Así se hizo #CIPROVALLADOLID17 | La logística de las experiencias

En el XVI Congreso Internacional de Protocolo, Comunicación Corporativa, Imagen Personal y Organización de Eventos, se desarrollaron una serie de experiencias por las tardes en donde se pretendía que el congresista pudiera ver, incluso tocar, el lugar donde se desarrollaban las acciones de aquello que se les iba a contar, de ahí que se programaran experiencias de muy diversa índole.

El grueso de las experiencias se dividió en tres grandes grupos:

  • Bodegas y provincia
  • Rutas
  • Experiencias Valladolid

Bodegas

Se contactó con los responsables de los tres  Consejos Reguladores de las Denominaciones de Origen, en concreto con Cigales, Rueda y Ribera del Duero, quienes, una vez contado lo que se pretendía, contactaron con sus diferentes bodegas para ofrecernos visitas en cinco de cada una de las D.O.

En cada bodega, un grupo de unos 10-15 congresistas recibían una visita, junto con una pequeña ponencia sobre como organizan su comunicación, tanto interna como externa, y una cata.

Se realizaron tres rutas diferentes en autocar que facilitó la Diputación de Valladolid , para que en cada ruta se comiera en un restaurante de camino para, después, hacer un recorrido que permitiera pasar por cada una de las cinco bodegas seleccionadas y en cada una, se apearan un grupo de congresistas, que luego sería recogido para regresar a Valladolid.

D.O CIGALES

Las bodegas que nos proporcionó la DO fueron:

D.O RIBERA DEL DUERO

Las bodegas que nos proporcionó la D.O. fueron:

D.O RUEDA

Las bodegas que nos proporcionó la D.O. fueron:

PROVINCIA

Para conocer otras zonas de la provincia, además de la ciudad de Valladolid, se programaron dos visitas a dos municipios cargados de historia:

  • Peñafiel: se programó una visita al castillo de Peñafiel y al museo del vino, donde los congresistas pudieron disfrutar de una cata de vino. El grupo de personas que acudieron a esta experiencia fue de 50 personas.
  • Medina del Campo: en este municipio de la provincia de Valladolid se programó una visita al palacio Real Testamentario, así como al Mercado de Abastos. El grupo estuvo formado por 20 congresistas.

Rutas

Gracias al Ayuntamiento de Valladolid, y en concreto a la Sociedad Mixta de Turismo, se pudieron programar una serie de rutas que fueron previamente adaptadas para darles un contenido que estuviera relacionado con el congreso, más allá del propio contenido turístico que tuvieran las rutas.

En total se programaron las siguientes rutas, que fueron anunciadas en la página web con el texto que a continuación se indica:

La Luz, la Arquitectura y la Comunicación

Espectacular ruta nocturna que nos trasladará al pasado con un aspecto de futuro, ya que nos contarán aquellas particularidades de edificios históricos, y no tanto, iluminados de forma espectacular. Podremos conocer qué comunicaban los edificios antaño y qué comunican a día de hoy, todo ello teniendo en cuenta la luz como fuente subsidiaria de comunicación para la ciudad. El recorrido nocturno comenzará por el Casco Histórico (Plaza Zorrilla, Plaza Mayor, zona de la Catedral y Zona de San Pablo). Se explicarán las principales fachadas históricas y el sentido que tiene el color de la luz en los monumentos.

Los Fantasmas de Valladolid

Podrás conocer en directo la historia de los personajes históricos de la ciudad de Valladolid, las leyendas que les hicieron famosos y sus principales formas de actuar tanto en la vestimenta como en la relación social, en entornos monumentales como la Plaza de Colón, el Parque de Campo Grande, La Plaza de Santa Ana y el archivo de San Agustín, al mismo tiempo que puedes vivir de primera mano las complejidades organizativas de una visita turística.

Historia de un pícaro: cotilleos en la corte

Vivirás Los cotilleos de la Corte en el Valladolid del siglo XVII, de la mano de un personaje, el pícaro, con las correspondientes explicaciones del por qué se eligen los recorridos de las distintas plazas y calles de la ciudad en este tipo de visita turística.

Un paseo por el romanticismo y su protocolo

La celebración del bicentenario del nacimiento de José Zorrilla, nos introducirá de lleno en el mundo del romanticismo visitando los principales pasajes de lo vivido por Zorrilla en Valladolid, al mismo tiempo que analizamos cuestiones de etiqueta, imagen, relación social y comunicación en la literatura del escritor.

Las reinas en Valladolid y su protocolo

En esta ruta conoceremos aspectos de cuatro reinas que han desarrollado su actividad en la ciudad de Valladolid: María de Molina, Catalina de Lancaster, Margarita y Ana Mauricia de Austria. Podremos conocer los lugares donde se produjeron algunos de sus episodios más conocidos, se podrá acceder al interior del Monasterio de Santa María la Real de Huelgas y al Palacio de los Condes de Benavente, donde está el sepulcro de María de Molina, que fue su fundadora. El hilo conductor son las reinas que a lo largo de la historia tiene que ver con Valladolid, dando datos de cómo era la vida en la Corte, su etiqueta, sus fiestas… Se visita además de lo ya indicado, el Palacio Real y el Museo Nacional de Escultura.

