Así se hizo #CIPROVALLADOLID17 | La planificación: Las cuatro patas

En esta tercera entrega detallaremos cómo procedimos a la PLANIFICACIÓN DEL CONGRESO.

Con un año de antelación y teniendo claro los objetivos del evento, empezamos a trabajar  en cuanto a las necesidades de planificación, basados en un decálogo de requisitos básicos:

  1. Panel científico variado de temática y de alta calidad profesional
  2. Conseguir un número de asistentes nunca antes conseguido en este tipo de encuentros, con la intención de estar entre los 800 y los mil asistentes
  3. Metodología novedosa y adaptada a los nuevos tiempos
  4. Conseguir la máxima difusión posible no solo del encuentro sino de las temáticas a desarrollar
  5. Abrir el campo de las temáticas,y por tanto de los asistentes, a otras disciplinas comunicativas afines al campo del protocolo
  6. Unir por primera vez a todas las asociaciones de protocolo existentes en España.
  7. Conseguir una cuota de inscripción asequible.
  8. Lograr apoyo institucional por parte de la mayor cantidad posible de instituciones públicas y privadas para conseguir el reconocimiento del protocolo como disciplina de comunicación.
  9. Dar cabida por medio de un “call for papers”  a todo aquel que tuviera algo que decir
  10. Realizar un congreso basado en la EXPERIENCIA.

Con estas ideas claras nos pusimos manos a la obra.

LO PRIMERO: Elaboramos un dossier desarrollando las pautas básicas con las que queríamos trabajar y que iba a ser el documento que nos iba a guiar durante todo el trayecto

¿Cómo acometer esto? No teníamos ni ciudad, ni espacio, tan solo lo que queríamos hacer.

AQUÍ NACIERON LAS CUATRO PATAS DE UNA MESA LLAMADA PLANIFICACIÓN DEL CONGRESO

PRIMERA PATA DE LA MESA DE LA PLANIFICACIÓN: CREACIÓN DE LA PÁGINA WEB Y TRATAMIENTO DE LAS BASES DE DATOS

  • CREACIÓN DE LA PÁGINA WEB

Una web, sencilla e intuitiva pero completa, totalmente conectada a la base  de datos ofreciendo toda la información necesaria del encuentro que se iba completando según íbamos avanzando.

  • GENERACIÓN DE LA BASE DE DATOS:
    • Analizamos y definimos los colectivos de profesionales  que consideramos podrían tener interés en el encuentro
    • A partir de estos colectivos:
      • Nos pusimos a buscar a todos los profesionales del mundo del protocolo de la comunicación, del marketing, de la publicidad, de la imagen personal y de la relación pública, haciendo mucha incidencia en Europa y América.
      • Búsqueda y contacto con el mayor número posible de asociaciones de protocolo, comunicación, imagen personal.
      • Buscamos todas las instituciones públicas y privadas que podrían tener interés en el encuentro

Así en los primeros tres meses nos hicimos con una base de datos compuesta por cerca de 40.000 registros directos y otros 10.000 indirectos por medio de las distintas asociaciones que contactarían con sus socios.

A partir de ahí, empezamos a enviar información que paralelamente íbamos desarrollando y ampliando en el dossier inicial y básico.

Estos contactos, enseguida empezaron a tener frutos y se inició el trabajo de contacto directo con todos los que pedían información.

SEGUNDA PATA DE LA MESA: EL PANEL CIENTÍFICO

Por un lado se estableció un call for papers que enviamos a toda la base de datos y que publicamos en la web, para someter al comité científico las propuestas de ponencias que iban llegando a lo largo de los meses.

Por otro lado, nos pusimos a buscar “ponentes invitados” con el perfil de profesionales muy reputados en los distintos sectores, buscando la multidisciplinariedad propuesta, pero que además, tuviese la suficiente experiencia de oratoria para que sus intervenciones fueran lo más didácticas posibles.

TERCERA PATA: LAS EXPERIENCIAS Y LOS ACTOS SOCIALES.

En esa intención de hacer un congreso sobre todo experiencial había que cuadrar y preparar toda la logística necesaria para determinar las experiencias que, enmarcadas en el panel científico, íbamos a proponer a los asistentes.

Así las dividimos en cuatro grandes grupos:

  • Experiencias en bodegas
  • Experiencias en Valladolid y provincia con visitas a instalaciones de interés protocolario
  • Experiencias históricas de comunicación y protocolo
  • Talleres específicos

Todo se basaba en que cada asistente pudiera elegir la experiencia que considerase más interesante lo cual comportaba una complejidad organizativa muy elevada. En la entrega donde explicaremos en que consistieron las experiencias, incorporaremos el sistema de funcionamiento de las mismas.

En cuanto a los actos sociales, las dos personas encargadas de su desarrollo debían completarlos de tal manera que estuvieran enmarcados en el programa científico. Así, el concierto de las velas, pretendía además de oir una música espectacular, demostrar cómo se organiza un concierto en un espacio singular. Y la tradicional cena de gala, se convirtió en una cena de hermandad, verdadera fiesta, en un espacio también muy singular y en la que se podría analizar la necesaria preparación y ejecución de una acto de estas características.

CUARTA PATA: LA COMUNICACIÓN Y DIVULGACIÓN DEL CONGRESO.

El plan estratégico de comunicación, se basó en dos grandes cuestiones:

  1.                 Las redes sociales: Se planificó la difusión a través de los perfiles de Twitter, Facebook e Instagram  de distintos ítems a comunicar, como los posts específicos para la web sobre cada uno de los ponentes y otras temáticas del congreso, obteniendo unos resultados espectaculares.
  2.                 La comunicación y divulgación  en sí misma: Por medio de un reconocido Director de Comunicación del congreso, se planificó la presencia en medios, apareciendo en radios, televisiones y prensa escrita de muchos países y teniendo una difusión espectacular durante los nueve meses previos a la celebración del congreso.

Se planificó así mismo, tanto en redes como en presencia en medios,un amplísimo dispositivo para los tres días de ejecución del congreso.

Todo este trabajo se ha realizado durante once meses de manera continuada por un equipo formado por ocho personas que han quitado tiempo al sueño para poder realizarlo, pues además de todo esto, tenían que desarrollar su día a día en la Escuela Internacional de Protocolo.

Si el XVI Congreso Internacional de Protocolo  ha tenido éxito, se debe fundamentalmente al trabajo de estas 8 personas durante los once meses que duró el proceso:

  • BASES DE DATOS:  CARLA ATANCE
  • PÁGINA WEB:  TOMÁS CORREAS
  • PANEL CIENTÍFICO : MARINA FERNÁNDEZ
  • EXPERIENCIAS Y ACTOS SOCIALES: JUAN MANUEL JIMÉNEZ  y JORGE MATEO SAGASTA
  • COMUNICACIÓN: FRANCISCO SUÁREZ
  • REDES SOCIALES: PILAR MUIÑOS  y LEYRE ECHEVARRÍA

_______________________________

*Artículo elaborado por Gerardo Correas, presidente de la Escuela Internacional de Protocolo y director del XVI Congreso Internacional de Protocolo

 

 

 

 

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