo organizador del Congreso, y concluida la entrega de placas, con sus correspondientes discursos, comenzó la última ponencia del congreso, que sería el colofón final.

El patio de butacas se dispuso dejando 35 butacas en el lado derecho según se mira al escenario, para la OICP. En el lado izquierdo se dejó la primera fila para las principales autoridades: Alcalde, Presidente Diputación y Concejala. Detrás se dispuso una fila para otros invitados.

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*Artículo elaborado por Jorge Mateo Sagasta, responsable de los actos sociales del XVI Congreso Internacional de Protocolo

 

Así se hizo #CIPROVALLADOLID17 | El tratamiento de la comunicación del congreso

 

Se desarrolló, bajo la dirección de Francisco Suárez, durante la planificación y ejecución del congreso un ambicioso plan de comunicación con el objeto no solo de dar a conocer el congreso sino de divulgar de la mejor forma posible el concepto de protocolo y la conexión del mismo con las disciplinas afines.

Para ello, se realizaron las siguientes acciones:

I. Notas de prensa y foto-noticias

Fotonoticias:

  • Convenio Club Internacional de Prensa.

Enviada el 17 de mayo de 2017

Una de las entrevistas a Gerardo Correas, director del congreso

Artículos de protocolo

  • 10 normas de protocolo en la playa

Enviada el 28 de julio de 2017

Notas de prensa:

Enviada el 22 de junio de 2017

  • Incorporación Jefe de Protocolo del Estado a Comité de Honor

Enviada el 23 y 26 de junio de 2017

Enviada el 25 de julio de 2017

Enviada el 10 de agosto de 2017

  • Las mujeres empiezan a destacar en protocolo, una profesión tradicionalmente liderada por hombres

Enviada el 25 de agosto de 2017

Enviada el 28 de septiembre de 2017

Enviada el 16 de octubre

Enviada el 23 de octubre

II. Entrevistas, encuentros con los medios y cuestionarios

  • Cadena Ser Valladolid

22 de febrero de 2017

  • Cadena Cope Valladolid

8 de mayo de 2017

  • La Razón Castilla y León

16 de mayo de 2017

  • Agencia EFE con Presidente de la OICP

23 de mayo de 2017

  • Onda Cero

10 de marzo de 2017

  • El Norte de Castilla

2 de junio de 2017

  • ABC Castilla y León

13 de julio de 2017

III. Otras actividades destacadas

  • Reunión con Director de El Norte de Castilla – 20 de febrero de 2017.
  • Reunión con Oficina de Turismo de Ayuntamiento de Valladolid – 10 de marzo de 2017.
  • Firma de Convenio con Club Internacional de Prensa de España – 12 de mayo de 2017.
  • Reunión con Jefe de Gabinete de la Delegación del Gobierno en Castilla y León – 16 de mayo de 2017.
  • Reunión con Vicepresidente de la Diputación de Valladolid – 16 de mayo de 2017.
  • Almuerzo de trabajo con Ayuntamiento de Valladolid – 16 de mayo de 2017.
  • Reunión con Director de Fundación Siglo – 16 de mayo de 2017.
  • Reunión con Director General de Turismo de la Consejería de Cultura y Turismo de la Junta de Castilla y León – 22 de mayo de 2017.
  • Visita a la Cúpula del Milenio con Presidente de la OICP – 23 de mayo de 2017.
  • Reunión con Director de Comunicación de la Junta de Castilla y León y con Presidente de la OICP – 23 de mayo de 2017.
  • Reunión con Divisa Informática – 23 de mayo de 2017.
  • Reunión con Exclusive Training – 23 de mayo de 2017.
  • Reunión con Presidente de la DO Cigales – 23 de mayo de 2017.
  • Visita a las Cortes de Castilla y León con Presidente OICP – 24 de mayo de 2017.
  • Entrevista con alcalde de Valladolid y con Presidente OICP – 24 de mayo de 2017.
  • Visita a Teatro Calderón con Presidente OICP – 24 de mayo de 2017.
  • Reunión con Vicepresidente de la Diputación de Valladolid y con Presidente OICP – 24 de mayo de 2017.
  • Reunión con Concejal de Cultura y Turismo del Ayuntamiento de Valladolid – 13 de mayo de 2017.
  • Reunión con Gerente Asociación Provincial de Hosteleros de Valladolid – 13 de mayo de 2017.
  • Elaboración de Dossier de Prensa.