La ruta del hereje: el ceremonial de la inquisición

La importancia del escritor Miguel Delibes se puede apreciar en esta ruta por algunos de los palacios donde se desarrolla una de las obras cumbre de éste autor vallisoletano, El Hereje. En ella, descubriremos cómo era el ceremonial, la etiqueta y los escenarios que utilizaban para con los reos penitenciados, los herejes, antes de darles la pena capital por iniciativa de la Inquisición. El recorrido nos muestra las zonas de la ciudad que aparecen en la novela ambientada en el Valladolid del siglo XVI. Comienza en la Plaza de San Pablo, pasa por  Plaza de las Brígidas, Palacio Fabio Nelli, Iglesia de San Benito, Plaza Mayor para terminar en el parque Campo Grande, antiguo quemadero.

Ruta de los patios históricos: la comunicación del pueblo

La visita comenzará con una breve explicación sobre cómo un Ayuntamiento organiza las rutas turísticas que dan a conocer su valor histórico, arquitectónico y patrimonial. Después comenzará el recorrido guiado por los patios históricos más emblemáticos de  la ciudad, donde en su día se desarrollaba parte del día a día de la sociedad. Valladolid en el siglo XVI tenía documentado más de 300 palacios, en la ruta descubrimos aquellos patios de monasterios o palacios que aún quedan vigentes y donde nos contarán cómo eran los ceremoniales que se desarrollaban, la etiqueta que se seguía en aquella época y cómo eran las relaciones sociales. La visita comienza en la Plaza de Zorrilla, pasamos por el claustro de las Francesas, Patio del Caballo de Troya, Patio Herreriano, Patio de Fabio Nelli, Patio del Palacio Real, Patio del Colegio de San Gregorio y Patio de Palacio de Villena.

En todas las rutas, los guías debían indicar a los congresistas unas breves nociones sobre como un gran ayuntamiento como el de Valladolid, organiza las visitas y rutas turísticas. Para ello se pasó a la oficina de turismo un pequeño guion a modo de ejemplo para que lo transmitieran a los guías.

Las rutas podías ser nocturnas o diurnas, así como teatralizadas o no. Se realizaron dos pases, tanto los días 27 como 28, salvo aquellas en las que resultara imposible hacer dos sesiones, como por ejemplo las nocturnas. El horario fue, en primera sesión, a las 16:30 horas, y, en segunda, a las 18:30 horas.

Experiencias Valladolid

Fecha: Lunes 27 y 28 de noviembre

Hora: 14:30 y 18:30 horas

Lugar de salida: ver tabla

En la ciudad de Valladolid, además de lo ya expuesto, se programaron una serie de experiencias gracias a la colaboración de diferentes instituciones. Fueron anunciadas en la web de la siguiente manera:

Visita al estadio José Zorrilla: protocolo y comunicación deportiva

Conozca cómo es el interior de un gran estadio de fútbol construido con motivo del campeonato del mundo de fútbol de la FIFA celebrado en España en el año 1982. En él, nos contarán cómo funciona el palco presidencial y el departamento de prensa en un día de partido: las invitaciones, sus criterios de protocolización, los espacios de catering, los vestuarios y la atención a los periodistas así como el marketing en el día a día de la institución.

Cortes de Castilla y León: protocolo oficial

Descubra el edificio de representación de los ciudadanos de Castilla y León y conozca cómo organizan sus principales ceremoniales de toma de posesión del Presidente de las Cortes, de la apertura de la legislatura y, en general, de cómo es el día a día en los distintos departamento de comunicación y protocolo.

Visita técnica al Teatro Calderón: producción y organización de eventos

¿Cómo funciona un teatro por detrás del escenario en plena función? Descubra cómo se gestiona la producción, cómo es el montaje y el desmontaje de las grandes producciones, cómo se coordina el diferente personal… y sobre todo, conozca cómo es un espacio escénico en su interior. Para ello, contaremos con profesionales que atienden a diario las diferentes funciones para que el espectáculo recree la realidad que la obra requiere.

Universidad de Valladolid: ceremonial y protocolo universitario

¿Cómo es el ceremonial universitario?, ¿cuál es su historia?, ¿de dónde proviene su etiqueta?, ¿qué significan los diferentes colores?, ¿cómo se organiza un doctor Honoris Causa?, ¿cómo es un aula magna?, ¿y un paraninfo?… Descubra cómo son los espacios y diferentes ceremoniales del protocolo universitario y disfrute de una atractiva visita por los lugares más importantes de una universidad como la de Valladolid, creada en el S. XIII.

El Norte de Castilla, el periódico más antiguo de España

¿Sabía que El Norte de Castilla es el periódico más antiguo de España? Descubra cuáles son las principales complejidades de un diario con tanta solera: su día a día, su planificación, sus reuniones de gestión, su maquinaria, su distribución, etc… Un responsable de periódico nos enseñará sus instalaciones y nos irá contando los pormenores de la frenética actividad de un medio de comunicación escrito en pleno s. XXI.

Iglesia de San Pablo: protocolo y ceremonial religioso

La iglesia de San Pablo, situada en el corazón de la ciudad de Valladolid, es uno de los edificios más representativos de la ciudad de Valladolid. En esta iglesia fueron bautizados los reyes Felipe II y Felipe IV y fue visitada por Napoleón. Lugar incomparable para que un experto en protocolo religioso nos cuente diferentes aspectos de la liturgia católica, así como diferentes cuestiones relacionada con el ceremonial que utiliza la Iglesia Católica.

La importancia del color en la comunicación

El color es una herramienta de comunicación no verbal poderosa que transmite mensajes y provoca sentimientos. Este taller interactivo permitirá a los asistentes ver las diferentes características de las personas y los colores. Cómo elegir las combinaciones según el físico y el mensaje que se desea transmitir.

A través del Yin & Yang, aprenderemos cómo usar el color para crear equilibrio y para influir en diferentes situaciones en nuestra vida personal y profesional.

Ruta de tiendas por Valladolid

Conoce las propuestas locales con un/a personal shopper. Qué factores tener en cuenta a la hora de comprar. Aprende a crear una lista de la compra útil y un presupuesto realista para adquirir un fondo de armario. Aprende cómo manejarte por los comercios para encontrar en poco tiempo las piezas que buscas y crea los looks que necesitas.

Imagen y autoestima desde el Coaching de Imagen Apreciativo

En este taller vamos a descubrir cuál es la mejor versión de nosotros mismos y desde ahí vamos a visualizar lo que queremos proyectar. Si nuestras imágenes son positivas nuestras emociones son positivas y nuestras acciones van a ser positivas. Se trata de vivir en las emociones positivas, los sentimientos y la imagen que enaltecen nuestra vida, y en plantear con asertividad las acciones que nos aportan, nos impulsan y nos llevan a avanzar. Es, poder transitar por las emociones negativas sin ahogarnos en ellas.

Taller de estilismo

¿Cómo descubrir los diferentes estilos personales y cómo se adecuan a diferentes ambientes o tipos de profesiones? Este taller ayudará a los asistentes a crear una receta de estilo sencilla, creando conjuntos o outfits tanto profesionales como más casual. Se analizará el concepto de cápsula de ropa para crear el máximo número de conjuntos con pocas prendas y se darán a conocer las claves en el uso y elección de los accesorios para para que comuniquen un mismo mensaje y ayuden a crear un look o marca.

Presentación del programa informático: “Gestión de Eventos” y de la APP “Protocolo&Eventos”

El programa “Gestión de eventos”: Se presentará el desarrollo de un programa informático inédito que permite la gestión integral de la planificación, ejecución y post congreso no solo con la consiguiente simplificación burocrática de gestión de documentos, sino el control de la planificación y ejecución de las tareas de todo el grupo de trabajo que conforma un evento, desde su inicio hasta su finalización.

La app ”Protocolo&Eventos” es una aplicación profesional para dispositivos móviles que constituye una auténtica guía que se va actualizando on line de todo lo relacionado con el protocolo y ceremonial: Técnicas organizativas-Protocolo oficial- Ordenación de banderas, precedencias, ubicación de invitados,Protocolo de empresa, Protocolo internacional y diplomático.

El resultado de esas experiencias podéis verlo en el álbum de la página de Facebook de CIPROVALLADOLID17

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Este post has sido elaborado por Juan Manuel Jiménez y Jorge Mateo Sagasta, responsables de la logística de las experiencias.

Así se hizo #CIPROVALLADOLID17 | La promoción del congreso

 

 

La promoción del congreso era una pieza básica por medio de la cual se intentaría conseguir el objetivo ambicioso de sobrepasar los 750 asistentes.

Se basó en cinco cuestiones principales:

  1. Estudio exhaustivo de los públicos objetivos posibles asistentes al congreso
  2. Página web atractiva y muy completa
  3. Plan de comunicación ambicioso tanto en redes sociales como en medios de comunicación, con comunicaciones continuas informando en todo momento a todos por medio de newsletters, de los avances que se iban teniendo, creando una expectativa atractiva.
  4. Materiales de apoyo y comunicación
  5. Un sistema de inscripción escalonado ( que detallaré en el post siguiente)

Estudio exhaustivo de los públicos objetivos posibles asistentes al congreso y trabajo con las bases de datos

Para comenzar a utilizar todas las herramientas anteriormente descritas era necesario poder tener una base de datos dedicada a tu público objetivo, lo más completa posible en cuanto a información de las personas y/o entidades. De esta forma, todos los mensajes irían en la dirección correcta.

Una dedicada atención y gestión de las bases de datos es clave para cumplir con los objetivos marcados en el evento, ya que la atención a los congresistas y participantes podrá marcar la diferencia entre el éxito o incluso el fracaso del congreso.

Para el XVI Congreso Internacional de Protocolo se gestionaron varias bases de datos:

  • Público objetivo o target del congreso

La primera base de datos que se llevó a cabo se dedicó a la recopilación de aquellos colectivos a los que el congreso se dirigía principalmente: asociaciones, instituciones públicas, universidades y empresas. Todos estos colectivos dedicados a los campos de marketing, protocolo, comunicación, relaciones públicas, publicidad e imagen personal, que son las áreas que dirigen la temática y ejes científicos del congreso y todos ellos a nivel nacional e internacional.

Además, se tuvieron en cuenta en esta base de datos los contactos de la red social LinkedIn del Comité Organizador, ya que los perfiles generales encajaban con el target, por lo que se exportó y añadió a la base general de público objetivo.

También, teniendo en cuenta las sinergias y colaboración con la organización del congreso de la Association of Image Consultants International (AICI) podían difundir el congreso a través de sus socios.

Los campos necesarios en las listas de dichos contactos eran principalmente: nombre, apellidos, institución/asociación/entidad/universidad, puesto o cargo, teléfono y email de contacto así como el área específica a la que se dedicaba (protocolo, comunicación, imagen personal…), entre otros muchos campos, ya que cuanta más información obtengamos mejor podríamos dirigirnos y nuestra atención y mensajes irían mejor encaminados.

Sin embargo, al realizar una base de datos es importante controlar previamente aquella información o datos que nos serán útiles a la hora de aplicar filtros o la necesidad de una búsqueda concreta entre miles de contactos.

Por lo que, se tuvo que dedicar su tiempo para el análisis y establecimiento de los campos específicos para la base.

El total de contactos de esta base de datos rondaba los 6.000.