IV. Apariciones en medios impresos y on line

Se consiguieron a través de los medios digitales más de 200 apariciones hablando de distintas noticias del congreso y de la importancia del protocolo en el mundo de la comunicación.

Uno de los artículos publicados sobre la repercusión mediática del congreso

V.Valoración económica

A continuación se detalla el valor económico de la información generada en los medios de comunicación durante el periodo comprendido de septiembre 2016 hasta septiembre 2017.

El valor publicitario que una noticia tiene en un medio de comunicación se valora en función del espacio que la noticia ocupa en la página, haciendo una equivalencia con el coste publicitario.

Sin embargo, según la fórmula acuñada por la Universidad de Columbia (USA), el valor informativo es mayor, ya que la opinión pública lo entiende, asimila y consume como información, no como publicidad. Teniendo en cuenta esta premisa y para obtener dicha valoración hay que multiplicar por 3 el valor publicitario.

Así, la cobertura generada con relación a la actividad del Congreso Internacional de Protocolo ascendería a un total de 7.000.000,00 €.

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*Artículo elaborado por Francisco Suárez, DIRCOM  del XVI Congreso Internacional de Protocolo y CEO de Agencia de Comunicación profesional

Así se hizo #CIPROVALLADOLID17 | El concepto básico del congreso.

En esta serie de cómo se realizó la planificación y la ejecución del XVI Congreso Internacional de Protocolo en Valladolid, queremos empezar hablando del CONCEPTO DEL EVENTO que nos propusimos desarrollar.

En primer lugar, es de destacar que se habla mucho de la necesidad de adaptar los objetivos  y la realización de cualquier evento a los momentos actuales, pero vemos que los congresos siguen organizándose de igual forma desde hace años.

Creemos que esto debe cambiar y en la responsabilidad como organizadores de actos quisimos organizar un congreso distinto pero que fuese efectivo. Distinto no por ser originales sino porque creemos que los congresos hoy día deben cumplir una serie de requisitos que, organizados como hace unos años, ya no la cumplen.

Hemos querido hacer un encuentro cuyo concepto básico se fundamentase en la EXPERIENCIA que los asistentes iban a vivir, y nos pusimos en marcha desde el mes de noviembre de 2016 en que empezamos a trabajar, con el horizonte puesto en el 27,28 y 29 de noviembre de 2017.

1. INTERDISCIPLINAR

En este mundo interconectado en el que vivimos, cargados y abrumados por la  información, la persona que vaya sola no podrá hacer nada productivo y, en este sentido, nos decidimos a que nuestro congreso fuese INTERDISCIPLINAR. El protocolo en sí mismo, él solo, no puede hacer nada. Precisamente, el protocolo se convierte en disciplina efectiva para la institución que lo ejecuta en el momento en que se une a otras acciones comunicativas y va de la mano según las políticas estratégicas de comunicación de la misma.

De aquí nace el lema y la imagen del congreso: La coordinación de las disciplinas comunicativas  llevada a la imagen con un logotipo moderno y sencillo que transmitiera a primera vista lo que pretendíamos.

Como imagen debía primar esa interconexión de las disciplinas: Todas tienen que decir algo y todas están interconectadas. Comunicación, protocolo, marketing, publicidad, relación pública…

A partir de ahí, debíamos incorporar tanto el nombre del congreso para que se identificara, la ciudad así  como el lema propuesto:

 

 

Uniendo todo ello, conseguimos una imagen sencilla, limpia y muy expresiva que hemos estado utilizando en todo momento:

2. METODOLOGÍA DE PONENCIAS

Sin duda, lo más importante de cualquier congreso es el panel científico que se desarrolla. En este sentido, desde un principio nos decidimos a buscar no solo a los mejores ponentes, sino a los mejores expositores de ideas.

Creemos que la doctrina podemos encontrarla en múltiples foros en la red y no tiene sentido que alguien se moleste en hacer ni un solo kilómetro para oir algo que puede encontrar en un blog.

No queríamos doctrina, si IDEAS. Exponga dos o tres ideas fuerza en no más de 20 minutos y a partir de ahí que cada uno saque sus conclusiones. Nos gustaba la filosofía TED, ideas que merezca la pena compartir, así que ¿por qué no aplicarlo a nuestro congreso?