  • Peticiones de información

Paralelamente a esto se trabajaba también con otra base, en la que se incluían aquellos mensajes de petición de información y posibles interesados susceptibles de participar en el evento, que llegaban ya sea por las redes sociales, teléfono, email o cualquier vía disponible.

  • Inscritos

Esta base podría decirse que es el resultado de las anteriores, y también la más importante en cuanto a su tratamiento y gestión se refiere. Esto se debe a que en ella se volcaban directamente de la plataforma web (desde dónde entraban todas las inscripciones al congreso) a la base en la que se trabajaba desde la Secretaría Técnica, es decir, en ella se gestionaba toda la información relativa a cada inscrito, tanto facilitada por éste en su registro, como la que se conseguía a través de emails y otras consultas. Todo quedaba registrado, con el único fin de poder ofrecer una mejor atención al interesado y prever/resolver posibles incidencias en el momento del congreso.

Página web atractiva y muy completa

La página web la estuvimos pensando durante mucho tiempo. No solo debía ser una página informativa sino que fuese muy dinámica al mismo tiempo que lo más atractiva posible, de fácil de navegación y que tuviese un sistema de inscripciones que permitiera un control exhaustivo de todo lo que pretendíamos hacer. El resultado fue www.congresoprotocolovalladolid.com

Se componía de las siguientes pestañas:

  • INICIO: Donde se explicaba quienes eran las entidades convocantes y las principales asociaciones y entidades que apoyaban el congreso: OICP – EIP- AICI- DIRCOM
  • CONGRESO: En las pestañas de este grupo, se pretendía explicar detalladamente las partes principales del dossier que habíamos elaborado:
    • EL CONCEPTO DEL CONGRESO ( para nosotros básico y objetivo principal por lo novedoso)
    • LA IMPORTANCIA DE LA SEDE: Resaltando todos los beneficios de Valladolid como ciudad de congresos, incluyendo los apoyos institucionales de la ciudad, provincia y región
    • LA METODOLOGÍA, fundamental a efectos de hacer ver lo que queríamos conseguir
    • LOS PONENTES Y LAS PONENCIAS, donde iríamos incorporando los distintos temas a tratar así como la foto y curriculum de cada uno de los ponentes.
    • LA ORGANIZACIÓN, con la composición de los comités de honor, organizador y científico.
    • LAS EXPERIENCIAS Y ACTIVIDADES, que iríamos incorporando según fuésemos cerrando en el proceso
  • PROGRAMA. En este apartado, queríamos detallar claramente el programa tal y como lo estábamos configurando. Con los ejes temáticos a tratar, para terminar en los últimos días con el programa horario detallado. Se componía de las siguientes pestañas:
    • PROGRAMA CIENTIFICO, con los ejes temáticos sobre los que iba a girar el congreso
    • PROGRAMA SOCIAL, detalle de las actividades sociales enmarcadas en el programa científico.
    • CALL FOR PAPERS, con todas las instrucciones para acceder a presentar una ponencia.
  • NOTICIAS- PRENSA: Su  objetivo era el ir informando puntualmente de todas las noticias que fuésemos realizando, así como la creación de un blog desde el que iríamos informando de todas las novedades.
  • INSCRIPCIÓN: Esta pestaña, era fundamental a efectos organizativos. Debía de haber un boletín de inscripción para las distintas cuotas:
    • Cuota general
    • Cuota de miembros de asociaciones
    • Cuota de estudiantes
    • Cuota de acompañantes.

El boletín de inscripción tenía que ser muy sencillo de cumplimentar, pero muy completo:

DATOS PERSONALES Y PROFESIONALES

DATOS DE ORGANIZACIÓN: Necesitábamos, para poder organizar las experiencias y actividades,  una serie de datos que, conectados con la BBDD nos permitirían no solo imprimir directamente la factura que se remitía instantáneamente una vez producido  el pago, sino que pedíamos qué experiencia elegía en cada horario durante los tres días de congreso.

Además solicitábamos una palabra que definiese el  concepto de protocolo y que figuraría en la  acreditación de cada uno.

El plan de comunicación

Se diseñó un plan de comunicación ambicioso tanto en redes sociales como en medios de comunicación, con comunicaciones continuas informando en todo momento por medio de newsletters de los avances que se iban teniendo, ayudando así a crear una expectativa atractiva

Cada cuestión que surgía, ya fuese de nuevos ponentes, concreción de experiencias o algun tipo de apoyo era informado inmediatamente a toda la base de datos por medio de correos informativos. Incluso durante los meses previos desarrollamos una serie de posts en el blog del congreso con los ítems principales sobre la organización de congresos de manera general.

COMUNICACIÓN: SECRETARÍA TÉCNICA

A parte del plan de comunicación propio del congreso, desde la Secretaría Técnica también se llevaban a cabo acciones de comunicación dirigidas a estas bases de datos, a efectos de mantener informados de las novedades y/o modificaciones en la organización del evento, para poder ofrecer la mejor atención y disposición al congresista y que su experiencia desde el principio hasta el final del congreso, fuera grata y positiva.

  • Emails de contacto

Se creó una dirección de correo electrónico principal dedicada a consultas generales (congreso@protocolo.com ) y otra cuenta para la persona responsable de la Secretaría Técnica (carla.atance@grupoeip.com) para gestiones más personalizadas y de otra índole.

A través de estas cuentas se llevarían a cabo todas las comunicaciones directas con los contactos de las diferentes bases de datos.

  • Newsletters

Es la principal técnica de comunicación empleada por la Secretaría Técnica. Aquellos boletines de información que se enviaban a la base de datos general (de público objetivo) tenían un carácter más persuasivo y atractivo para poder de esta forma enganchar y captar a participantes. En ellos se destacaba fundamentalmente la novedosa metodología de esta edición, en la que el programa social estaba inmerso dentro del científico, así como el formato de las ponencias (TED Talks) y la calidad de los ponentes ya confirmados, todo ello como ‘percha’ informativa del congreso, para conseguir captar la atención e interés de los contactos.

A esta base de datos se le hacía el correspondiente seguimiento y se gestionaba para seguir enviándoles futuras newsletters adaptándolas a sus intereses, ya sea porque se comunicaban ellos mismos tras recibir una de las notificaciones, o también teniendo en cuenta las áreas de trabajo de cada contacto o colectivo de la base. También adaptándolas a los idiomas oportunos: inglés y portugués, principalmente.

En cuanto a las newsletters enviadas a los ya inscritos al Congreso, tenían otro tipo de connotación, mucho más suave y meramente informativa, para facilitar al congresista la gestión de su estancia en la ciudad sede y en el congreso en general.

Se lanzaban mensajes para fidelizar al inscrito, otorgándole facilidades para su alojamiento, transporte, estancia… y también todas las novedades que se iban confirmando a lo largo del tiempo para el evento, sobre todo en cuanto a ponentes y experiencias (dentro del programa social-científico).

  • Mensajes informativos

Existen otro tipo de mensajes los cuales eran enviados sólo a los ya inscritos, ya que su contenido era de carácter informativo y de alguna forma les influía en su participación al evento. Por ejemplo, mensajes derivados de modificaciones de actividades urgentes y necesarias, informando sobre plazos de cancelación/devolución de cuota, etc.

Materiales de apoyo y comunicción

Para comenzar a tomar contacto con el público objetivo del congreso, es importante poder apoyarse de materiales dónde se incluya información de lo que va a consistir a grandes rasgos y lo más confirmado y detallado posible, el evento que queremos comunicar.

  • Dossier

Uno de los primeros pasos tomados en la organización del XVI Congreso Internacional de Protocolo para poder comenzar a comunicarlo (posteriormente al diseño y establecimiento de la imagen corporativa e identidad de la nueva edición de congreso), fue la elaboración de un dossier general dónde se incluía entre otra información: la sede principal del congreso, sus objetivos generales, novedades, la propuesta de programa social y la línea temática de sus contenidos científicos, posibles cuotas y gestión de alojamiento y transportes, etc.

También se realizó una versión en inglés de este dossier general, con el fin de poder adaptarse y llegar al público al que se dirige el congreso: un público internacional.

Por otro lado, se adaptó también esta versión de dossier general a las instituciones implicadas de alguna forma en la organización del evento, obviando y/o añadiendo algunas partes del dossier general, con el fin de dirigir adecuadamente la información a este público y conseguir los objetivos marcados.

  • Presentación

Para conseguir transmitir de forma general, y también sintética, los objetivos y los rasgos principales del congreso y con ello captar a nuestro público y que éste participe, se realizó una presentación de apoyo con la información necesaria, e incluso tentativa, de lo que iba a ser el XVI Congreso Internacional de Protocolo. De esta forma, los profesionales del equipo de organización, podían desarrollar esta presentación a cualquier institución, país, escuela, universidad… al que se dirigiesen durante todos los meses de organización previa al congreso.

La información básica que se incluía en esta presentación era: objetivos, entidades implicadas (anfitrión, organizador), sede principal, programa social y científico, y principalmente las novedades del congreso y su organización en esta edición, como gancho de interés en el mismo.

  • Folleto

En cuanto al folleto, fue una herramienta que se elaboró a la par de la presentación también como apoyo a la difusión y captación del público objetivo. Se elaboró en formato díptico e incluyendo la misma información que la presentación con una mayor síntesis de la misma, permitiendo repartir de forma más sencilla información del congreso debido al formato en papel del mismo, dónde también se incluía la página web oficial del congreso así como el email y los teléfonos de contacto para facilitar la comunicación con la Secretaría Técnica.

  • Carta de invitación

Las cartas de invitación se elaboraron teniendo en cuenta que muchas instituciones, principalmente en Latinoamérica, solicitan un documento para que sus trabajadores puedan participar en eventos de esta índole, e incluso es solicitado por algunas embajadas.

El contenido de dicho documento hace referencia principalmente a la necesidad de la participación del interesado/a en el congreso, firmado por el Presidente del Comité Organizador y resaltando la línea temática, fecha y sede del evento.

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*Artículo elaborado por Gerardo Correas, presidente de la Escuela Internacional de Protocolo y director del XVI Congreso Internacional de Protocolo

Así se hizo #CIPROVALLADOLID17 | La planificación: Las cuatro patas

En esta tercera entrega detallaremos cómo procedimos a la PLANIFICACIÓN DEL CONGRESO.

Con un año de antelación y teniendo claro los objetivos del evento, empezamos a trabajar  en cuanto a las necesidades de planificación, basados en un decálogo de requisitos básicos:

  1. Panel científico variado de temática y de alta calidad profesional
  2. Conseguir un número de asistentes nunca antes conseguido en este tipo de encuentros, con la intención de estar entre los 800 y los mil asistentes
  3. Metodología novedosa y adaptada a los nuevos tiempos
  4. Conseguir la máxima difusión posible no solo del encuentro sino de las temáticas a desarrollar
  5. Abrir el campo de las temáticas,y por tanto de los asistentes, a otras disciplinas comunicativas afines al campo del protocolo
  6. Unir por primera vez a todas las asociaciones de protocolo existentes en España.
  7. Conseguir una cuota de inscripción asequible.
  8. Lograr apoyo institucional por parte de la mayor cantidad posible de instituciones públicas y privadas para conseguir el reconocimiento del protocolo como disciplina de comunicación.
  9. Dar cabida por medio de un “call for papers”  a todo aquel que tuviera algo que decir
  10. Realizar un congreso basado en la EXPERIENCIA.