 

Cambiamos las PONENCIAS POR INTERVENCIONES.

Desarrollaremos este apartado en el post previsto de PANEL CIENTÍFICO, explicando cómo lo conformamos.

3. METODOLOGÍA EXPERIENCIAL                                          

Nos propusimos que en un congreso de hoy no debe haber solo intervenciones teóricas por buenas que estas sean, sino que, bajo el lema: “No me lo cuente, hágalo” consideramos que debíamos desarrollar una serie de experiencias que viviesen los asistentes y que formasen parte del programa científico al mismo tiempo que se desarrollaban acciones sociales que permitiesen la interrelación personal  entre todos. Lo que ahora hemos dado en llamar “Networking”.

Ya sabeís que en Escuela Internacional de Protocolo tenemos un lema: APRENDER HACIENDO, así que nos parecía lógico aplicarlo también en esta ocasión, añadiendo así una gran novedad en la necesaria adaptación actual de la organización de congresos.

4. ACTOS SOCIALES DENTRO DEL PANEL CIENTÍFICO PERO  INMERSOS EN LA CIUDAD

Hacer que los asistentes vivan la ciudad es la mejor manera de conseguir un objetivo pocas veces conseguido en los congresos: Que se viva y se conozca la ciudad. No solo se consiguen de una manera más sencilla los necesarios apoyos institucionales si esto se garantiza, sino que el  público objetivo que puede asistir encuentra otros motivos para su presencia.

Nos fuimos a la calle. Nada de almuerzos. Conocer la cultura gastronómica de Valladolid, escogiendo entre 14 bares especializados en tapas,  así como sus elementos culturales, empresariales, etc.

5. NO A LOS ENCORSETAMIENTOS PROTOCOLARIOS

Los de protocolo también sabemos divertirnos y, así preparamos una cena de hermandad en la que la sonrisa y la diversión sana, unidas a las experiencias gastronómicas de la región nos hicieron pasar una noche de amistad y de encuentros que esperamos se haya hecho inolvidable. Con fotocall incluido y, por supuesto, con alfombra roja. Todos éramos los protagonistas y las estrellas.

6. Y TODO ELLO EN EL MARCO MÁS AGRADABLE POSIBLE

Lo hemos dicho muchas veces en la Escuela Internacional de Protocolo: los eventos salen mejor si hay sonrisa y buen rollo. Y…dicho y hecho.

Todo, tenía que estar enmarcado en la mejor de las sonrisas y el buen ambiente entre todos.

De esta manera, todos los componentes del equipo de trabajo tenía dos funciones claras:

  1. La función específica que a cada uno le correspondía según la planificación.
  2. Todo en el mejor de los ambientes, con una sonrisa y una actitud de exquisito trato humano.

Bajo estos conceptos nos pusimos manos a la obra pretendiendo hacer un congreso actual, moderno, eficaz y sobre todo que consiguiese que todos tuviesen el retorno esperado.

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*Artículo elaborado por Gerardo Correas, presidente de la Escuela Internacional de Protocolo y director del XVI Congreso Internacional de Protocolo

Consecuencias protocolarias del artículo 155- @GerardoEIP

Pues sí. Sí que ha habido consecuencias protocolarias y graves, desde mi punto de vista, con la aplicación del artículo 155 y queremos exponerlas aquí, no sin antes dejar clara la posición de la Escuela Internacional de Protocolo que no es otra que se trate a los profesionales del protocolo como eso, COMO PROFESIONALES, ya […]

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El viernes pasado día 13 de octubre, tuve el gran honor y la gran suerte de compartir cena con una serie de amigos entre los que destacaba una de esas personas que no pasan inadvertidas y te dejan huella. Si, además del Presidente de la Asociación Española de Protocolo, Juan Ángel Gato, y la incansable […]

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Desarrollo Científico del XVI Congreso Internacional de Protocolo #CIPROVALLADOLID17 — @GerardoEIP

Hemos mandado un boletín a los mas de 30.000 registros que constan en nuestra base de datos, informando de los avances en el DESARROLLO CIENTÍFICO DEL CONGRESO. Aquí os lo replico, no sin antes dar las GRACIAS a todos los ponentes que nos están ayudando a marcar un antes y un después de la celebración […]

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