Con estas ideas claras nos pusimos manos a la obra.

LO PRIMERO: Elaboramos un dossier desarrollando las pautas básicas con las que queríamos trabajar y que iba a ser el documento que nos iba a guiar durante todo el trayecto

¿Cómo acometer esto? No teníamos ni ciudad, ni espacio, tan solo lo que queríamos hacer.

AQUÍ NACIERON LAS CUATRO PATAS DE UNA MESA LLAMADA PLANIFICACIÓN DEL CONGRESO

PRIMERA PATA DE LA MESA DE LA PLANIFICACIÓN: CREACIÓN DE LA PÁGINA WEB Y TRATAMIENTO DE LAS BASES DE DATOS

  • CREACIÓN DE LA PÁGINA WEB

Una web, sencilla e intuitiva pero completa, totalmente conectada a la base  de datos ofreciendo toda la información necesaria del encuentro que se iba completando según íbamos avanzando.

  • GENERACIÓN DE LA BASE DE DATOS:
    • Analizamos y definimos los colectivos de profesionales  que consideramos podrían tener interés en el encuentro
    • A partir de estos colectivos:
      • Nos pusimos a buscar a todos los profesionales del mundo del protocolo de la comunicación, del marketing, de la publicidad, de la imagen personal y de la relación pública, haciendo mucha incidencia en Europa y América.
      • Búsqueda y contacto con el mayor número posible de asociaciones de protocolo, comunicación, imagen personal.
      • Buscamos todas las instituciones públicas y privadas que podrían tener interés en el encuentro

Así en los primeros tres meses nos hicimos con una base de datos compuesta por cerca de 40.000 registros directos y otros 10.000 indirectos por medio de las distintas asociaciones que contactarían con sus socios.

A partir de ahí, empezamos a enviar información que paralelamente íbamos desarrollando y ampliando en el dossier inicial y básico.

Estos contactos, enseguida empezaron a tener frutos y se inició el trabajo de contacto directo con todos los que pedían información.

SEGUNDA PATA DE LA MESA: EL PANEL CIENTÍFICO

Por un lado se estableció un call for papers que enviamos a toda la base de datos y que publicamos en la web, para someter al comité científico las propuestas de ponencias que iban llegando a lo largo de los meses.

Por otro lado, nos pusimos a buscar “ponentes invitados” con el perfil de profesionales muy reputados en los distintos sectores, buscando la multidisciplinariedad propuesta, pero que además, tuviese la suficiente experiencia de oratoria para que sus intervenciones fueran lo más didácticas posibles.

TERCERA PATA: LAS EXPERIENCIAS Y LOS ACTOS SOCIALES.

En esa intención de hacer un congreso sobre todo experiencial había que cuadrar y preparar toda la logística necesaria para determinar las experiencias que, enmarcadas en el panel científico, íbamos a proponer a los asistentes.

Así las dividimos en cuatro grandes grupos:

  • Experiencias en bodegas
  • Experiencias en Valladolid y provincia con visitas a instalaciones de interés protocolario
  • Experiencias históricas de comunicación y protocolo
  • Talleres específicos

Todo se basaba en que cada asistente pudiera elegir la experiencia que considerase más interesante lo cual comportaba una complejidad organizativa muy elevada. En la entrega donde explicaremos en que consistieron las experiencias, incorporaremos el sistema de funcionamiento de las mismas.

En cuanto a los actos sociales, las dos personas encargadas de su desarrollo debían completarlos de tal manera que estuvieran enmarcados en el programa científico. Así, el concierto de las velas, pretendía además de oir una música espectacular, demostrar cómo se organiza un concierto en un espacio singular. Y la tradicional cena de gala, se convirtió en una cena de hermandad, verdadera fiesta, en un espacio también muy singular y en la que se podría analizar la necesaria preparación y ejecución de una acto de estas características.

CUARTA PATA: LA COMUNICACIÓN Y DIVULGACIÓN DEL CONGRESO.

El plan estratégico de comunicación, se basó en dos grandes cuestiones:

  1.                 Las redes sociales: Se planificó la difusión a través de los perfiles de Twitter, Facebook e Instagram  de distintos ítems a comunicar, como los posts específicos para la web sobre cada uno de los ponentes y otras temáticas del congreso, obteniendo unos resultados espectaculares.
  2.                 La comunicación y divulgación  en sí misma: Por medio de un reconocido Director de Comunicación del congreso, se planificó la presencia en medios, apareciendo en radios, televisiones y prensa escrita de muchos países y teniendo una difusión espectacular durante los nueve meses previos a la celebración del congreso.

Se planificó así mismo, tanto en redes como en presencia en medios,un amplísimo dispositivo para los tres días de ejecución del congreso.

Todo este trabajo se ha realizado durante once meses de manera continuada por un equipo formado por ocho personas que han quitado tiempo al sueño para poder realizarlo, pues además de todo esto, tenían que desarrollar su día a día en la Escuela Internacional de Protocolo.

Si el XVI Congreso Internacional de Protocolo  ha tenido éxito, se debe fundamentalmente al trabajo de estas 8 personas durante los once meses que duró el proceso:

  • BASES DE DATOS:  CARLA ATANCE
  • PÁGINA WEB:  TOMÁS CORREAS
  • PANEL CIENTÍFICO : MARINA FERNÁNDEZ
  • EXPERIENCIAS Y ACTOS SOCIALES: JUAN MANUEL JIMÉNEZ  y JORGE MATEO SAGASTA
  • COMUNICACIÓN: FRANCISCO SUÁREZ
  • REDES SOCIALES: PILAR MUIÑOS  y LEYRE ECHEVARRÍA

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*Artículo elaborado por Gerardo Correas, presidente de la Escuela Internacional de Protocolo y director del XVI Congreso Internacional de Protocolo

 

 

 

 

Así se hizo #CIPROVALLADOLID17 | El concepto básico del congreso.

En esta serie de cómo se realizó la planificación y la ejecución del XVI Congreso Internacional de Protocolo en Valladolid, queremos empezar hablando del CONCEPTO DEL EVENTO que nos propusimos desarrollar.

En primer lugar, es de destacar que se habla mucho de la necesidad de adaptar los objetivos  y la realización de cualquier evento a los momentos actuales, pero vemos que los congresos siguen organizándose de igual forma desde hace años.

Creemos que esto debe cambiar y en la responsabilidad como organizadores de actos quisimos organizar un congreso distinto pero que fuese efectivo. Distinto no por ser originales sino porque creemos que los congresos hoy día deben cumplir una serie de requisitos que, organizados como hace unos años, ya no la cumplen.

Hemos querido hacer un encuentro cuyo concepto básico se fundamentase en la EXPERIENCIA que los asistentes iban a vivir, y nos pusimos en marcha desde el mes de noviembre de 2016 en que empezamos a trabajar, con el horizonte puesto en el 27,28 y 29 de noviembre de 2017.

1. INTERDISCIPLINAR

En este mundo interconectado en el que vivimos, cargados y abrumados por la  información, la persona que vaya sola no podrá hacer nada productivo y, en este sentido, nos decidimos a que nuestro congreso fuese INTERDISCIPLINAR. El protocolo en sí mismo, él solo, no puede hacer nada. Precisamente, el protocolo se convierte en disciplina efectiva para la institución que lo ejecuta en el momento en que se une a otras acciones comunicativas y va de la mano según las políticas estratégicas de comunicación de la misma.

De aquí nace el lema y la imagen del congreso: La coordinación de las disciplinas comunicativas  llevada a la imagen con un logotipo moderno y sencillo que transmitiera a primera vista lo que pretendíamos.

Como imagen debía primar esa interconexión de las disciplinas: Todas tienen que decir algo y todas están interconectadas. Comunicación, protocolo, marketing, publicidad, relación pública…

A partir de ahí, debíamos incorporar tanto el nombre del congreso para que se identificara, la ciudad así  como el lema propuesto:

 

 

Uniendo todo ello, conseguimos una imagen sencilla, limpia y muy expresiva que hemos estado utilizando en todo momento:

2. METODOLOGÍA DE PONENCIAS

Sin duda, lo más importante de cualquier congreso es el panel científico que se desarrolla. En este sentido, desde un principio nos decidimos a buscar no solo a los mejores ponentes, sino a los mejores expositores de ideas.

Creemos que la doctrina podemos encontrarla en múltiples foros en la red y no tiene sentido que alguien se moleste en hacer ni un solo kilómetro para oir algo que puede encontrar en un blog.

No queríamos doctrina, si IDEAS. Exponga dos o tres ideas fuerza en no más de 20 minutos y a partir de ahí que cada uno saque sus conclusiones. Nos gustaba la filosofía TED, ideas que merezca la pena compartir, así que ¿por qué no aplicarlo a nuestro congreso?

 

Cambiamos las PONENCIAS POR INTERVENCIONES.

Desarrollaremos este apartado en el post previsto de PANEL CIENTÍFICO, explicando cómo lo conformamos.

3. METODOLOGÍA EXPERIENCIAL                                          

Nos propusimos que en un congreso de hoy no debe haber solo intervenciones teóricas por buenas que estas sean, sino que, bajo el lema: “No me lo cuente, hágalo” consideramos que debíamos desarrollar una serie de experiencias que viviesen los asistentes y que formasen parte del programa científico al mismo tiempo que se desarrollaban acciones sociales que permitiesen la interrelación personal  entre todos. Lo que ahora hemos dado en llamar “Networking”.

Ya sabeís que en Escuela Internacional de Protocolo tenemos un lema: APRENDER HACIENDO, así que nos parecía lógico aplicarlo también en esta ocasión, añadiendo así una gran novedad en la necesaria adaptación actual de la organización de congresos.

4. ACTOS SOCIALES DENTRO DEL PANEL CIENTÍFICO PERO  INMERSOS EN LA CIUDAD

Hacer que los asistentes vivan la ciudad es la mejor manera de conseguir un objetivo pocas veces conseguido en los congresos: Que se viva y se conozca la ciudad. No solo se consiguen de una manera más sencilla los necesarios apoyos institucionales si esto se garantiza, sino que el  público objetivo que puede asistir encuentra otros motivos para su presencia.

Nos fuimos a la calle. Nada de almuerzos. Conocer la cultura gastronómica de Valladolid, escogiendo entre 14 bares especializados en tapas,  así como sus elementos culturales, empresariales, etc.

5. NO A LOS ENCORSETAMIENTOS PROTOCOLARIOS

Los de protocolo también sabemos divertirnos y, así preparamos una cena de hermandad en la que la sonrisa y la diversión sana, unidas a las experiencias gastronómicas de la región nos hicieron pasar una noche de amistad y de encuentros que esperamos se haya hecho inolvidable. Con fotocall incluido y, por supuesto, con alfombra roja. Todos éramos los protagonistas y las estrellas.

6. Y TODO ELLO EN EL MARCO MÁS AGRADABLE POSIBLE

Lo hemos dicho muchas veces en la Escuela Internacional de Protocolo: los eventos salen mejor si hay sonrisa y buen rollo. Y…dicho y hecho.

Todo, tenía que estar enmarcado en la mejor de las sonrisas y el buen ambiente entre todos.

De esta manera, todos los componentes del equipo de trabajo tenía dos funciones claras:

  1. La función específica que a cada uno le correspondía según la planificación.
  2. Todo en el mejor de los ambientes, con una sonrisa y una actitud de exquisito trato humano.

Bajo estos conceptos nos pusimos manos a la obra pretendiendo hacer un congreso actual, moderno, eficaz y sobre todo que consiguiese que todos tuviesen el retorno esperado.

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*Artículo elaborado por Gerardo Correas, presidente de la Escuela Internacional de Protocolo y director del XVI Congreso Internacional de Protocolo

Así se hizo el XVI Congreso Internacional de Protocolo #CIPROVALLADOLID17

Iniciamos con este post una serie de recopilación y explicación de cómo se desarrolló desde el inicio, la preparación, planificación y ejecución del XVI Congreso Internacional de Protocolo, comunicación corporativa, imagen personal y organización de eventos.

Esta serie explicará:

  • CONCEPTO DEL CONGRESO
  • PLANIFICACIÓN: LAS CUATRO PATAS
  • PROMOCIÓN DEL CONGRESO  Y SISTEMA DE INSCRIPCIONES
  • PANEL CIENTÍFICO
  • LOGÍSTICA DE LAS EXPERIENCIAS
  • COMUNICACIÓN
  • EQUIPO DE TRABAJO
  • LA PRODUCCIÓN
  • LA EJECUCIÓN
  • LAS CEREMONIAS
  • LA DIFUSIÓN. PRENSA Y REDES
  • LAS CIFRAS

 

Queremos con ello, dar una continuidad al que consideramos el encuentro más importante de las disciplinas comunicativas de los últimos años, que se celebró en Valladolid los días 27,28 y 29 de noviembre de 2017.

A pesar de las múltiples felicitaciones y muestras de agradecimiento que nos han llegado en los últimos días, no tenemos duda de que a algunos les habrá gustado y a  otros no, e incluso muchos tendrán críticas constructivas  que agradeceremos mucho nos hagan llegar con el fin de analizar con detalle todo lo acontecido.

En la siguiente entrega analizaremos EL CONCEPTO DE CONGRESO QUE HEMOS DESARROLLADO.

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*Artículo elaborado por Gerardo Correas, presidente de la Escuela Internacional de Protocolo y director del XVI Congreso Internacional de Protocolo

 

Consecuencias protocolarias del artículo 155- @GerardoEIP

Pues sí. Sí que ha habido consecuencias protocolarias y graves, desde mi punto de vista, con la aplicación del artículo 155 y queremos exponerlas aquí, no sin antes dejar clara la posición de la Escuela Internacional de Protocolo que no es otra que se trate a los profesionales del protocolo como eso, COMO PROFESIONALES, ya […]

a través de Consecuencias protocolarias de la aplicación del artículo 155 — GERARDO CORREAS

El protocolo de la Casa de S.M. el Rey – Por @GerardoEIP

El viernes pasado día 13 de octubre, tuve el gran honor y la gran suerte de compartir cena con una serie de amigos entre los que destacaba una de esas personas que no pasan inadvertidas y te dejan huella. Si, además del Presidente de la Asociación Española de Protocolo, Juan Ángel Gato, y la incansable […]

a través de El Protocolo de la Casa de S.M. El Rey — GERARDO CORREAS

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La secretaría técnica de un congreso- Por @GerardoEIP en @CongProtocolo

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La SECRETARÍA TÉCNICA es el organismo fundamental del congreso, el brazo ejecutivo de los mandatos del comité organizador. Es necesario establecer una SECRETARÍA TÉCNICA desde la que poder centralizar todo el proceso organizativo del evento y, por tanto ser el referente para las confirmaciones y todas las gestiones necesarias para el buen cumplimiento de las…

a través de La secretaría técnica de un congreso- Por @GerardoEIP — Noticias

Localización de la sede y los espacios de un congreso- Por @GerardoEIP en @CongProtocolo

Localización sede congreso protocolo(1)

En el capítulo anterior analizamos la mejor manera de poder seleccionar tanto la sede del congreso como los espacios a utilizar que, precisamente, van a determinar entre otras cosas, la elección de dicha sede. Como hemos visto, para elegir el ESPACIO central del congreso hay que analizar una serie de requisitos que nos ofrece cada…

a través de Localización de la sede y los espacios de un congreso (II) — Noticias

Novedades en #CIPROVALLADOLID17: La Aplicación GRATUITA para teléfono móvil de @CongProtocolo — @GerardoEIP

Seguimos trabajando en la planificación del congreso y tenemos novedades que queremos compartir con todos y que os iremos contando en este blog. APP DEL CONGRESO- GRATUITA Ya tenemos lista la APP del Congreso que todos, congresistas o no, podrán disfrutar. Ya se puede bajar, de manera gratuita, a cualquier Smartphone desde las tiendas, […]

a través de Novedades en el Congreso ( XVI CIPROVALLADOLID): La Aplicación GRATUITA para teléfono móvil. — GERARDO CORREAS